Sachstand: Digitalisierung des Erasmus+ Programms
Die Digitalisierung des Erasmus+ Programms ist eines der großen Themen für die Zukunft der europäischen Hochschulzusammenarbeit. Mit der European Student Card Initiative (ESCI) wird die Programmadministration an den Hochschulen digitalisiert. Der Austausch von Dokumenten weicht einem Austausch von Daten über das Erasmus Without Paper (EWP) Netzwerk, ein (digitaler) Europäischer Studierendenausweis wird eingeführt und die Erasmus+ App rückt in den Fokus.
Mit der Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) haben sich die Hochschulen zur Umsetzung der ESCI verpflichtet. Die Verpflichtung gilt aber erst dann, wenn die einzelnen Bausteine voll funktionsfähig sind.
Somit wird es in Zukunft für jede Hochschule, die am Erasmus+ Programm teilnimmt, unerlässlich sein, diese Initiative in die eigene IT- Infrastruktur zu integrieren und anzupassen.
Für die Anbindung an EWP gibt es mehrere äquivalente Möglichkeiten, die die Hochschulen in die Lage versetzen sollen, eine Lösung zu wählen, die eine bestmögliche Unterstützung der (hochschuleigenen) Prozesse gewährleistet.
Durch die Schnittstellen, z.B. zum Austausch der digitalen Learning Agreements, werden die unterschiedlichen Softwarelösungen interoperabel, d.h. es ist nicht erforderlich, zu wissen, welche Software die Partnerhochschule verwendet oder das gleiche Tool zu nutzen.
Umfangreiche Informationen finden sich im Informationsangebot auf den Webseiten der Europäischen Kommission. Für die rein technische Umsetzung der Schnittstellen ist im GitHub eine Zusammenstellung aller relevanten Informationen in Bezug auf die Softwareentwicklung (sog. repositories) zu finden.
Weitere Projekte und Einzelinitiativen, die die Hochschulen bei der Umsetzung der ESCI unterstützen, finden Sie in unserem Glossar.
ESCI – mehr als nur EWP?
Die Europäische Kommission hat mit der Einführung der ESCI die Weichen für die Digitalisierung von Studierendenmobilität gestellt. Allerdings umfasst das Erasmus+ Programm weit mehr als nur studienbezogene Mobilitäten, indem es auch Praktika und Personalmobilität inklusive internationaler Austausche anbietet. Die ESCI repräsentiert somit einen ersten Schritt in Richtung einer digitalen Zukunft für die Verwaltung des Erasmus+ Programms. Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, dass sich deutsche Hochschulen weiterhin umfassend mit den Vorbereitungen und der Implementierung der digitalen Strukturen von Erasmus+ auseinandersetzen.
Zu Beginn der neuen Programmgeneration und somit dem Start von EWP sah die Umsetzung noch feste Implementierungszeitpunkte für jede Funktionalität vor. Wenngleich die Verpflichtung unter der Bedingung der Funktionsfähigkeit weiterbesteht, so wird den unterschiedlichen Umsetzungsgeschwindigkeiten zwischen den europäischen Hochschulen stärker Rechnung getragen. Die vorhandenen Bausteine für den Austausch von IIA und LA sollen stabiler gestaltet und die die dahinterliegenden Prozesse optimiert werden. Zudem sollen die noch einzuführenden Bausteine mit Blick auf die Interoperabilität eine bestmögliche Vorbereitung durch verstärkten Einbezug von Hochschul-Feedback erfahren.
Nach wie vor können die Schnittstellen für den Austausch von IIAs und LAs noch nicht für die gesamte innereuropäische Mobilität (KA131) genutzt werden, wodurch die im folgenden Abschnitt aufgeführten Regelungen weiterhin Anwendung finden.
Aus der gegenwärtig noch notwendigen Gleichzeitigkeit analoger und digitaler Lösungen für die ersten beiden Bausteine, das Inter-Institutional Agreement (IIA) und das Learning Agreement zu Studienzwecken (LA), ergeben sich unterschiedliche Vorgaben im Umgang mit den IIA und LA.
Vorgehen bei den IIAs:
- Grundsätzlich behalten alle IIAs, die vor dem 01.01.2023 abgeschlossen wurden, ihre Gültigkeit. Generell empfehlen wir, die IIAs mit einer möglichst langen Laufzeit und über EWP abzuschließen.
- Jene IIAs, die per E-Mail oder PDF/Papier abgeschlossen wurden, sind sukzessive über EWP Digital nachzutragen. Für diese Nachtragung ist bisher kein konkreter Umsetzungszeitraum (Deadline) definiert worden.
- Für neu abzuschließende IIAs nach dem 31.12.2022 ist zunächst zu prüfen, ob ein digitaler Abschluss über EWP möglich ist. Sofern dies nicht möglich ist, kann alternativ auf E-Mail oder PDF/Papier ein IIA abgeschlossen werden. Diese sind aber ebenfalls nachträglich Digital über EWP abzuschließen, wenn dies für beide Seiten möglich ist.
Vorgehen bei den LAs:
- Grundsätzlich muss jede studentische Mobilität zu Studienzwecken (SMS), ungeachtet des Mediums (Digital, PDF, Papier usw.) über ein LA verfügen. Dies dient zur Absicherung der Interessen der Studierenden. Auch hier gilt, nach Möglichkeit, bereits LAs Digital über EWP auszutauschen.
