Die Erasmus+ Finanzhilfevereinbarung besteht aus verschiedenen Dokumenten inklusive ihrer Anlagen, die die Vertragsgrundlage zwischen Ihrem Projektträger und der NA DAAD darstellen. Die entsprechenden Dokumente und Muster finden Sie in unserem Downloadcenter.

Finanzhilfevereinbarung

In der Finanzhilfevereinbarung werden die besonderen Vertragsinformationen und -bedingungen festgehalten (Name des Zuschussempfängers, Projekttitel, Projektlaufzeit, Höhe der Förderung, Höhe der Ratenzahlungen, Ratenzahlungsmodus sowie Übertragung von Fördermitteln). Darüber hinaus wird hierin auf die Modalitäten der Berichtspflichten eingegangen.

Anhang I - Allgemeine Bedingungen

Hier werden die allgemeinen Vertragsbedingungen festgehalten.
Teil A behandelt rechtliche und administrative Bestimmungen, wie allgemeine Pflichten, Aufgaben und Rolle aller Zuschussempfänger, Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Europäische Union, Urheberrechte in Bezug auf die Projektergebnisse, Modalitäten im Bereich der Änderung der Vereinbarung, Aussetzung der Durchführung, sowie Kündigung der Vereinbarung.
Teil B behandelt die Finanzbestimmungen, die Berechnung der Zuschüsse innerhalb der einzelnen Module, förderfähige Kosten, notwendige Belege, mögliche Monitoring-Maßnahmen (siehe Kapitel "Monitorings durch die NA DAAD") sowie Kontrollen und Prüfungen der NA DAAD und der Europäischen Kommission.

Anhang II - Beschreibung des Projekts, veranschlagtes Budget des Projekts

In Anhang II werden die Mobilitätsaktionen inklusive Budget des Projekts aufgelistet, die von der NA DAAD bewilligt worden sind.

Anhang III - Finanz- und Vertragsbedingungen

In Anhang III werden ergänzende Finanz- und Vertragsregeln erläutert. Abschnitt III legt dar, welche Sätze für die Budgetkategorien gelten; Gegenstand des Abschnitts IV ist ein Überblick über die Kontrollen, denen der Zuschussempfänger unterliegen kann, und die damit verbundenen Belege.

Anhang IV - Geltende Förderraten

In Anhang IV werden die geltenden Förderraten je Aktion und Zielland aufgeführt.

Anhang V - Vorlagen für anzuwendende Vereinbarungen und Dokumente zwischen Zuschussempfänger und Teilnehmern

Anhang V umfasst alle geltenden Vereinbarungen (Agreements) zwischen dem Projektträger und den Geförderten. Dazu gehören das Grant Agreement, das Learning Agreement sowie das Mobility Agreement.

Anhang VI - Leitfaden der NA DAAD

Auf Basis aller programmrelevanten Dokumente erstellt die NA DAAD zu jedem Antrags-/Projektjahr einen Erasmus+ Leitfaden. Neben detaillierten Programminformationen enthält der "Erasmus+ Leitfaden für die Durchführung von Mobilitätsmaßnahmen durch Hochschulen und Mobilitätskonsortien in der Leitaktion 1" relevante Informationen zur Administration und Durchführung von Mobilitätsprojekten. Der Leitfaden ist ausschließlich für das jeweilige Projektjahr gültig und wird – falls erforderlich – aktualisiert.

Hier finden Sie die entsprechenden Formulare, um Änderungen von Daten zu Ihrer Erasmus+ Finanzhilfevereinbarung der NA DAAD und der Europäischen Kommission mitzuteilen. Bitte nutzen Sie dazu die folgenden Formulare:

Grundlegend müssen nur noch Änderungen, die die ECHE 2021-2027 betreffen, an die EU KOM kommuniziert werden.

1. Änderung/Wechsel des Erasmus-Koordinators

Als Zuwendungsempfänger sind Sie verpflichtet, eine Änderung/einen Wechsel des Erasmus-Koordinators (im Antrag genannte Kontaktperson) der NA DAAD mitzuteilen.
Mitteilung an die NA DAAD zur Änderung des Erasmus-Koordinators : Bitte füllen Sie das Formular aus und senden es per E-Mail unter Angabe Ihres Erasmus-Codes an die NA DAAD.

