EWP- Back to the Future Summit an der Universität Barcelona

Am 16.04.2024 fand das vierte Erasmus Goes Digital Townhall Meeting statt, welches den Teilnehmer*innen die Möglichkeit bot, Fragen direkt an die Vertreter*innen des EWP-Konsortiums und der EU-Kommission (EUKOM) zu stellen. Fragen und Themenvorschläge wurden zusätzlich bereits im Voraus über die EWP User Groups im Slack Forum gesammelt.

Zu Beginn des Townhall Meetings wurden noch einmal die Prioritäten für 2024 präsentiert. Auch in diesem Jahr wird der Fokus weiterhin auf dem Austausch von Inter-Institutional Agreements (IIAs) und Digital Learning Agreement (DLAs) über das EWP-Netzwerk sowie auf der Einführung des European Student Identifiers (ESI) liegen. Außerdem sollen speziell die Hochschulen unterstützt werden, die bis jetzt noch nicht an das EWP-Netzwerk angebunden sind bzw. noch keine Daten über das Netzwerk austauschen können.

Die weiteren Bausteine „Nominierungen“ und „Transcript of Records“ werden also frühestens im Jahr 2025 in den Fokus des EWP-Projektes rücken. Als ersten Schritt in Richtung der Umsetzung dieser Bausteine wurden nun die Mandatory Business Requirements (MBRs) für Nominierungen und Transcript of Records von der EUKOM veröffentlicht. Neben einer Beschreibung der Prozesse enthalten die MBRs auch die Mindestanforderungen für eine Nominierung, d.h. die Daten, die mindestens benötigt werden, um eine Nominierung über EWP auszutauschen. Im Townhall Meeting wurde jedoch mehrfach betont, dass es weiterhin keine konkreten Deadlines für diese Bausteine geben wird. Vielmehr sollen die MBRs zum jetzigen Zeitpunkt als Anstoß verstanden werden, um die aktuellen Prozesse der eigenen Hochschule kritisch zu hinterfragen und ggf. anzupassen oder zu vereinfachen, bevor Nominierungen und Transcripts über das EWP-Netzwerk ausgetauscht werden.

Ein weiteres Themengebiet von großem Interesse war das Update der IIA-Schnittstelle auf Version 7.0, welches Anfang April stattfand. Das Update legt neue Datenstandards für den Austausch von IIAs fest und soll somit den Austausch von IIAs über das EWP-Netzwerk vereinfachen. Das Update bringt unter anderem neue Funktionalitäten mit sich, wie z.B. die Löschung von IIAs (Deletion), eine vorzeitige Beendigung von IIAs (Termination) sowie die erneute Bearbeitung von bereits beidseitig genehmigten IIAs (Modification). Obwohl das Schnittstellenupdate lange in Vorbereitung war und laut EUKOM vor Durchführung ausgiebig getestet wurde, wiesen im Townhall Meeting viele Teilnehmer*innen auf technische Probleme im Austausch von IIAs mit Partnerinstitutionen hin, die erst seit dem Update auftreten.

Durch das Update auf Version 7.0 sind die Unterrichtssprache und das Sprachniveau nun bereits beim Anlegen eines IIAs sowohl für die Partnerinstitution als auch für die eigene Hochschule zwingend anzugeben. Dies sorgt für einen erhöhten Arbeitsaufwand, da das vorausgesetzte Sprachniveau des Partners zum Zeitpunkt der Initiierung eines IIAs in vielen Fällen nicht bekannt ist. Eine einfache Lösung für die Anwender*innen wäre es, das Sprachniveau erst zum Zeitpunkt des Approvals als Pflichtfeld festzulegen, jedoch nicht zum Zeitpunkt der Anlage des IIA. Als Lösung wurde im Townhall Meeting vorgeschlagen, ein beliebiges Sprachniveau (z.B. Englisch B2) als Platzhalter anzugeben, welches der Partner dann selbst korrigieren kann. Der IIA User Guide soll dahingehend noch aktualisiert werden. Dieses Beispiel zeigt, dass die allgemeinen Prozesse rund um die Abwicklung eines IIAs noch nicht optimal verlaufen und an vielen Stelle noch Potential zur Vereinfachung herrscht. Auftretende technische Fehler beim Austausch von IIAs sollen weiterhin dem ESCI Service Desk sowie ggf. dem eigenen Drittanbieter gemeldet werden.

