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Digitale Inter-Institutional-Agreements (IIAs)

Im Zuge der Digitalisierung im Rahmen von EWP sollen auch die Inter-Institutional Agreements (IIAs) digital vereinbart, ausgetauscht und bearbeitet werden können. Ebenso wie bei den digitalen Learning Agreements können die Hochschulen auch hier selbst frei entscheiden, welches Tool / welche Software für den Datenaustausch der IIAs verwendet werden soll. Sofern eine Hochschule keine Software eines Drittanbieters verwenden möchte, kann der Inter-Institutional-Agreement-Manager der EUF verwendet werden.   

Wie der Roadmap zu entnehmen ist, können ab Juni 2021 die IIAs in digitaler (auf Basis der EWP-Standards) Form abgeschlossen werden, spätestens muss dies aber zum WiSe 22/23 umgesetzt werden. Die digitale Umsetzung kann selbstverständlich nur dann reibungslos gelingen, sofern die Schnittstellen der Drittanbieter funktionstüchtig sind. Sollten Ihrerseits zu diesem Thema Fragen bestehen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren jeweiligen Ansprechpartner Ihres Drittanbieters. 

Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Deadline für digital abzuschließende IIAs das WS 2022/23 bzw. spätestens vor Beginn der jeweiligen Mobilität ab dem WS 2022/23. Vorübergehend ist es sinnvoll, für die Ausschreibung der Austauschplätze eine Abstimmung mit den Partnern (Schriftform – auf Papier ist nicht erforderlich, aber auch nicht verboten) vorzunehmen; es wird eine Abstimmung per E-Mail (Textform) empfohlen. Unabhängig davon müssen die Verträge zu dem oben genannten Zeitpunkt digital über EWP abgeschlossen werden (Programmvorgabe).

In jedem Fall ist eine Absprache der Vertragskonditionen (textlich – per E-Mail oder mündlich, Telefonat / virtuelles Gespräch) nötig, da diese Verhandlung im Rahmen des EWP-IIA-Abschlusses nicht möglich ist. Jede Hochschule kann selbst entscheiden, ob sie bereits auf Basis der E-Mail-Absprachen Plätze vergeben möchte oder nicht. Die IIA-Vorlage kann für die Vorabvereinbarung genutzt werden, ist jedoch spätestens zum Zeitpunkt des ersten Mobilitätsantrittes mit dem entsprechenden Partner als digitales EWP-IIA dann nochmals abzuschließen.

Wenn Partnerhochschulen nicht auf E-Mails reagieren, in denen man absprechen möchte, ob eine Verlängerung von beiden Seiten gewünscht wird (und mit welchen Konditionen), kann man das als Absage sehen. Falls man aber den Partner so gut kennt und erwartet, dass er trotzdem eine Verlängerung wünscht, kann man die Plätze unter Vorbehalt doch ausschreiben. Das muss jede Hochschule auf Basis der Erfahrung innerhalb der Partnerschaft für sich selbst entscheiden.

Das akademische Jahr 2021/22 wurde durch die automatische Verlängerung der IIAs 2014-2020 abgedeckt. Die Berücksichtigung der vollständigen Laufzeit der Projekte des Calls 2027 (bis 2029) ist möglich. Noch allgemeiner kann die Zusammenarbeit für die vollständige Programmgeneration 2021 – 2027 vereinbart werden.

Es gibt für Probleme einen Helpdesk. Die EUF weist aber ausdrücklich darauf hin bei Fragen zunächst das EWP competence centre zu konsultieren. Über die Suchfunktion können Sie Themenbereiche und Step-by-step Anleitungen finden. In der Präsentation vom EDE-Dashboard-Workshop gibt es eine verkürzte deutsche Version.

Der Export von IIAs soll eine der kommenden neuen Funktionalitäten sein, die mit einem späteren Update verfügbar sind. Sie können anderen Kolleginnen und Kollegen Zugriff gewähren, in dem Sie diese unter “Accounts and Access” als Nutzer anlegen und entsprechende Rollen verteilen. Dies kann zunächst der Institutional Account Holder tun, der anderen das Recht erteilen kann, Konten zu erstellen.

Bereits abgeschlossene IIAs in Papierform besitzen weiterhin Gültigkeit. Bis maximal Mai 2023 sollen Mobilitäten weiterhin gefördert werden können. Sofern sich aufgrund der Laufzeitverlängerung eine Änderung zum IIA ergibt, kann dies formlos per E-Mailanhang festgehalten werden.
Im Aufruf 2021 müssen generell nur neue IIAs ausgestellt werden, sofern es sich um eine gänzlich neue Partnerschaft handelt. Hierfür empfehlen wir Hochschulen die Vorlage des IIAs für die Mobilität zwischen Programm- und Partnerländern zu nutzen.

Die EU KOM bestätigt, dass die "alten" IIAs von den Partnern für das erste Jahr der Umsetzung des neuen Programms (akademisches Jahr 2021/2022) verlängert werden können. Sammeln und tauschen Sie alle Informationen per E-Mail aus und aktualisieren Sie alle relevanten Vertragsbedingungen für die bilaterale Zusammenarbeit direkt in Ihren IT-Systemen, sodass Sie bereit sind, alle IIAs digital zu erneuern, sobald dies möglich ist. Wenn beide Hochschulen bereit sind, IIAs digital zu erneuern, validieren Sie diese über EWP.

Nutzen Sie die neue IIA-Vorlage (Inter-institutional Agreement | Erasmus+) und unterschreiben Sie diese elektronisch (diese darf nur Mobilitäten enthalten, die vor dem akademischen Jahr 2022/2023 umgesetzt werden). Sobald beide Hochschulen für den digitalen Austausch bereit sind, sollten sie spätestens bis zum Beginn der Mobilitäten im akademischen Jahr 2022/2023 Ihre Papiervereinbarung über EWP digital erneuern.

ECHE-Hochschulen, die im Aufruf 2021 erstmals eine ECHE erhalten haben, unterliegen dem gleichen Zeitplan wie alle anderen Hochschulen. Neue ECHE-Hochschulen aus dem ECHE-Aufruf 2022, die vor Ende 2021 bekannt gegeben werden, erhalten ein Übergangsjahr, um sich mit EWP zu verbinden und IIAs digital abzuschließen. Falls IIAs bereits vor der Anbindung an EWP unterzeichnet werden sollen, ist das Vorgehen aus dem 2. Fall zu befolgen.

Nutzen Sie die IIA-Vorlage der Papierversion (Inter-institutional Agreement | Erasmus+). Langfristig werden diese auch digitalisiert.

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