Erasmus+ Enriching lives, opening minds.

Informationen zum Umgang mit Förderungen des Erasmus+ Programms aufgrund der COVID-19-Pandemie

Letzte Änderung: 9. August 2021

Auf dieser Seite erhalten Sie regelmäßig Informationen zum Umgang mit der COVID-19-Pandemie in Bezug auf Erasmus+ angepasst auf die jeweilige Lage in Europa und der Welt.

Nach kurzzeitiger Entspannung zum Frühjahrsende steigen aktuell die Fallzahlen an COVID-19-Infektionen in Deutschland und weiten Teilen Europas erneut. Das gilt insbesondere auch für die weitere Ausbreitung der Delta-Variante, so dass es weiterhin Hochinzidenz- und Virusvariantengebiete gibt, für die besondere Reisevorgaben gelten. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Corona-Einreiseverordnung des Bundesministeriums für Gesundheit, die laufend aktualisiert wird. Alle Entwicklungen beobachtet die NA DAAD aufmerksam, gerade auch im Hinblick auf die physische Durchführung der Mobilität von Studierenden und Hochschulpersonal im Wintersemester 2021/22. Die von der Europäischen Kommission eingeräumte Möglichkeit vom Herbst 2020, eine Mobilität zunächst virtuell zu planen und zu beginnen und – wenn möglich – zu einem späteren Zeitpunkt physisch fortzuführen, ist bis auf Weiteres gültig.

Im Falle eines physischen Aufenthaltes, haben Sie als Geförderte die jeweils geltenden Corona-Bestimmungen des Gastlandes zu befolgen.

Damit Sie die Lage besser einschätzen und alle notwendigen Schritte planen können, beachten Sie bitte die Reisehinweise auf den Seiten des Auswärtigen Amtes zum Coronavirus – sowohl die Reisewarnungen als auch die Einreisebestimmungen in etwaige Zielländer. Angesichts der aktuellen Entwicklungen möchten wir weiterhin auf die Informationen des European Centre for Disease Prevention and Control zur Risikoabschätzung für verschiedenen Länder hinweisen.

Die EU wie auch die NA DAAD verfolgen die Zahlen aufmerksam und empfehlen weiterhin, umsichtig mit den notwendigen Vorkehrungen gegen die weitere Verbreitung des Virus und den länderspezifischen Reisehinweisen umzugehen. Von einer Reise in ein Risikogebiet (auch Hochinzidenz- und Virusvariantengebiet) raten wir daher ab. Falls unter den gegebenen Umständen Schwierigkeiten entstehen, hat die EU-Kommission für Erasmus+ geförderte Einzelmobilitäten und Projekte grundsätzlich die Erstattung von Reise- und Aufenthaltskosten aufgrund der Verbreitung des Virus unter den Regelungen von „force majeure“ anerkannt. Das Prinzip von „force majeure“ bleibt in allen Fällen eine Option, wenn außergewöhnliche Umstände eintreten und unvorhersehbare Kosten anfallen.

Wir weisen darauf hin, dass auch im Erasmus+ Programm Gesundheit und Sicherheit oberste Priorität haben. Wir bitten alle Hochschulen, engen Kontakt mit Teilnehmenden zu halten, um gemeinsam ein angemessenes Vorgehen zu erörtern sowie über eine virtuelle oder physische Mobilität – zu entscheiden.

Sollten Geförderte eine physische Mobilität planen, weisen Sie die Geförderten bitte darauf hin, dass für ausreichend Versicherungsschutz Sorge zu tragen ist. Es ist insbesondere darauf zu achten, dass Leistungsschutz bei Ausreise in Gebiete mit einer Reisewarnung und in Pandemiefällen besteht.

Die virtuelle Teilnahme ist weiterhin sowohl vom Heimatort als auch vom Gastland aus möglich. Ein Quarantänezeitraum, der zu Beginn des Aufenthaltes im Gastland erforderlich ist, wird wie der Zeitraum physischer Mobilität finanziell gefördert.