Auch wenn sich der Großteil des Townhall Meetings dieses Mal um die IIAs drehte, wurde ebenso erneut der Wunsch nach klareren Regularien zum Austausch von DLAs laut, wie z.B. im Falle einer Ablehnung des Partners aufgrund von falschen Kontaktdaten. Im Zuge dessen wurde seitens der EUKOM ein Update der DLA-Schnittstelle für Ende des Jahres 2024 angekündigt.

Im Townhall Meeting wurde erneut deutlich, wie unterschiedlich der Umsetzungsstand von EWP an den teilnehmenden Hochschulen ist und wie viel Zeit und Kraft die Mitarbeiter*innen in den International Offices einsetzen, um das EWP-Projekt voranzubringen. Langfristig bringt das EWP-Projekt nur Entlastung für die IOs, wenn der Datenaustausch zwischen allen angebundenen Hochschulen reibungslos funktioniert, was zum jetzigen Zeitpunkt nicht der Fall ist. Ob das Update der IIA-Schnittstelle den Austausch von IIAs wirklich vereinfacht, bleibt offen, da zum aktuellen Zeitpunkt eine Vielzahl an Providern das Update noch nicht abgeschlossen hat.

Das nächste Erasmus Goes Digital Webinar findet am Dienstag, den 14. Mai 2024 statt. Die Aufzeichnung des letzten Townhall Meetings sowie aller vergangenen Erasmus Goes Digital Webinare können auf dem ESCI YouTube Kanal angesehen werden.

Im Zuge der Veranstaltung „EWP back to the future“ im Februar 2024 in Barcelona haben die Organisator*innen ein Whitepaper verfasst, welches die größten Themenfelder aus der Veranstaltung zusammenfasst und dabei das Feedback der Veranstaltungsteilnehmer*innen mit einbezieht. Insgesamt sollen ca 500 Institutionen direkt oder indirekt zum Inhalt beigetragen haben.

“[...] this White Paper outlines recommendations from the community on how existing Erasmus+ processes should be simplified and re-designed in a digital context.” (Bacelar, Kuzmane, Meus, Wyssling, 2024)

In dem nachgeschalteten Webinar äußerten sich die Verfasser*innen (João Bacelar, Valère Meus, Daiga Kuzmane, Moderation: Joachim Wyssling) im Rahmen eines Interviews zum Whitepaper und beantworteten folgende Fragen:

Was ist Ihnen bei der Erstellung des Whitepapers am meisten aufgefallen?

Daiga Kuzmane war der Ansicht, dass das IIA nach wie vor die größte Herausforderung biete. Die IIA-Prozesse wurden nie tatsächlich digitalisiert, sondern es wurde vielmehr der Versuch unternommen, die bestehenden Prozesse 1:1 zu übertragen, was nicht immer funktioniere. Hier sei noch viel Luft nach oben. Man können z.B. überlegen, den Prozess für die kommende Programmgeneration mehr an das besser funktionierende LA anzupassen, damit die Institutionen nicht mehr das Problem der nicht übereinstimmenden IIA-Kopien haben.

Universitäten sollten den Prozess laut Valère Meus mehr unterstützen, damit alle davon profitieren. Am meisten falle auf, wie viele Möglichkeiten es noch gebe, wenn man z.B. an die Verknüpfung mit Egracons oder dem BM denke.

