EWP- Back to the Future Summit an der Universität Barcelona

Am 16.04.2024 fand das vierte Erasmus Goes Digital Townhall Meeting statt, welches den Teilnehmer*innen die Möglichkeit bot, Fragen direkt an die Vertreter*innen des EWP-Konsortiums und der EU-Kommission (EUKOM) zu stellen. Fragen und Themenvorschläge wurden zusätzlich bereits im Voraus über die EWP User Groups im Slack Forum gesammelt.

Zu Beginn des Townhall Meetings wurden noch einmal die Prioritäten für 2024 präsentiert. Auch in diesem Jahr wird der Fokus weiterhin auf dem Austausch von Inter-Institutional Agreements (IIAs) und Digital Learning Agreement (DLAs) über das EWP-Netzwerk sowie auf der Einführung des European Student Identifiers (ESI) liegen. Außerdem sollen speziell die Hochschulen unterstützt werden, die bis jetzt noch nicht an das EWP-Netzwerk angebunden sind bzw. noch keine Daten über das Netzwerk austauschen können.

Die weiteren Bausteine „Nominierungen“ und „Transcript of Records“ werden also frühestens im Jahr 2025 in den Fokus des EWP-Projektes rücken. Als ersten Schritt in Richtung der Umsetzung dieser Bausteine wurden nun die Mandatory Business Requirements (MBRs) für Nominierungen und Transcript of Records von der EUKOM veröffentlicht. Neben einer Beschreibung der Prozesse enthalten die MBRs auch die Mindestanforderungen für eine Nominierung, d.h. die Daten, die mindestens benötigt werden, um eine Nominierung über EWP auszutauschen. Im Townhall Meeting wurde jedoch mehrfach betont, dass es weiterhin keine konkreten Deadlines für diese Bausteine geben wird. Vielmehr sollen die MBRs zum jetzigen Zeitpunkt als Anstoß verstanden werden, um die aktuellen Prozesse der eigenen Hochschule kritisch zu hinterfragen und ggf. anzupassen oder zu vereinfachen, bevor Nominierungen und Transcripts über das EWP-Netzwerk ausgetauscht werden.

Ein weiteres Themengebiet von großem Interesse war das Update der IIA-Schnittstelle auf Version 7.0, welches Anfang April stattfand. Das Update legt neue Datenstandards für den Austausch von IIAs fest und soll somit den Austausch von IIAs über das EWP-Netzwerk vereinfachen. Das Update bringt unter anderem neue Funktionalitäten mit sich, wie z.B. die Löschung von IIAs (Deletion), eine vorzeitige Beendigung von IIAs (Termination) sowie die erneute Bearbeitung von bereits beidseitig genehmigten IIAs (Modification). Obwohl das Schnittstellenupdate lange in Vorbereitung war und laut EUKOM vor Durchführung ausgiebig getestet wurde, wiesen im Townhall Meeting viele Teilnehmer*innen auf technische Probleme im Austausch von IIAs mit Partnerinstitutionen hin, die erst seit dem Update auftreten.

Durch das Update auf Version 7.0 sind die Unterrichtssprache und das Sprachniveau nun bereits beim Anlegen eines IIAs sowohl für die Partnerinstitution als auch für die eigene Hochschule zwingend anzugeben. Dies sorgt für einen erhöhten Arbeitsaufwand, da das vorausgesetzte Sprachniveau des Partners zum Zeitpunkt der Initiierung eines IIAs in vielen Fällen nicht bekannt ist. Eine einfache Lösung für die Anwender*innen wäre es, das Sprachniveau erst zum Zeitpunkt des Approvals als Pflichtfeld festzulegen, jedoch nicht zum Zeitpunkt der Anlage des IIA. Als Lösung wurde im Townhall Meeting vorgeschlagen, ein beliebiges Sprachniveau (z.B. Englisch B2) als Platzhalter anzugeben, welches der Partner dann selbst korrigieren kann. Der IIA User Guide soll dahingehend noch aktualisiert werden. Dieses Beispiel zeigt, dass die allgemeinen Prozesse rund um die Abwicklung eines IIAs noch nicht optimal verlaufen und an vielen Stelle noch Potential zur Vereinfachung herrscht. Auftretende technische Fehler beim Austausch von IIAs sollen weiterhin dem ESCI Service Desk sowie ggf. dem eigenen Drittanbieter gemeldet werden.

