Digitalisierung ist eine wichtige Säule des Erasmus+-Programms und ein Beitrag zur europäischen Gesellschaft als Ganzes, da sie es ermöglicht, internationale Mobilität für alle erfahrbar zu machen. Durch virtuelle/blended Mobilitätsmöglichkeiten wird beispielsweise auch bisher unter- bzw. nicht-repräsentierten Zielgruppen eine Auslandserfahrung ermöglicht. Digitalisierung und dadurch resultierende Vereinfachung von administrativen Prozessen reduzieren Hemmschwellen zur Mobilitätsteilnahme. 

Teilnehmende Hochschulen sollen seit Anfang 2023 neue interinstitutionelle Agreements (IIAs) und digitale Learning Agreements (DLAs) über das EWP-Netzwerk austauschen. Wenn Hochschulen jedoch noch an der technischen Entwicklung arbeiten oder mit technischen Problemen konfrontiert sind, können sie IIAs und DLAs auch weiterhin auf alternative Weise austauschen. Es gibt somit keine verbindliche Frist für die Einführung von EWP seitens der EU KOM.  

Für das Jahr 2024 hat es sich die EU KOM zum Ziel gesetzt, diejenigen Hochschulen, die noch nicht an das EWP-Netzwerk angebunden sind bzw. noch keine Daten über das Netzwerk austauschen, hierbei zu unterstützen. 

Als weitere Bausteine von EWP sind die Schnittstellen für Nominierungen und Transcripts of Records vorgesehen, zu deren Umsetzung bereits erste Entwürfe in Form der Mandatory Business Requirements (MBRs) vorliegen. Für diese und andere Prozesse des Mobilitätsmanagements gibt es jedoch keinen verbindlichen Umsetzungszeitpunkt. Im Juli 2024 wurde von der EU KOM das Dokument “ESCI Roadmap 2024-2025" veröffentlicht, welches einen vorläufigen, unverbindlichen Zeitplan enthält.  

Weitere Informationen zum aktuellen Stand von EWP finden Sie auch unter Sachstand: Digitalisierung des Erasmus+ Programms. 

Die EU sieht ein weiteres Schritt-für-Schritt Vorgehen ohne bisherigen Zeitplan für weitere Bereiche vor: 

KA131 SMP
KA171 SM
KA131 und KA171 ST
Weitere Mobilitätsprogramme 

Hochschulen sind nicht verpflichtet, eine bestimmte Software (Tool) eines bestimmten Service Providers (EWP-Dashboard, SOP – Mobility-Online, QS-Unisolution – MoveON, etc.) zur Anbindung an das EWP-Netzwerk zu nutzen. Es kann auch eine hochschuleigene, sog. Inhouse Lösung eingesetzt werden. Dies ermöglicht es, den Hochschulen frei zu entscheiden, welche Software-Lösung sie bei der Umsetzung von EWP am besten unterstützt.

Zwei oder mehrere Softwaresysteme können nicht parallel für dieselbe Schnittstelle (API), wie z.B. die IIA-API (Schnittstelle für den Austausch eines digitalen IIAs) genutzt werden, da eine Schnittstelle nur über eine eindeutig zugeordnete Software angesprochen werden kann. Es ist aber grundsätzlich möglich, die IIA-API (Austausch digitales IIA) mit der Software eines Service Providers (z.B. SOPs Mobility-Online) und die LA-API (Austausch digitales LA) mit der Software eines anderen Service Providers (z.B. EWP-Dashboard) zu nutzen. 

Hochschulen, die ans EWP-Netzwerk angeschlossen sind, können mittlerweile IIAs und DLAs ohne größere technische Probleme austauschen.
Um Interoperabilitätsprobleme der IIA-API zu lösen und den Datenaustausch weiter zu verbessern, hat es im April 2024 ein Update der IIA-API gegeben. Dieser wurde vom Großteil der Service Providers umgesetzt. Sollten Sie Probleme mit dem Austausch von IIAs oder DLAs haben, wenden Sie sich bitte an den technischen Support Ihres Providers. 

Unabhängig davon, welchen Service Provider Sie verwenden, können Sie Interoperabilitätsprobleme jeder Art an den ESCI Community Service Desk melden. Eine Meldung trägt dazu bei, einen Überblick über die am häufigsten auftretenden Probleme im EWP-Netzwerk zu gewinnen.

Ob eine Hochschule bereits an das EWP-Netzwerk angeschlossen ist, kann im EWP Stats Portal der EU KOM eingesehen werden. Dort kann nach dem Namen, Erasmus-Code oder Stadt der Partnerhochschule gesucht werden. Außerdem kann im Stats Portal eingesehen werden, welche Schnittstellen die Hochschule bereits aktiviert hat bzw. nutzt und welcher Provider für die jeweilige Schnittstelle verwendet wird sowie wie viele Datensätze jeweils ausgetauscht worden sind. 

