Monitoring
Die NA DAAD bietet eine Vielzahl an Angeboten, um Zuschussempfangende zu unterstützen. Dazu gehören Beratungstätigkeiten, ein E-Mail-Forum für Projektkoordinierende sowie das Bereitstellen von aktuellen Informationen zu Veranstaltungen, häufig gestellten Fragen (FAQ) sowie zu den Rahmendaten von bereits geförderten Projekten. Auch die Monitoringaktivitäten der NA DAAD dienen dazu, die Projektkoordinierenden bei der effektiven Durchführung Ihres Projektes zu unterstützen.
Vor-Ort-Besuche
Ein hohes Niveau der Programmdurchführung ist der Europäischen Kommission ein besonderes Anliegen. Die NA DAAD hat die Aufgabe, die Sicherung der Qualität bei der Programmdurchführung von Erasmus+ auch vor Ort zu begleiten – dies in Form von Audit-Maßnahmen ebenso wie im Rahmen von Monitoring-Besuchen. Bei Monitorings liegt der Fokus auf den inhaltlichen und qualitativen Aspekten des Projekts, der Effektivität des Projektmanagements, der Bedeutung und Implementierung der Erasmus+ Cooperation Partnerships an der koordinierenden Einrichtung sowie der Dissemination und Wirkung der Projektergebnisse unter den Zielgruppen. Die Besuche sollen auch dazu dienen, den Projektträger zu unterstützen, Außerdem sammelt die NA DAAD dabei auch Beispiele bewährter Verfahrensweisen für die spätere Verbreitung und fördert eine engere Zusammenarbeit mit den Koordinierenden, sodass letztendlich alle Zuschussempfangenden davon profitieren können.
Die NA DAAD führt nach dem Zufallsprinzip Monitoring-Besuche bei den koordinierenden Einrichtungen durch. In Einzelfällen, in denen die erfolgreiche Umsetzung des Projekts in Gefahr ist, werden auch Risikomonitorings anberaumt. Für jeden Besuch wird vorab mit der betreffenden Einrichtung eine Tagesordnung vereinbart. So soll sichergestellt werden, dass alle relevanten Fragen behandelt werden. Die Schlussfolgerungen werden den zuständigen Koordinierenden nach dem Besuch schriftlich in einem Bericht mitgeteilt.
Eine typische Monitoring-Agenda kann beispielsweise so aussehen:
| Uhrzeit | Ablauf |
| 09:15 – 09:30 | Begrüßung und Vorstellungsrunde Erläuterungen zum Gegenstand und inhaltlichen Ablauf des virtuellen Monitorings durch die NA DAAD |
| 09:30 – 09:45 | Kurze allgemeine Präsentation zum aktuellen Stand der Cooperation Partnership durch die Projektverantwortlichen |
| 09:45 – 12:30 15 Min. Variable Kaffeepause |
Projektbezogenes Monitoringgespräch zu folgenden Themenkomplexen:
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Webseiten-Monitoring
Bei der Umsetzung einer Cooperation Partnership muss jedes Konsortium verpflichtend auch eine Projektwebsite erstellen. Diese sollte stets einen aktuellen und möglichst umfassenden Überblick über die wichtigsten Informationen und Neuigkeiten zum Projekt bieten. Viele Projektkoordinierende bieten die von Ihnen erstellten Inhalte auch bereits vor Ende der Laufzeit auf Ihrer Internetseite zum Download an. Die NA DAAD führt bei den Zuschussempfangenden regelmäßig eine Prüfung der Projektwebseite durch. Dabei geht es vor allem um die gemäß der Vereinbarung verpflichtend einzustellenden Informationen. Die Projektkoordinierenden erhalten eine Rückmeldung der NA DAAD, sofern verpflichtende Elemente fehlen.
Monitoring-Veranstaltungen
Die Zuschussempfangenden verpflichten sich, an mindestens einer von der NA DAAD organisierten Monitoring-Veranstaltung zum Erasmus+ Programm teilzunehmen. Weitere Informationen werden über das E-Mail-Forum bereitgestellt.