Auch wenn sich der Großteil des Townhall Meetings dieses Mal um die IIAs drehte, wurde ebenso erneut der Wunsch nach klareren Regularien zum Austausch von DLAs laut, wie z.B. im Falle einer Ablehnung des Partners aufgrund von falschen Kontaktdaten. Im Zuge dessen wurde seitens der EUKOM ein Update der DLA-Schnittstelle für Ende des Jahres 2024 angekündigt.

Im Townhall Meeting wurde erneut deutlich, wie unterschiedlich der Umsetzungsstand von EWP an den teilnehmenden Hochschulen ist und wie viel Zeit und Kraft die Mitarbeiter*innen in den International Offices einsetzen, um das EWP-Projekt voranzubringen. Langfristig bringt das EWP-Projekt nur Entlastung für die IOs, wenn der Datenaustausch zwischen allen angebundenen Hochschulen reibungslos funktioniert, was zum jetzigen Zeitpunkt nicht der Fall ist. Ob das Update der IIA-Schnittstelle den Austausch von IIAs wirklich vereinfacht, bleibt offen, da zum aktuellen Zeitpunkt eine Vielzahl an Providern das Update noch nicht abgeschlossen hat.

Das nächste Erasmus Goes Digital Webinar findet am Dienstag, den 14. Mai 2024 statt. Die Aufzeichnung des letzten Townhall Meetings sowie aller vergangenen Erasmus Goes Digital Webinare können auf dem ESCI YouTube Kanal angesehen werden.

Im Zuge der Veranstaltung „EWP back to the future“ im Februar 2024 in Barcelona haben die Organisator*innen ein Whitepaper verfasst, welches die größten Themenfelder aus der Veranstaltung zusammenfasst und dabei das Feedback der Veranstaltungsteilnehmer*innen mit einbezieht. Insgesamt sollen ca 500 Institutionen direkt oder indirekt zum Inhalt beigetragen haben.

“[...] this White Paper outlines recommendations from the community on how existing Erasmus+ processes should be simplified and re-designed in a digital context.” (Bacelar, Kuzmane, Meus, Wyssling, 2024)

In dem nachgeschalteten Webinar äußerten sich die Verfasser*innen (João Bacelar, Valère Meus, Daiga Kuzmane, Moderation: Joachim Wyssling) im Rahmen eines Interviews zum Whitepaper und beantworteten folgende Fragen:

Was ist Ihnen bei der Erstellung des Whitepapers am meisten aufgefallen?

Daiga Kuzmane war der Ansicht, dass das IIA nach wie vor die größte Herausforderung biete. Die IIA-Prozesse wurden nie tatsächlich digitalisiert, sondern es wurde vielmehr der Versuch unternommen, die bestehenden Prozesse 1:1 zu übertragen, was nicht immer funktioniere. Hier sei noch viel Luft nach oben. Man können z.B. überlegen, den Prozess für die kommende Programmgeneration mehr an das besser funktionierende LA anzupassen, damit die Institutionen nicht mehr das Problem der nicht übereinstimmenden IIA-Kopien haben.

Universitäten sollten den Prozess laut Valère Meus mehr unterstützen, damit alle davon profitieren. Am meisten falle auf, wie viele Möglichkeiten es noch gebe, wenn man z.B. an die Verknüpfung mit Egracons oder dem BM denke.