Änderung/Wechsel der Hauptkontaktperson zum ECHE-Antrag
Die Europäische Kommission sollte nur kontaktiert werden, sofern sich die Hauptkontaktperson zum ECHE Antrag ändert.
Mitteilung an die europäische Kommission zur Änderung der Hauptkontaktperson im ECHE Antrag:
Bitte schicken Sie eine E-Mail an die EACEA unter Angabe der PIC, ECHE Antragsnummer, ECHE Code, dem vollen Namen der neuen Erasmus+ KoodinatorIn und der E-Mail Adresse. Sie benötigen dafür kein gesondertes Formular.
Die Änderung weiterer Ansprechpartner kann direkt im Funding & Tender Portal (unter dem Pfad: ‘my proposals’, selection of the ECHE proposal, ‘actions’, ‘manage consortium’) vorgenommen werden.

2. Änderung/Wechsel zum Vertreter des Erasmus-Koordinators

Sollten Sie eine Änderung/einen Wechsel des in der Finanzhilfevereinbarung genannten Vertreters des Erasmus-Koordinators/Projektkoordinators anzeigen wollen, füllen Sie bitte das Formular aus und senden Sie dieses unter Angabe Ihres Erasmus-Codes per E-Mail an die NA DAAD.

3. Änderung des Namens des Projektträgers

Als Zuwendungsempfänger sind Sie verpflichtet, eine Änderung des Namens des Projektträgers sowohl der NA DAAD als auch der Europäischen Kommission mitzuteilen.

Änderung in den Datenbanken der Europäischen Kommission
Bitte veranlassen Sie zunächst die Änderung des Namens des Projekträgers unter „My Organisations“ sowohl im
Funding & Tenders Portal
als auch im
Organisation Registration System (ORS)
durch die jeweils berechtigte Person (LEAR bzw. Authorized User).
Mitteilung an die Europäische Kommission:
Bitte schicken Sie eine E-Mail an die Europäische Kommission mit Ihrer PIC, ECHE Antragsnummer, ECHE-Code und dem neuen Namen Ihrer Institution. Sie benötigen dafür kein gesondertes Formular.
Mitteilung an die NA DAAD:
Bitte füllen Sie das Formular aus und senden es per E-Mail unter Angabe Ihres Erasmus-Codes an die NA DAAD.

4. Änderung/Wechsel des "rechtlichen Vertreters" (Legal Representative)

Mitteilung an die Europäische Kommission:
Änderungen, die den rechtlichen Vertreter betreffen, müssen ab sofort nicht mehr der Europäischen Kommission mitgeteilt werden
Mitteilung an die NA DAAD:
Die verpflichtende Mitteilung der Änderung an die NA DAAD bleibt weiterhin bestehen.
Bitte füllen Sie das Formular aus und schicken es per E-Mail unter Angabe Ihres Erasmus-Codes an die NA DAAD.

5. Änderung der Kontoverbindung

Als Zuwendungsempfänger sind Sie verpflichtet, eine Änderung der Kontoverbindung der NA DAAD mitzuteilen.
Bitte füllen Sie das Formular aus und senden Sie das Original unter Angabe Ihres Erasmus-Codesan uns per E-Mail.

6. Aufnahme neuer entsendender Hochschulen mit ECHE in ein akkreditiertes Konsortium

Bei Aufnahme neuer Partnereinrichtungen können die Mandate, der NA DAAD in gescannter Form zugeleitet werden. Für die Ausstellung der Mandate müssen die im Antragsjahr gültigen Formulare verwendet werden. Die NA DAAD stellt eine entsprechende Änderungsvereinbarung aus.

7. Änderung durch Zusammenschluss oder Abspaltung von Hochschulen

Sollte sich Ihre Hochschule mit einer anderen Hochschule zusammenschließen oder sich von dieser abspalten, wenden Sie sich bitte in einem ersten Schritt per E-Mail an die Nationale Agentur unter Nennung Ihres Erasmus Codes. In der Regel sind weitere Belege / Unterlagen erforderlich, um die Situation abschließend beurteilen zu können. Die Europäische Kommission sollte in einem zweiten Schritt ebenfalls über die Änderungen in Bezug auf den ECHE Code der Hochschule über das Funding & Tender Portal durch den LEAR informiert werden. Sollte auffallen, dass eine Hochschule mehr als eine PIC besitzt, werden die PICs zu einer Master PIC zusammengefügt. Der LEAR der betroffenen Organisationen wird mit einer Nachricht über das Portal über dieses Vorgehen informiert.
Kommt es vor, dass zwei PICs zusammengefügt werden, obwohl diese aus bestimmten Gründen getrennt sein sollten (und auch zwei verschiedene ECHE besitzen), dann sollte der LEAR dem „validation service“ über das Portal kontaktieren und die Situation kurz erklären.