Detaillierte Informationen erhalten Sie in unseren FAQ.

Informationen zur Einreise aus Drittstaaten (07.08.20)

Um die Einreise Studierender und Forschender aus Drittstaaten nach Deutschland zu unterstützen, haben DAAD und HRK Musterformulare erstellt, welche Sie als Bescheinigung über die erforderliche Präsenz ausstellen können, um Visaverfahren und Grenzübertritte zu erleichtern. Sollte der Bezug im Titel des Musterschreibens zu § 16) b) des Aufenthaltsgesetzes für den betreffenden Mobilitätszweck der Studierenden nicht greifen, statt dessen ein Fall z.B. nach §16) c) oder der REST-Richtlinie vorliegen, so sind die Musterschreiben bei Bedarf anzupassen.

Anschreiben Einreise Drittstaaten DAAD/HRK
Bestätigung über die Notwendigkeit der Anwesenheit in Deutschland_Forschende (DE)
Bestätigung über die Notwendigkeit der Anwesenheit in Deutschland Forschende (EN)
Bestätigung über die Notwendigkeit der Anwesenheit in Deutschland Studierende Promovenden (DE)
Bestätigung über die Notwendigkeit der Anwesenheit in Deutschland Studierende Promovenden (EN)

Addendum VI zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung regelt erstens die Handhabung von Abrechnungsmodalitäten im Falle von Aktivitäten wie Transnational Project Meetings, LTT-Aktivitäten sowie Multiplier Events, die Corona-bedingt virtuell stattfinden mussten und zweitens die Möglichkeit der 60%-igen-Übertragung von Mitteln, die Corona-bedingt frei geworden sind. Zudem stellen wir Projektkoordinator*innen laufender Strategischer Partnerschaften einen überarbeiteten Leitfaden [Link zum aktuellen Leitfaden] zur Verfügung, in dem Sie detaillierte Informationen zum Umgang mit Projekten und einzelnen Aktivitäten während der Corona-Krise sowie einen Überblick über früher geltende Regelungen erhalten.

Abrechnung von „force majeure" und Dokumentation im Mobility Tool+ für Strategische Partnerschaften (KA203 und KA226)

Aufgrund der Corona-Krise mussten Sie Ihre Aktivitäten in Ihrer Erasmus+ Strategischen Partnerschaft eventuell anders umsetzten als ursprünglich geplant.

Für Aktivitäten, die vor dem 23.06.2020 physisch stattfinden sollten, jedoch abgebrochen werden mussten, oder gar nicht physisch umgesetzt werden konnten, können Sie die entstandenen unvorhergesehenen Zusatzkosten unter Bezugnahme auf „force majeure“ in den folgenden Budgetkategorien abrechnen: Länderübergreifende Projekttreffen, LTT-Aktivitäten und Multiplier Events.

Als unvorhersehbare Zusatzkosten gelten Aufwände, die nicht im ursprünglichen Budget vorgesehen waren (z.B. Stornogebühren, die nicht durch Versicherungen abgedeckt sind, wenn die Veranstaltung nicht verschoben werden konnte). Diese Ausgaben müssen als reale Kosten (nicht als Stückkosten oder Pauschalen) abgerechnet werden. Für die Dokumentation müssen die Vertragsnehmer eine unterschriebene Erklärung vorhalten, die bescheinigt, dass die Kosten nicht anderweitig erstattet werden konnten.

  • Bitte kennzeichnen Sie die betroffene Aktivität als „force majeure“ in MT+. Hierdurch wird ein zusätzliches Kommentarfeld freigeschaltet.
  • Tragen Sie eine kurze Begründung für den Abbruch bzw. Streichung der Aktivität in das Kommentarfeld "force majeure Explanations" ein.
  • Passen Sie das automatisch errechnete finale Budget der Aktivität entsprechend den real entstandenen unvorhergesehenen Zusatzkosten an.

