Erasmus+ Enriching lives, opening minds.

Sachstand: Digitalisierung des Erasmus+ Programms

Daad Mit-links Final


Die Digitalisierung des Erasmus+ Programms ist eines der großen Themen für die Zukunft der europäischen Hochschulzusammenarbeit.

Mit „Blended Mobility“ und „Blended Intensive Programmes“ wurden neue Fördermöglichkeiten geschaffen, die bisher unter- und nicht-repräsentierte Zielgruppe eine Auslandserfahrung ermöglicht. Auf die Programmverwaltung bezogen, werden mit der European Student Card Initiative (ESCI) verschiedene Einzelbausteine zusammengefasst, die an unterschiedlichen Punkten zur Herausbildung einer digitalen europäischen Gesellschaft beitragen, indem internationale Mobilität durch die Möglichkeiten der Digitalisierung für alle erfahrbar wird.

Esci Grafik

Der digitale Datenaustausch der einzelnen Bausteine erfolgt schrittweise gemäß folgender Zeitleiste (Stand: Dezember 2022)

Unbenannt

NA DAAD

Mit der Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) haben sich die Hochschulen zur Umsetzung der ESCI verpflichtet. Die Verpflichtung gilt aber erst dann, wenn die einzelnen Bausteine voll funktionsfähig sind.  

Aus der gegenwärtig noch notwendigen Gleichzeitigkeit analoger und digitaler Lösungen für die ersten beiden Bausteine, das Inter-Institutional Agreement (IIA) und das Learning Agreement zu Studienzwecken (LA), ergeben sich unterschiedliche Vorgaben im Umgang mit den IIA und LA.

Vorgehen bei den IIAs:

  1. Grundsätzlich behalten alle IIAs, die vor dem 01.01.2023 abgeschlossen wurden, ihre Gültigkeit. Generell empfehlen wir, die IIAs mit einer möglichst langen Laufzeit und über EWP abzuschließen.
  2. Jene IIAs, die per E-Mail oder PDF/Papier abgeschlossen wurden, sind sukzessive über EWP digital nachzutragen. Für diese Nachtragung ist bisher kein konkreter Umsetzungszeitraum (Deadline) definiert worden.
  3. Für neu abzuschließende IIAs nach dem 31.12.2022 ist zunächst zu prüfen, ob ein digitaler Abschluss über EWP möglich ist. Sofern dies nicht möglich ist, kann alternativ auf E-Mail oder PDF/Papier ein IIA abgeschlossen werden. Diese sind aber ebenfalls nachträglich digital über EWP abzuschließen, wenn dies für beide Seiten möglich ist.

Vorgehen bei den LAs:

1. Grundsätzlich muss jede studentische Mobilität zu Studienzwecken (SMS), ungeachtet des Mediums (digital, PDF, Papier usw.) über ein LA verfügen. Dies dient zur Absicherung der Interessen der Studierenden. Auch hier gilt, nach Möglichkeit, bereits LAs digital über EWP auszutauschen.

2. Für die LAs des akademischen Jahres 2022/23 gibt es unterschiedliche Regelungen

a. Wenn das LA von allen drei Vertragsparteien bis zum 31.12.2022 auf Papier begonnen wurde, behält dieses seine Gültigkeit. Eine nachträgliche Digitalisierung der LA ist nicht erforderlich. Sofern der LA-Prozess auf Papier/PDF gestartet wurde, sind auch nachfolgende Änderungen/Ergänzungen auf Papier/PDF vorzunehmen.

b. Ab dem 01.01.2023 sollen alle LA nur noch über EWP abgeschlossen werden, sofern beiden Partnerhochschulen ein Austausch über EWP möglich ist. Sollte es nicht möglich sein, gelten die Regelungen unter 1 und 2a.

Für alle weiteren EWP-Bausteine (Transcript of Records, Nominierung usw.) gibt es gegenwärtig keine konkrete zeitliche Umsetzungsvorgabe. 2023 ist hier als Zielmarke zu verstehen, dass die o.g. Funktionalitäten verfügbar und interoperabel anwendbar sind. Dennoch wird an der Digitalisierung des gesamten mobility lifecycles weitergearbeitet, die verbindliche Implementierung aber erst dann erfolgen, wenn die Schnittstellen stabil funktionieren.

Auch die Programmadministration an den Hochschulen wird digital, indem der Austausch von Dokumenten und Daten zwischen den Hochschulen künftig nicht mehr auf Papier, sondern digital über das Erasmus Without Paper Network (EWP) mittels Schnittstellen erfolgt. Für die Anbindung an EWP gibt es mehrere äquivalente Möglichkeiten, die die Hochschulen in die Lage versetzen sollen, eine Lösung zu wählen, die eine bestmögliche Unterstützung der (hochschuleigenen) Prozesse gewährleistet.