João Bacelar sagte, dass das Whitepaper sehr viele technische Details abdecke, aber kleine Störungen an einzelnen Universitäten trotzdem viele Partneruniversitäten betreffen könnten. Performance testing müsse daher kontinuierlich erfolgen. Außerdem sei der technische Support personell besser ausgestattet worden, um diesen zu verbessern.

Was hätten Sie sich im Whitepaper gewünscht?

Hier waren sich die Verfasser*innen einig, dass die Studierenden im Fokus der Entwicklungen stehen müssen. Es gehe darum, die Prozesse zugunsten der Studierenden zu optimieren. Ein Vorschlag wäre, die Kurskataloge der Universitäten in EWP zu integrieren, um das Ausfüllen von Learning Agreements zu erleichtern. Außerdem könne man auch die Thematik der Unterkünfte für Austauschstudierende mit in die Digitalisierungsprozesse aufnehmen.

Was enthält das Whitepaper?

Das Whitepaper unterstreiche, wie wichtig es sei, die Rückmeldung und Hilfe der HEIs zu berücksichtigen. Um EWP herum habe sich ein Markt entwickelt, in dem es möglich sein muss, den Softwareanbieter zu wechseln. Aus diesem Grund ist data portability ein wichtiges Schlagwort geworden. Im Zusammenhang damit steht die Forderung, dass es für EWP-relevante Daten einen Standard geben muss, den alle Anbieter umsetzen sollen (conformance), damit die Übertragung von Daten in andere Systeme möglich wird. Dauerhaftes und automatisiertes Testen sei dafür laut Valère Meus essenziell. João Bacelar spricht in diesem Zusammenhang von smart regulation, die die Schwierigkeiten beim Teilen von Informationen/Daten verhindern solle.

Das Whitepaper bringe außerdem das Konzept von Deadlines zurück, die zwischenzeitlich gänzlich aus der EWP-Kommunikation getilgt wurden. Deadlines würden unter der Voraussetzung, dass die technischen Gegebenheiten an allen teilnehmenden Institutionen vorhanden sind, einen reibungsloseren Ablauf bei der Implementierung der EWP-Bausteine garantieren. Das Kapitel 4 des Whitepapers diskutiert das Thema Deadlines ausführlich.

Was wünschen Sie sich für die Zukunft?

Als Ausblick weist Daiga Kuzmane auf die bereits vorhandenen mandatory business requirements hin, und wünscht sich, dass sich möglichst viele Universitäten an der Testphase beteiligen.

Valère Meus und João Bacelar wünschen sich eine ganzheitlichere Digitalisierung, in der der komplette Prozess berücksichtigt wird und in der auch nicht-EU-Länder bei der Planung mitgedacht werden, um EWP besser und weitläufiger nutzbar zu machen und intereuropäische Kooperationen zu stärken. Die Daten sollten allerdings weiterhin dezentralisiert vorgehalten werden und nicht in einer großen gemeinsamen Datenbank.

Fazit:

Das Whitepaper zeigt deutlich, dass das Projekt EWP und dessen Bausteine weit davon entfernt sind, abgeschlossen zu sein. Weder die bereits in weiten Teilen implementierten Bausteine noch die zukünftigen scheinen endgültig technisch fertiggestellt zu sein. Die Autor*innen beschreiben im Whitepaper einen Lernprozess, den die europäischen Hochschulen hautnah miterleben mussten und aus dem viel Arbeit, Frustration und Resignation hervorgegangen sind. Umso besser, dass man die Hochschulen bei der Entwicklung der zukünftigen Bausteine stärker mit einbeziehen will. Schlagworte wie conformance testing und smarter regulation klingen vielversprechend. Bleibt zu hoffen, dass es sich dabei nicht um leere Phrasen handelt und die im Whitepaper genannten Handlungsempfehlungen nicht zuletzt von der EUF selbst umgesetzt werden.

Das ganze Whitepaper gibt es hier.