Nach dem 23.06.2020 können Sie regulär wie in Addendum VI beschrieben nur noch Mittel für virtuelle und hybride LTT-Aktivitäten und Multiplier Events abrechnen. Mittel für virtuelle länderübergreifende Projekttreffen sind nicht mehr vorgesehen.  

  • Bitte deklarieren Sie die betroffene Aktivität als virtuell oder hybrid in MT+ und geben Sie die Laufzeiten entsprechend an.
  • Das MT+ kalkuliert die förderfähigen Mittel entsprechend den jeweils relevanten Stückkostensätzen.

Die Erstattung von unvorhersehbaren Zusatzkosten wie Stornogebühren ist nur noch in Einzelfällen möglich, wenn ein Fall von „force majeure“ über die allgemeine Corona-Krise hinaus besteht.

1. Länderübergreifende Projekttreffen

Für länderübergreifende Projekttreffen, die vor dem 23.06.2020 stattfanden, kann sowohl im Falle einer abgebrochenen Aktivität als auch im Falle einer Aktivität, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden hat, für die jedoch bereits Ausgaben angefallen sind (Stornogebühren Flug/Zug/Hotel), der bewilligte Betrag abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.

  • Wählen Sie dafür in MT+ „force majeure“ aus und rechnen Sie  die entstandenen Kosten spitz ab.
  • Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.

Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

Bei virtuell durchgeführten Projekttreffen, die nach dem 23.06.2020 stattfinden, gib es keinen Anspruch auf eine Abrechnung der ursprünglich bewilligten Stückkostensätze. Die dabei angefallenen Ausgaben müssen aus den bewilligten Mitteln der Budgetkategorie "Projektmanagement und -durchführung" gedeckt werden.

  • Bitte kennzeichnen Sie virtuell durchgeführte Projekttreffen im MT+, indem Sie den finalen Budgetbetrag der Aktivität auf 0 EUR setzen.
  • Eine individuelle Genehmigung für die Abrechnung der Mittel aus der Budgetkategorie „Projektmanagement und -durchführung“ durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

2. Learning, Teaching & Training (LTT)-Aktivitäten

Bei LTT-Aktivitäten, die vor dem 23.06.2020 stattgefunden haben, kann sowohl im Falle einer abgebrochenen Aktivität als auch im Falle einer Aktivität, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden hat, für die jedoch bereits Ausgaben angefallen sind (Stornogebühren Flug/Zug/Hotel), der bewilligte Betrag abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.

  • Wählen Sie dafür in MT+ „force majeure“ aus und rechnen Sie die entstandenen Kosten spitz ab.
  • Im Falle einer abgebrochenen LTT-Aktivität tragen Sie bitte den tatsächlichen Zeitraum der Aktivität (Start- und Enddatum) ein.
  • Berechnen Sie die entstandenen Kosten anhand der Ihnen vorliegenden Nachweise (Stornogebühren für Hotel, Flug/ Zug bzw. entstandene Kosten, falls keine Stornierung mehr möglich war). Tragen Sie die Beträge in die Felder „Total EU Travel Grant“ und „EU Individual Support“ ein.
  • Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.
  • Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

Vorgehen bei LTT-Aktivitäten, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden haben:

  • Bitte tragen Sie das geplante Startdatum ein. Das Enddatum entspricht in diesen Fällen dem Startdatum, so dass sich ein Aktivitätenzeitraum von einem Tag ergibt.
  • Die weiteren Schritte entnehmen Sie der vorangegangenen Beschreibung.

Bei virtuell durchgeführten LTT-Aktivitäten, die nach dem 23.06.2020 stattfinden, können für jeden Teilnehmer 15 Prozent des entsprechenden Stückkostensatzes für individuelle Unterstützung abgerechnet werden. Stückkostensätze für Reisekosten können nicht abgerechnet werden.

  • Wählen Sie dafür in MT+ die tatsächliche Art der Umsetzung (virtuell oder hybrid) und geben die jeweiligen Laufzeiten ein.
  • Das MT+ berechnet das entsprechende Budget automatisch.