Ob eine Hochschule bereits an das EWP-Netzwerk angeschlossen ist, kann im EWP Stats Portal der EU KOM eingesehen werden. Dort kann nach dem Namen, Erasmus-Code oder Stadt der Partnerhochschule gesucht werden. Außerdem kann im Stats Portal eingesehen werden, welche Schnittstellen die Hochschule bereits aktiviert hat bzw. nutzt und welcher Provider für die jeweilige Schnittstelle verwendet wird sowie wie viele Datensätze jeweils ausgetauscht worden sind. 

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an User Groups für die einzelnen Provider, in denen sich Anwender verschiedener Hochschulen zusammengeschlossen haben, um sich zu aktuellen Themen und konkreten Fragestellen austauschen. Wenden Sie sich bei Interesse gerne an die Erasmus+ Expertinnen und Experten (Profilgruppe Digitalisierung), die Sie bei Bedarf mit einer User Group in Kontakt bringen können. . 

Die EU-DSGVO regelt die elektronische Verarbeitung personenbezogener Daten (Selbstregulierung) indem sie Grundstandards für die Verarbeitung vorgibt: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit (IT- Sicherheit). Alles Erforderliche, um einen „Studierendenaustausch“ abzuwickeln ist per Datenverarbeitung unter Einhaltung allgemeiner technischer und rechtlicher Regeln zulässig. Daten, die erforderlich sind für die Aufgabenerfüllung, dürfen elektronisch verarbeitet und damit auch übermittelt werden; die Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (hier: Datenübermittlung) ergibt sich aus Artikel 6 der DSGVO. Eine Organisation muss die DSGVO-Umsetzung in eigener Verantwortung regeln und nachweisen können. 

Der Service Provider sollte die EU-DSGVO-Konformität seiner Software sicherstellen. Service Provider kümmern sich um die technisch-organisatorischen Maßnahmen (IT-Sicherheit) bei der Datenverarbeitung und müssen ihren Kunden dazu Auskunft geben. Die Verantwortung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung liegt bei der verantwortlichen Stelle, hier der Hochschule. Bei der Wahl einer Software sollte die EU-DSGVO-Konformität ein wesentliches Kriterium sein. Unterstützung findet man bei der IT-Abteilung und dem Datenschutzbeauftragten der eigenen Hochschule. Eine Organisation muss die EU-DSGVO-Umsetzung in eigener Verantwortung regeln und nachweisen können. 

Die Einführung der European Student Card geht deutlich über den Bereich der IOs hinaus. Es ist ratsam bereits frühzeitig andere Einrichtungen und Institutionen, wie z.B. die IT, das Studierendensekretariat, Studierendenwerke etc. in die Prozesse miteinzubeziehen, um mögliche Schnittstellen zu definieren und die Umsetzung zu planen. Zur Sensibilisierung dieses umfassenden Konzeptes hat die NA DAAD die Leitungen der Hochschulen über die anstehende Digitalisierung im Erasmus+ Programm und deren Bedeutung und Herausforderungen informiert. Darüber hinaus werden sukzessive Informationsveranstaltungen und Workshops angeboten. 

Weitere allgemeine Informationen zur ESC finden Sie auf der Webseite der EU KOM. 

Bei technischen Fragen zu einer bestimmten Software wenden Sie sich bitte an den technischen Support der einzelnen Service Provider (QS unisolution, SOP, Solenovo, etc.). 

Unabhängig davon, welchen Service Provider Sie verwenden, können Sie Interoperabiliätsprobleme jeder Art an den ESCI Community Service Desk melden. Eine Meldung trägt ferner dazu bei, einen Überblick über die am häufigsten auftretenden Probleme im EWP-Netzwerk zu gewinnen. 

Auf den Seiten der NA DAAD finden Sie außerdem die Erasmus+ Experten und Expertinnen (Profilgruppe Digitalisierung) und deren Spezialgebiete. 

EWP User Guides: Diese Leitfäden können als gemeinsamer formaler Referenzpunkt bzgl. der Standards des EWP-Netzwerks und der Erasmus+ Programmanforderungen konsultiert werden. Sie dienen somit als komplementäre Ergänzung zu ggf. vorhandenen Leitfäden Ihrer jeweiligen EWP-Lösungsanbieter. Die EWP User Guides finden Sie hier.  

EWP-Newsletter: Im zweimonatlichen Rhythmus soll ein Newsletter die wichtigsten Updates zu den EWP-Bausteinen sowie Terminhinweise zusammenfassen. Um sich auf die Mailingliste einzutragen, folgen Sie bitte dem Registrierungslink. 

EWP User Groups der Europäischen Kommission: Weitere Informationen zu den Slack-User Groups und den Registrierungslink finden Sie hier. 

EWP Onboarding Guide: Der im März 2024 veröffentlichte EWP Onboarding Guide der EU KOM soll Mitarbeiter*innen an Hochschulen, die sich zum ersten Mal mit dem Thema EWP befassen, einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die verwendete Terminologie sowie verfügbare Hilfedokumente geben.