João Bacelar sagte, dass das Whitepaper sehr viele technische Details abdecke, aber kleine Störungen an einzelnen Universitäten trotzdem viele Partneruniversitäten betreffen könnten. Performance testing müsse daher kontinuierlich erfolgen. Außerdem sei der technische Support personell besser ausgestattet worden, um diesen zu verbessern.

Was hätten Sie sich im Whitepaper gewünscht?

Hier waren sich die Verfasser*innen einig, dass die Studierenden im Fokus der Entwicklungen stehen müssen. Es gehe darum, die Prozesse zugunsten der Studierenden zu optimieren. Ein Vorschlag wäre, die Kurskataloge der Universitäten in EWP zu integrieren, um das Ausfüllen von Learning Agreements zu erleichtern. Außerdem könne man auch die Thematik der Unterkünfte für Austauschstudierende mit in die Digitalisierungsprozesse aufnehmen.

Was enthält das Whitepaper?

Das Whitepaper unterstreiche, wie wichtig es sei, die Rückmeldung und Hilfe der HEIs zu berücksichtigen. Um EWP herum habe sich ein Markt entwickelt, in dem es möglich sein muss, den Softwareanbieter zu wechseln. Aus diesem Grund ist data portability ein wichtiges Schlagwort geworden. Im Zusammenhang damit steht die Forderung, dass es für EWP-relevante Daten einen Standard geben muss, den alle Anbieter umsetzen sollen (conformance), damit die Übertragung von Daten in andere Systeme möglich wird. Dauerhaftes und automatisiertes Testen sei dafür laut Valère Meus essenziell. João Bacelar spricht in diesem Zusammenhang von smart regulation, die die Schwierigkeiten beim Teilen von Informationen/Daten verhindern solle.

Das Whitepaper bringe außerdem das Konzept von Deadlines zurück, die zwischenzeitlich gänzlich aus der EWP-Kommunikation getilgt wurden. Deadlines würden unter der Voraussetzung, dass die technischen Gegebenheiten an allen teilnehmenden Institutionen vorhanden sind, einen reibungsloseren Ablauf bei der Implementierung der EWP-Bausteine garantieren. Das Kapitel 4 des Whitepapers diskutiert das Thema Deadlines ausführlich.

Was wünschen Sie sich für die Zukunft?

Als Ausblick weist Daiga Kuzmane auf die bereits vorhandenen mandatory business requirements hin, und wünscht sich, dass sich möglichst viele Universitäten an der Testphase beteiligen.

Valère Meus und João Bacelar wünschen sich eine ganzheitlichere Digitalisierung, in der der komplette Prozess berücksichtigt wird und in der auch nicht-EU-Länder bei der Planung mitgedacht werden, um EWP besser und weitläufiger nutzbar zu machen und intereuropäische Kooperationen zu stärken. Die Daten sollten allerdings weiterhin dezentralisiert vorgehalten werden und nicht in einer großen gemeinsamen Datenbank.

Fazit:

Das Whitepaper zeigt deutlich, dass das Projekt EWP und dessen Bausteine weit davon entfernt sind, abgeschlossen zu sein. Weder die bereits in weiten Teilen implementierten Bausteine noch die zukünftigen scheinen endgültig technisch fertiggestellt zu sein. Die Autor*innen beschreiben im Whitepaper einen Lernprozess, den die europäischen Hochschulen hautnah miterleben mussten und aus dem viel Arbeit, Frustration und Resignation hervorgegangen sind. Umso besser, dass man die Hochschulen bei der Entwicklung der zukünftigen Bausteine stärker mit einbeziehen will. Schlagworte wie conformance testing und smarter regulation klingen vielversprechend. Bleibt zu hoffen, dass es sich dabei nicht um leere Phrasen handelt und die im Whitepaper genannten Handlungsempfehlungen nicht zuletzt von der EUF selbst umgesetzt werden.

Das ganze Whitepaper gibt es hier.