3. Multiplier Events

Für Muliplier Events, die vor dem 23.06. stattfinden sollten und abgebrochen werden mussten oder aufgrund der Risikolage nicht stattfinden und nicht verschoben werden konnten, hier jedoch bereits Ausgaben entstanden sind, können die angefallenen Kosten abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.

  • Wählen Sie dafür in MT+ „force majeure“ aus und rechnen Sie die entstandenen Kosten spitz ab.
  • Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.
  • Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

Bei virtuell durchgeführten Multiplier Events, die nach dem 23.06.2020 stattfinden, beträgt der pro Teilnehmer gezahlte Zuschuss 15 Prozent des Stückkostensatzes, der für einen "lokalen Teilnehmer" abgerechnet werden kann (d.h. 15 EUR), bis zu einem Höchstbetrag von 5.000 EUR für die ganze Projektlaufzeit.

  • Legen Sie die Aktivität in MT+ als „virtuell“ an.
  • Das MT+ berechnet das entsprechende Budget automatisch.

Wir stehen Ihnen bei Rückfragen in konkreten Fällen gerne zur Verfügung.
Noch ein allgemeiner Hinweis: Sie helfen uns, wenn Sie bei allen Anfragen an die NA DAAD das jeweilige Projektjahr und die Projektnummer im Email-Betreff angeben.

Als Projektverantwortliche finden Sie hier in Kürze einen überarbeiteten Leitfaden für Erasmus+ Strategische Partnerschaften zum Umgang mit den Projekten und Aktivitäten bezüglich der Corona-Krise.

Informationen zu den von der Exekutivagentur für Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) verwalteten Aktionen: Europäische Hochschulen, Kapazitätsaufbauprojekte, Erasmus Mundus Joint Master Degrees, Wissensallianzen, Jean Monnet-Aktivitäten, Zukunftsweisende Kooperationsprojekte, Europäische Experimentelle Maßnahmen und Projekte Sozialer Integration

Wenn die Umsetzung eines von der EACEA bewilligten Erasmus+ Projekts durch die Verbreitung des Coronavirus behindert wird, müssen die Projektkoordinatoren in einem ersten Schritt per E-Mail die EACEA informieren. In einer E-Mail an den Project Officer, mit dem sie normalerweise in der EACEA in Kontakt sind, oder an das Funktionspostfach der Aktion sollen die Projektkoordinatoren detailliert das Problem und seine Auswirkungen auf die Projektumsetzung beschreiben. Die EACEA wird eine Rückmeldung zum weiteren Vorgehen und zur Förderfähigkeit von auf Grund des Coronavirus entstandenen Kosten geben.

Für weitere Informationen zu den Auswirkungen des Coronavirus´ auf die Implementierung von Programmen, die von der EACEA verwaltet werden, konsultieren Sie bitte die Informationen der EACEA vom 23.03.2020:
https://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/news/coronavirus-implications-for-implementation-programmes-managed-eacea_en

Zu den Konsequenzen des Coronavirus für Erasmus Mundus Projekte lesen Sie bitte die Informationen der EACEA vom 23.03.2020:
https://eacea.ec.europa.eu/node/25101_de

Hilfreiche Online-Instrumente in der Coronakrise:

Folgende Online-Tool-Sammlungen können bei der Umsetzung von Erasmus+ Projekten / Mobilitäten hilfreich sein:

Online-Lernressourcen der EU-Kommission: Online-Material und -Hilfsmittel für Lernende, Lehrkräfte und Erzieher/innen

Toolsammlung des Hochschulforums für Digitalisierung: Veranstaltungen und Lehre online umsetzen

Offizielle Website der Europäischen Union zur Öffnung Europas nach dem Lockdown aufgrund von COVID-19

Interaktive Website der EUF zum Mobilitätsstatus europäischer Hochschulen von Erasmus+ unter Covid-19

Bitte beachten Sie, dass sich laufend Änderungen ergeben können, die wir schnellstmöglich nachhalten werden.

Für weitere Informationen oder Erläuterungen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen der jeweiligen Förderlinien.

Nach oben