Sachstand: Digitalisierung des Erasmus+ Programms
Allgemeines
Die Digitalisierung des Erasmus+ Programms ist eines der großen Themen für die Zukunft der europäischen Hochschulzusammenarbeit.
Mit der European Student Card Initiative (ESCI) wird die Programmadministration an den Hochschulen digitalisiert. Der Austausch von Dokumenten weicht einem Austausch von Daten über das Erasmus Without Paper (EWP) Netzwerk, ein (digitaler) Europäischer Studierendenausweis wird eingeführt und die Erasmus+ App rückt in den Fokus.
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Mit der Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) haben sich die Hochschulen zur Umsetzung der ESCI verpflichtet. Die Verpflichtung gilt aber erst dann, wenn die einzelnen Bausteine voll funktionsfähig sind.
Somit wird es in Zukunft für jede Hochschule, die am Erasmus+ Programm teilnimmt, unerlässlich sein, diese Initiative in die eigene IT- Infrastruktur zu integrieren und anzupassen.
Für die Anbindung an EWP gibt es mehrere äquivalente Möglichkeiten, die die Hochschulen in die Lage versetzen sollen, eine Lösung zu wählen, die eine bestmögliche Unterstützung der (hochschuleigenen) Prozesse gewährleistet.
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Durch die Schnittstellen, z.B. zum Austausch der digitalen Learning Agreements, werden die unterschiedlichen Softwarelösungen interoperabel, d.h. es ist nicht erforderlich, zu wissen, welche Software die Partnerhochschule verwendet oder das gleiche Tool zu nutzen.
Umfangreiche Informationen finden sich im Informationsangebot auf den Webseiten der Europäischen Kommission. Für die rein technische Umsetzung der Schnittstellen ist im GitHub eine Zusammenstellung aller relevanten Informationen in Bezug auf die Softwareentwicklung (sog. repositories) zu finden.
Weitere Projekte und Einzelinitiativen, die die Hochschulen bei der Umsetzung der ESCI unterstützen, finden Sie in unserem Glossar.
ESCI – mehr als nur EWP?
Die Europäische Kommission hat mit der Einführung der ESCI die Weichen für die Digitalisierung von Studierendenmobilität gestellt. Allerdings umfasst das Erasmus+ Programm weit mehr als nur studienbezogene Mobilitäten, indem es auch Praktika und Personalmobilität inklusive internationaler Austausche anbietet. Die ESCI repräsentiert somit einen ersten Schritt in Richtung einer digitalen Zukunft für die Verwaltung des Erasmus+ Programms. Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, dass sich deutsche Hochschulen weiterhin umfassend mit den Vorbereitungen und der Implementierung der digitalen Strukturen von Erasmus+ auseinandersetzen.
(Stand: Mai 2024)
Zu Beginn der neuen Programmgeneration und somit dem Start von EWP sah die Umsetzung noch feste Implementierungszeitpunkte für jede Funktionalität vor. Wenngleich die Verpflichtung unter der Bedingung der Funktionsfähigkeit weiterbesteht, so wird den unterschiedlichen Umsetzungsgeschwindigkeiten zwischen den europäischen Hochschulen stärker Rechnung getragen. Die vorhandenen Bausteine für den Austausch von IIA und LA sollen stabiler gestaltet und die die dahinterliegenden Prozesse optimiert werden. Zudem sollen die noch einzuführenden Bausteine mit Blick auf die Interoperabilität eine bestmögliche Vorbereitung durch verstärkten Einbezug von Hochschul-Feedback erfahren.
Auch in 2024 können die Schnittstellen für den Austausch von IIAs und LAs noch nicht für die gesamte innereuropäische Mobilität (KA131) genutzt werden, wodurch weiterhin die im folgenden Abschnitt aufgeführten Regelungen weiterhin Anwendung finden.
Allgemeines Vorgehen für Inter-Institutional Agreements und Learning Agreements:
Aus der gegenwärtig noch notwendigen Gleichzeitigkeit analoger und digitaler Lösungen für die ersten beiden Bausteine, das Inter-Institutional Agreement (IIA) und das Learning Agreement zu Studienzwecken (LA), ergeben sich unterschiedliche Vorgaben im Umgang mit den IIA und LA.
Vorgehen bei den IIAs:
- Grundsätzlich behalten alle IIAs, die vor dem 01.01.2023 abgeschlossen wurden, ihre Gültigkeit. Generell empfehlen wir, die IIAs mit einer möglichst langen Laufzeit und über EWP abzuschließen.
- Jene IIAs, die per E-Mail oder PDF/Papier abgeschlossen wurden, sind sukzessive über EWP digital nachzutragen. Für diese Nachtragung ist bisher kein konkreter Umsetzungszeitraum (Deadline) definiert worden.
- Für neu abzuschließende IIAs nach dem 31.12.2022 ist zunächst zu prüfen, ob ein digitaler Abschluss über EWP möglich ist. Sofern dies nicht möglich ist, kann alternativ auf E-Mail oder PDF/Papier ein IIA abgeschlossen werden. Diese sind aber ebenfalls nachträglich digital über EWP abzuschließen, wenn dies für beide Seiten möglich ist.