Die Erasmus+ Jahrestagung 2024 fand erfolgreich virtuell statt und zog über 500 Teilnehmende an. Als EDE waren wir besonders neugierig, wie das neue digitale Konferenztool die Beteiligung und den Austausch fördern könnte. Trotz innovativer Formate wie der Photobox und dem virtuellen Netzwerkcafé blieb die Nutzung virtueller Begegnungsräume eher gering. Um der „digital fatigue“ entgegenzuwirken, wurden die Sessions kürzer gehalten, was jedoch die Möglichkeit für Rückfragen einschränkte. Eine Upvoting-Funktion im Chat hätte zusätzlich helfen können, spannende Nebendiskurse besser zu verfolgen.

Die Workshops, die von Erasmus+ Expert geleitet wurden, waren dennoch informativ und boten interessante Einblicke in verschiedene Themen. Im Workshop „Digitalisierung“ diskutierten die EDE und die Teilnehmenden wichtige Fragen zur erfolgreichen Umsetzung der digitalen Priorität im Erasmus+ Programm. Dabei wurde klargestellt, dass Hochschulen klare Unterstützung benötigen, um Digitalisierung effektiv zu integrieren.

Ein zentrales Thema war die Zulassung digitaler Signaturen durch den DAAD, was die Diskussion über mögliche Anwendungen im Erasmus+ Grant Agreement beflügelte. Auch die neue High-Level-Roadmap der EU-Kommission wurde vorgestellt, die einen Überblick über die Umsetzungstimeline der Digitalisierung, insbesondere zur European Student Card Initiative, bietet. Diese Initiative wird als horizontale Priorität betrachtet, die nicht allein vom International Office bewältigt werden kann.

Die Umfrageergebnisse aus den Diskussionsgruppen zeigten, dass es trotz langsamer Annäherung zwischen Ist- und Sollzustand große Unterschiede zwischen den Hochschulen gibt – besonders bei kleineren Institutionen, die oft nur eine Ansprechperson für Erasmus haben. In größeren Hochschulen hingegen gibt es zunehmend spezialisierte Stellen für die European Student Card Initiative, die früher oft nur als Zusatzaufgabe betrachtet wurde. Die vollständige Dokumentation des Digitalisierung-Slots der Jahrestagung kann auf dem miro board angesehen werden.

Folgend erhalten Sie eine Selektion der interessantesten Umfrageergebnisse:

Die Erasmus+ Jahrestagung 2024 bot wertvolle Einblicke und Diskussionen zur Digitalisierung, verdeutlichte jedoch auch die bestehenden Herausforderungen und die Notwendigkeit von Abstimmungen zur Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur.

Mitte September fand die 34. European Association for International Education (EAIE)-Konferenz in Toulouse statt, an der die NA DAAD Erasmus+ Expert*innen der Profilgruppe Digitalisierung (EDE) teilnahmen. Diese Veranstaltung brachte Mitarbeitende im Bereich der internationalen Hochschulbildung aus ganz Europa zusammen, um die neuesten Entwicklungen und Zukunftspläne für Erasmus+ zu diskutieren.

Konferenzinhalte:

Während der Konferenz wurden vor allem die aktuellen Entwicklungen und Zukunftspläne zur digitalen Transformation des Erasmus+ Programms präsentiert. Ein zentraler Schwerpunkt war Veränderungen im Rahmen von Erasmus Without Paper (EWP) Netzwerk, das mittlerweile 3.068 Hochschuleinrichtungen in 37 Ländern verbindet.

Neben der Darstellung aktueller Fortschritte, wie beispielsweise der Einführung der neuen IIA-API Version 7 im Jahr 2024 und der geplanten Umstellung auf eine IT-Infrastruktur mit zentralen Komponenten, wurde der Fokus auf die künftige Entwicklung des Erasmus+-Programms gelegt. Ziel ist es, die Teilnahme an Erasmus+ für alle Einrichtungen und Studierenden durch eine nahtlose IT-Unterstützung zu erleichtern. Dabei soll eine modernisierte und zentralisierte Infrastruktur die Verwaltung effizienter gestalten und die Hürden für Hochschulen und Softwareanbieter verringern.

