Addendum VI zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung regelt erstens die Handhabung von Abrechnungsmodalitäten im Falle von Aktivitäten wie Transnational Project Meetings, LTT-Aktivitäten sowie Multiplier Events, die Corona-bedingt virtuell stattfinden mussten und zweitens die Möglichkeit der 60%-igen-Übertragung von Mitteln, die Corona-bedingt frei geworden sind. Zudem stellen wir Projektkoordinator*innen laufender Strategischer Partnerschaften einen überarbeiteten Leitfaden zur Verfügung, in dem Sie detaillierte Informationen zum Umgang mit Projekten und einzelnen Aktivitäten während der Corona-Krise sowie einen Überblick über früher geltende Regelungen erhalten.

Abrechnung von „force majeure" und Dokumentation im Mobility Tool+ für Strategische Partnerschaften (KA203 und KA226)

Aufgrund der Corona-Krise mussten Sie Ihre Aktivitäten in Ihrer Erasmus+ Strategischen Partnerschaft eventuell anders umsetzten als ursprünglich geplant.

Für Aktivitäten, die vor dem 23.06.2020 physisch stattfinden sollten, jedoch abgebrochen werden mussten, oder gar nicht physisch umgesetzt werden konnten, können Sie die entstandenen unvorhergesehenen Zusatzkosten unter Bezugnahme auf „force majeure“ in den folgenden Budgetkategorien abrechnen: Länderübergreifende Projekttreffen, LTT-Aktivitäten und Multiplier Events.

Als unvorhersehbare Zusatzkosten gelten Aufwände, die nicht im ursprünglichen Budget vorgesehen waren (z.B. Stornogebühren, die nicht durch Versicherungen abgedeckt sind, wenn die Veranstaltung nicht verschoben werden konnte). Diese Ausgaben müssen als reale Kosten (nicht als Stückkosten oder Pauschalen) abgerechnet werden. Für die Dokumentation müssen die Vertragsnehmer eine unterschriebene Erklärung vorhalten, die bescheinigt, dass die Kosten nicht anderweitig erstattet werden konnten.

• Bitte kennzeichnen Sie die betroffene Aktivität als „force majeure“ in MT+. Hierdurch wird ein zusätzliches Kommentarfeld freigeschaltet.
• Tragen Sie eine kurze Begründung für den Abbruch bzw. Streichung der Aktivität in das Kommentarfeld "force majeure Explanations" ein.
• Passen Sie das automatisch errechnete finale Budget der Aktivität entsprechend den real entstandenen unvorhergesehenen Zusatzkosten an.

Nach dem 23.06.2020 können Sie regulär wie in Addendum VI beschrieben nur noch Mittel für virtuelle und hybride LTT-Aktivitäten und Multiplier Events abrechnen. Mittel für virtuelle länderübergreifende Projekttreffen sind nicht mehr vorgesehen.  

• Bitte deklarieren Sie die betroffene Aktivität als virtuell oder hybrid in MT+ und geben Sie die Laufzeiten entsprechend an.
• Das MT+ kalkuliert die förderfähigen Mittel entsprechend den jeweils relevanten Stückkostensätzen.

Die Erstattung von unvorhersehbaren Zusatzkosten wie Stornogebühren ist nur noch in Einzelfällen möglich, wenn ein Fall von „force majeure“ über die allgemeine Corona-Krise hinaus besteht.

1. Länderübergreifende Projekttreffen

Für länderübergreifende Projekttreffen, die vor dem 23.06.2020 stattfanden, kann sowohl im Falle einer abgebrochenen Aktivität als auch im Falle einer Aktivität, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden hat, für die jedoch bereits Ausgaben angefallen sind (Stornogebühren Flug/Zug/Hotel), der bewilligte Betrag abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.

• Wählen Sie dafür in MT+ „force majeure“ aus und rechnen Sie  die entstandenen Kosten spitz ab.
• Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.

Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

Bei virtuell durchgeführten Projekttreffen, die nach dem 23.06.2020 stattfinden, gib es keinen Anspruch auf eine Abrechnung der ursprünglich bewilligten Stückkostensätze. Die dabei angefallenen Ausgaben müssen aus den bewilligten Mitteln der Budgetkategorie "Projektmanagement und -durchführung" gedeckt werden.

• Bitte kennzeichnen Sie virtuell durchgeführte Projekttreffen im MT+, indem Sie den finalen Budgetbetrag der Aktivität auf 0 EUR setzen.
• Eine individuelle Genehmigung für die Abrechnung der Mittel aus der Budgetkategorie „Projektmanagement und -durchführung“ durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

2. Learning, Teaching & Training (LTT)-Aktivitäten

Bei LTT-Aktivitäten, die vor dem 23.06.2020 stattgefunden haben, kann sowohl im Falle einer abgebrochenen Aktivität als auch im Falle einer Aktivität, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden hat, für die jedoch bereits Ausgaben angefallen sind (Stornogebühren Flug/Zug/Hotel), der bewilligte Betrag abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.

• Wählen Sie dafür in MT+ „force majeure“ aus und rechnen Sie die entstandenen Kosten spitz ab.
• Im Falle einer abgebrochenen LTT-Aktivität tragen Sie bitte den tatsächlichen Zeitraum der Aktivität (Start- und Enddatum) ein.
• Berechnen Sie die entstandenen Kosten anhand der Ihnen vorliegenden Nachweise (Stornogebühren für Hotel, Flug/ Zug bzw. entstandene Kosten, falls keine Stornierung mehr möglich war). Tragen Sie die Beträge in die Felder „Total EU Travel Grant“ und „EU Individual Support“ ein.
• Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.
• Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

Vorgehen bei LTT-Aktivitäten, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden haben:

• Bitte tragen Sie das geplante Startdatum ein. Das Enddatum entspricht in diesen Fällen dem Startdatum, so dass sich ein Aktivitätenzeitraum von einem Tag ergibt.
• Die weiteren Schritte entnehmen Sie der vorangegangenen Beschreibung.

Bei virtuell durchgeführten LTT-Aktivitäten, die nach dem 23.06.2020 stattfinden, können für jeden Teilnehmer 15 Prozent des entsprechenden Stückkostensatzes für individuelle Unterstützung abgerechnet werden. Stückkostensätze für Reisekosten können nicht abgerechnet werden.

• Wählen Sie dafür in MT+ die tatsächliche Art der Umsetzung (virtuell oder hybrid) und geben die jeweiligen Laufzeiten ein.
• Das MT+ berechnet das entsprechende Budget automatisch.

3. Multiplier Events

Für Muliplier Events, die vor dem 23.06. stattfinden sollten und abgebrochen werden mussten oder aufgrund der Risikolage nicht stattfinden und nicht verschoben werden konnten, hier jedoch bereits Ausgaben entstanden sind, können die angefallenen Kosten abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.

• Wählen Sie dafür in MT+ „force majeure“ aus und rechnen Sie die entstandenen Kosten spitz ab.
• Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.
• Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.

Bei virtuell durchgeführten Multiplier Events, die nach dem 23.06.2020 stattfinden, beträgt der pro Teilnehmer gezahlte Zuschuss 15 Prozent des Stückkostensatzes, der für einen "lokalen Teilnehmer" abgerechnet werden kann (d.h. 15 EUR), bis zu einem Höchstbetrag von 5.000 EUR für die ganze Projektlaufzeit.

• Legen Sie die Aktivität in MT+ als „virtuell“ an.
• Das MT+ berechnet das entsprechende Budget automatisch.

Wir stehen Ihnen bei Rückfragen in konkreten Fällen gerne zur Verfügung.
Noch ein allgemeiner Hinweis: Sie helfen uns, wenn Sie bei allen Anfragen an die NA DAAD das jeweilige Projektjahr und die Projektnummer im Email-Betreff angeben.