Vorgehen bei den LAs:
- Grundsätzlich muss jede studentische Mobilität zu Studienzwecken (SMS), ungeachtet des Mediums (digital, PDF, Papier usw.) über ein LA verfügen. Dies dient zur Absicherung der Interessen der Studierenden. Auch hier gilt, nach Möglichkeit, bereits LAs digital über EWP auszutauschen.
- Für die LAs ab dem akademischen Jahr 2022/23 gilt:
- Wenn das LA von allen drei Vertragsparteien bis zum 31.12.2022 auf Papier begonnen wurde, behält dieses seine Gültigkeit. Eine nachträgliche Digitalisierung der LA ist nicht erforderlich. Sofern der LA-Prozess auf Papier/PDF gestartet wurde, sind auch nachfolgende Änderungen/Ergänzungen auf Papier/PDF vorzunehmen.
- Ab dem 01.01.2023 sollen alle LA nur noch über EWP abgeschlossen werden, sofern beiden Partnerhochschulen ein Austausch über EWP möglich ist. Sollte es nicht möglich sein, gelten die Regelungen unter 1 und 2a.
Transcript of Records (ToR) und Nominierung (NOM):
Derzeit befinden sich die EWP-Bausteine „Transcripts of Records“ (ToR) und „Nominierung“ in einer sogenannten „early release phase“. Damit können sie zu Testzwecken ausprobiert werden, ohne dass damit eine Verpflichtung zur Nutzung verbunden ist. Voraussetzung hierfür ist die Festlegung der “mandatory business requirements” und somit die Abstimmung über die Daten, die zwischen den Partnerhochschulen ausgetauscht werden sollen.
Für diese zwei weiteren EWP-Bausteine gibt es gegenwärtig keine konkrete zeitliche Umsetzungsvorgabe. Dennoch wird an der Digitalisierung des gesamten mobility lifecycles weitergearbeitet, die verbindliche Implementierung kann aber erst dann erfolgen, wenn die Schnittstellen stabil funktionieren. Weitere Informationen fasst ein Artikel auf der Webseite der Europäischen Kommission zusammen.
April 2024:
Aktualisierung der IIA-Schnittstelle (Version 7.0)
Anfang April wurde ein geplantes Update der IIA-Schnittstelle in EWP durchgeführt. Alle Anbieter von EWP-Lösungen haben sich auf diesen Zeitraum geeinigt und sollten die Aktualisierung entsprechend vorgenommen haben. Dennoch kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass insbesondere Inhouse-Lösungen noch nicht auf dem aktuellen Stand sind und somit mit den entsprechenden Hochschulen keine IIAs ausgetauscht werden können. Eine Übersicht, welche Provider diesen Wechsel bereits erfolgreich vollzogen haben, finden Sie hier.
Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick:
- Mehr Flexibilität bei einigen Dateneinträgen:
- Es müssen keine „Gesamtmonate“ für Studierendenmobilität angeben werden, sofern dies nicht sinnvoll ist, (z.B. im Zusammenhang mit spezifischen Vereinbarungen für short-term blended Mobility)
- Es müssen keine E-Mail-Adressen und Telefonnummern angeben werden, wenn dies nicht relevant ist (sobald die Factsheet-API im Jahr 2024 ebenfalls aktualisiert worden ist).
- Mehr Einschränkungen bei einigen Dateneinträgen:
- 4-stellige ISCED-codes werden verpflichtend
- Sprachanforderungen und die Gesamtzahl der Teilnehmenden müssen angeben werden, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Umgang mit alten Agreements (vor Version 7.0):
Alle Agreements, die vor dem Update (der Umstellung auf Version 7.0) abgeschlossen wurden, behalten ihre Gültigkeit. Sollten an diesen Agreements allerdings Änderungen vorgenommen werden, so wird dieses Agreement auf die 7.0er Version angepasst, was unter Umständen dazu führt, dass entsprechende nun verpflichtende Vorgaben (z.B. 4-stelliger ISCED-Code) zusätzlich eingepflegt werden müssen. Agreements, die nach der Umstellung abgeschlossen werden, erfüllen automatisch die Vorgaben der neuen Version 7.0 .
März 2024:
EWP Onboarding Guide
Auf der Webseite der Europäischen Kommission finden Sie nun den EWP Onboarding Guide mit hilfreichen Informationen für alle diejenigen unter Ihnen, die sich erst seit kurzer Zeit mit dem Themenbereich ESCI/EWP beschäftigen oder die ihr bereits vorhandenes Wissen auffrischen/ergänzen möchten.
Neuer ESCI-Newsletter
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Die Nationale Agentur für Erasmus+ Hochschulzusammenarbeit im DAAD begleitet die Einführung der digitalen Initiative mit verschiedenen Informations- und Beratungsangeboten. So greifen wir bspw. auf ein Netzwerk an Erasmus+ Digitalexpert:innen zurück, um zielgruppen- und bedarfsgerechte Angebote zu schaffen, die den deutschen Hochschulen bei der Umsetzung behilflich sein können.