Im Anschluss an die Vorträge hatten die Teilnehmer*innen die Möglichkeit, sich direkt mit den Expert*innen auszutauschen. Diese Gespräche boten Raum für detaillierte Rückfragen und erlaubten tiefe Einblicke in spezifische Herausforderungen und Chancen im Bereich der Digitalisierung.

Austausch der Digitalexpert*innen:

Neben dem offiziellen Teil der Konferenz kam es im weiteren Verlauf der Konferenz zu einem spannenden Austausch zwischen Expert*innen im Bereich Digitalisierung, den die NA DAAD Erasmus+ Expert*innen der Profilgruppe Digitalisierung (EDE) initiierten. Der Aufruf lud Gleichgesinnte dazu ein, sich in Toulouse zu treffen. Diese Gelegenheit nutzten viele, um über die Herausforderungen und Zukunftsaussichten der Digitalisierung im Hochschulbereich zu diskutieren. Für alle Beteiligten erwies sich dieser Austausch als äußerst wertvoll, da er die Möglichkeit bot, gemeinsame Erfahrungen, Probleme und Ansichten zu teilen.

Zwei weitere wichtige Themen, die im Rahmen der Konferenz präsentiert und diskutiert wurden, waren folgende:

Das Modell für die Digitalisierung: Es wurde ein neuer Ansatz vorgestellt, der klare Strukturen für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in Hochschulen bietet. Dabei wurde klar, dass es spezielle Digitalisierungs-Koordinatoren braucht, die den Wandel institutionell begleiten und sicherstellen, dass alle Abteilungen integriert werden.

Die Zukunft der European Student Card: Ein weiteres Highlight war die Diskussion über die Weiterentwicklung der European Student Card und wie dadurch die digitalen Prozesse im internationalen Austausch weiter verbessert werden können.
Dazu finden Sie hier weitere Informationen: https://erasmus-plus.ec.europa.eu/european-student-card-initiative/card

Fazit:

Alles in Allem war die Konferenz in Toulouse ein voller Erfolg und zeigte, dass die Digitalisierung nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine große Chance ist. Mit den präsentierten Plänen und den engagierten Akteuren im Bereich der digitalen Transformation sind die Weichen für eine moderne, flexible und inklusive Hochschullandschaft in Europa gestellt. Die Teilnehmer*innen kehrten mit vielen neuen Ideen und wertvollen Kontakten zurück, die dazu beitragen werden, den digitalen Wandel an unseren Hochschulen aktiv voranzutreiben.

Bei den „Erasmus Without Paper Champions“ handelt es sich um Hochschuleinrichtungen aus ganz Europa, die eine zentrale Rolle bei der Förderung der Digitalisierung der Erasmus+-Verwaltungsprozesse spielen. Sie dienen als Resonanzboden für die Erprobung neuer Ideen und Funktionalitäten und nutzen dabei ihre umfangreichen Erfahrungen bei der Förderung der digitalen Transformation. Die Erasmus-ohne-Papier-Champions wurden aus Einrichtungen aus ganz Europa ausgewählt, die verschiedene Systeme zur Anbindung an das EWP-Netzwerk nutzen - das EWP-Dashboard, interne Systeme und Systeme von Drittanbietern.