Ewp Anbindung

Durch die Schnittstellen, z.B. zum Austausch der digitalen Learning Agreements, werden die unterschiedlichen Softwarelösungen interoperabel, d.h. es ist nicht erforderlich, zu wissen, welche Software die Partnerhochschule verwendet oder das gleiche Tool zu nutzen.

Umfangreiche Informationen finden sich im Informationsangebot auf den Webseiten der Europäischen Kommission (https://erasmus-plus.ec.europa.eu/european-student-card-initiative), die als Referenz im Austausch mit den Partnerhochschulen verwendet werden kann. Für die rein technische Umsetzung der Schnittstellen ist unter https://github.com/erasmus-without-paper eine Zusammenstellung aller relevanten Informationen (sog. repositories) zu finden.

Weitere Projekte und Einzelinitiativen, die die Hochschulen bei der Umsetzung der ESCI unterstützen, sind:

  • European Student Card – vereinfacht die studentische Mobilität, indem die bestehenden Studierendenausweise als Identitätsnachweis erweitert werden und die Nutzung von Hochschuleinrichtungen (Mensa, Bibliothek etc.) ohne einen zusätzlichen Ausweis ermöglicht werden. Damit entfällt eine Immatrikulation vor Ort und Bürokratie wird abgebaut. Seit 2022 wird in einem Folgeprojekt an der weiteren Umsetzung gearbeitet.
  • MyAcademicID – unterstützt eine digitale Infrastruktur für den sicheren und reibungslosen Datenaustausch zwischen Universitäten, in dem es eine europäische elektronische Studierenden-ID (eID) entwickelt, die die Interoperabilität von European Student Identifier, eduGAIN und eIDAS sicherstellt. Ziel ist die eindeutige Identifizierung von Studenten durch eine eID und die Möglichkeit, vorhandene physische Studentenausweise mit den Elementen des Europäischen Studentenausweises (z.B. Emblem, QR-Code) zu erweitern.
  • EWP Dashboard – ist ein browserbasiertes Tool für kleinere und mittlere Hochschulen zur Erasmus+ Verwaltung, für die eine eigene IT-Lösung oder der Einsatz einer Mobilitätssoftware (s.o.) nicht in Frage kommen. Die Anwendung ermöglicht die umfassende Verwaltung der digitalen Agreements im Austausch mit den Studierenden (z.B. LA) und den Partnerhochschulen (z.B. IIA). Über das Dashboard können zukünftig auch die weiteren digitalen Bausteine (z.B. Nominations, Applications) abgewickelt werden.
  • Erasmus+ App – ist als „Single Point of Access” für die Studierenden vorgesehen, der es ihnen ermöglicht, die gesamte Erasmus+ Mobilität vor, während und nach ihrem Aufenthalt zu organisieren. Wichtige Informationen, Step-by-Step-Anleitungen und Checklisten werden dort verfügbar sein. Zudem dient die Erasmus+ App gleichzeitig als Guide, der auf Events vor Ort hinweist und eine leichte Kommunikation zwischen den Nutzer*innen ermöglicht. Gegenwärtig ist die App nur für Dashboard-nutzende Hochschulen und deren Studierende vollumfänglich nutzbar, der Nutzer:innen-Kreis soll aber kontinuierlich erweitert werden.

Mit der ESCI hat die Europäische Kommission den Fokus zunächst auf die Digitalisierung von Mobilitäten zu Studienzwecken gelegt. Doch das Erasmus+ Programm bietet mit Mobilitäten zu Praktikumszwecken und der Personalmobilität – auch in der internationalen Dimension – vielfältige weitere Möglichkeiten zum internationalen Austausch. Die ESCI ist daher selbst ein erster Baustein, das Erasmus+ Programm fit für die digitale Zukunft zu machen. Somit ist es von großer Bedeutung, dass die deutschen Hochschulen sich auch jetzt schon intensiv mit der Vorbereitung und Implementierung der digitalen Infrastruktur von Erasmus+ befassen. Zukünftig sollte jede Hochschule, die am Erasmus+ Programm teilnimmt, eine Einordnung der Initiativen in die bestehende IT-Infrastruktur der Hochschule vornehmen.
Die Nationale Agentur für Erasmus+ Hochschulzusammenarbeit im DAAD begleitet die Einführung der digitalen Initiative mit verschiedenen Informations- und Beratungsangeboten. So greifen wir bspw. auf ein Netzwerk an Erasmus+ Digitalexpert:innen zurück, um zielgruppen- und bedarfsgerechte Angebote zu schaffen, die den deutschen Hochschulen bei der Umsetzung behilflich sein können.

Kontakt

Foto von Maximilian Pinnen

Maximilian Pinnen

Nach oben