Sie sollen wie folgt zur digitalen Transformation des Programms Erasmus+ und zur Weiterentwicklung des Europäischen Bildungsraums beitragen:

• Förderung der Digitalisierung durch eigene Fallstudien
• Austausch bewährter Verfahren mit der EWP community
• Unterstützung beim Testen neuer Funktionen und digitaler Arbeitsabläufe im EWP Bereich
• Beitrag zur Optimierung der Arbeitsabläufe im Rahmen der Erasmus+-Studentenmobilität

Derzeit tragen folgende deutsche Hochschulen den EWP Champion „Titel“:

Fachhochschule Dortmund, Hochschule Stralsund, Hochschule Magdeburg-Stendal, Hochschule Osnabrück und Technische Universität Braunschweig  

Francesco Ducatelli war von 2020-2023 Erasmus+ Digitalexperte bei der Nationalagentur DAAD und ist als Leiter des Mobilitätsbüros & Erasmus+ Hochschulkoordinator an der TU Braunschweig Teil der EWP Champions.

Q: Lieber Francesco, nun startet schon die zweite Kohorte der EWP Champions. Was hat dieser Titel mit sich gebracht? Was ist deine Definition des Selbstverständnisses und der Rolle der EWP Champions?

F: Für uns hat dieser Titel zum einen tiefergehende Einblicke in die Arbeit der EU Kommission ermöglicht, zum anderen haben wir durch die Zusammenarbeit mit der EU Kommission und der EUF einen Wissensvorsprung erlangt, den wir zur weiteren Umsetzung von EWP an unserer Hochschule nutzen können. So können wir die Informationen auch frühzeitig direkt an unserem Rechenzentrum und weitere Stakeholder an unserer Hochschule weitergeben und Prozesse zur Umsetzung von EWP anstoßen. Somit leisten die EWP Champions meiner Meinung nach auch wichtige Arbeit zur weiteren Umsetzung von EWP an anderen Hochschulen, da unsere Umsetzung anderen Hochschulen u.U. als Good oder Best Practice dienen könnten.

Q: Welche Erwartungen in Hinblick auf die Aufgaben der EWP Champions haben sich erfüllt, welche vielleicht sogar übertroffen und welche wollen noch erreicht werden?

F: Unsere Erwartungen hinsichtlich der Mehrarbeit haben sich zum Teil erfüllt, denn obwohl wir einen Beitrag zu den EWP Champions zusätzlich zu unseren Aufgaben an unserer Hochschule leisten, haben wir doch einen großen Vorteil durch den eben beschriebenen Wissensvorsprung, der die Mehrarbeit aufwiegt. Ich würde mir allerdings wünschen, dass das Thema EWP auch an anderen Hochschulen in Europa ebenso ernst genommen wird, wie im Kreise der EWP Champions. Hier sehe ich an manchen Hochschulen noch deutlichen Handlungsbedarf. Ich hoffe, dass diese Hochschulen von der Arbeit der EWP Champions profitieren können.

Q: Wenn man die Beschreibungen von Aufgaben und Rollen der Champions, des BPO-SEGs und unseren Erasmus+ Digitalexperten vergleicht, findet man recht große Schnittmengen. Wie siehst du das in Hinblick auf Governance Strukturen und den Austausch der Stakeholder miteinander, aber auch mit der EU Kommission?

F: Da ich selbst sowohl DAAD Erasmus+ Experte bin, aber auch bei den EWP Champions mitwirke, empfinde ich diese Schnittmengen für mich als großen Vorteil, da ich die Ergebnisse beider Arbeitsgruppen in die Arbeit an meiner eigenen Hochschule einfließen lassen kann. Ich finde es wichtig, dass sich die Gruppen untereinander austauschen, um so bestmöglich das Thema EWP und Digitalisierung angehen zu können und von den unterschiedlichen Erfahrungen profitieren zu können. Da sind Schnittmengen meiner Meinung nach eher hilfreich, als wenn sich jeder nur um seine eigenen Aufgaben kümmern würde, ohne, dass an einem gemeinsamen Ziel gearbeitet wird. Der Austausch mit der EU Kommission ist allerdings ebenso wichtig, damit die KollegInnen bei der EU KOM einschätzen können, welche Bedürfnisse die europäischen Hochschulen zur Umsetzung von EWP haben und wo noch Handlungsbedarf besteht.