- Für die LAs ab dem akademischen Jahr 2022/23 gilt:
- Wenn das LA von allen drei Vertragsparteien bis zum 31.12.2022 auf Papier begonnen wurde, behält dieses seine Gültigkeit. Eine nachträgliche Digitalisierung der LA ist nicht erforderlich. Sofern der LA-Prozess auf Papier/PDF gestartet wurde, sind auch nachfolgende Änderungen/Ergänzungen auf Papier/PDF vorzunehmen.
- Ab dem 01.01.2023 sollen alle LA nur noch über EWP abgeschlossen werden, sofern beiden Partnerhochschulen ein Austausch über EWP möglich ist. Sollte es nicht möglich sein, gelten die Regelungen unter 1 und 2a.
Die Digitalen Nominierungen (NOM) sind ein weiterer Baustein des digitalen Datenaustauschs über das EWP Netzwerk.
Durch den direkten Austausch von Studierendendaten zwischen den Systemen soll die manuelle Datenübertragung – etwa über E-Mails, Tabellen oder unterschiedliche Online-Formulare entfallen.
Wichtig: vorgelagerte, inneruniversitäre Prozesse der Bewerbendenauswahl und/oder der Auswahl von Nominierten der Partnerhochschulen bleiben davon unberührt.
Der Roll-Out-Plan sieht vor, dass mit dem Jahr 2026 beginnend die NOM schrittweise von den jeweiligen EWP Providern zur Verfügung gestellt werden. Grundvoraussetzung hierfür ist das sog. Conformance Testing, in dem die technische Übereinstimmung der jeweiligen Implementierung mit den Vorgaben überprüft wird. Eine Übersicht über EWP Provider, die das Conformance Testing abgeschlossen haben, finden Sie unter Technical testing and validation reports – EWP Developers Guide – Confluence. Beachten Sie bitte: sofern Sie eine eigene IT-Lösung oder einen Anbieter von EWP Lösungen verwenden, sind die von diesen geteilten Informationen maßgeblich.
Für den oben skizzierten Nominierungsprozess werden verschiedene Datenelemente ausgetauscht, die sich in persönliche Studierendendaten und (institutionelle) Mobilitätsdaten aufgliedern:
- Persönliche Daten der Studierenden
- Vor- und Zuname
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- Nationalität
- European Student Identifier (ESI)
- Mobilitätsdaten
- Name der entsendenden Hochschule ( als SCHAC code) of the sending higher education institution: SCHAC is the EWP identifier for higher education institution.
- Name der aufnehmenden Hochschule (als SCHAC code) of the receiving higher education institution: SCHAC is the EWP identifier for higher education institution.
- IIA-ID der entsenden Hochschule iia-id sending higher education institution: if the agreement is bilaterally approved via EWP this field should be available and must be shared.
- IIA-ID der aufnehmenden Hochschule receiving higher education institution if the agreement is bilaterally approved via EWP this field should be available and must be shared.
- Vierstelliger ISCED-Code gem. IIA 4-digit ISCED field of education of the inter-institutional agreement: some inter-institutional agreements with several cooperation conditions that might have different fields of education.
- EQF Level
- Akademisches Jahr der Mobilität
- Academic year in which the mobility will take place.
- Semester
- Aktivitätsart (SMS/SMP): student mobility for studies, student mobility for traineeships
- Mobilitätsart (long-term mobility, short-term mobility mit virtueller Komponente, short-term doctoral mobility)
Wichtig: manche Datenfelder (z.B. ESI, IIA-ID) werden für die NOM nur automatisch ausgetauscht (bzw. vorausgefüllt), wenn es ein zwischen Ihnen und Ihrer Partnerhochschule gegenseitig über EWP abgeschlossenes IIA (Status: approved) gibt und die EWP Bausteine (IIA, LA, NOM) in einer EWP Lösung verwaltet werden. Wenn Sie unterschiedliche EWP Lösungen für die EWP Bausteine verwenden, sind manche Datenfelder nicht verfügbar (z.B. IIA-ID) oder sind händisch einzupflegen (z.B. ESI).
Die schematische Darstellung des Nominierungsprozesses kann in jedem Fall als Ansatzpunkt verwendet werden, um interne Prozesse – wo nötig – schrittweise anzupassen. Eine frühe Auseinandersetzung ermöglicht es Ihnen, Potenziale für einen reibungslosen und einfacheren Nominierungsprozess über EWP zu nutzen.
Wichtig: die Einführung des NOM-Bausteins trägt erneut den unterschiedlichen Implementierungsgeschwindigkeiten unter den Hochschulen Rechnung. Erst wenn beide Seiten Nominierungen in beide Richtungen (Incoming & Outgoing) über EWP abbilden können, kann der NOM-Baustein für den Austausch der Nominierungsdaten über EWP verwendet werden.
Unter https://stats.erasmuswithoutpaper.eu/ können Sie überprüfen, ob Ihre Partnerhochschule die NOM-API in der Version 3 aktiviert hat. Wenn für eine Partnerhochschule eine geringere Versionsnummer angezeigt wird oder kein Eintrag hier steht, ist eine Nominierung über EWP nicht möglich.
Beachten Sie, dass es insbesondere am Anfang dennoch sein kann, dass nicht direkt alle Fakultäten einer Hochschule Nominierungen austauschen können.
FAQ zu den Nominierungen der Europäischen Kommission
FAQ zu den Nominierungen [PDF, 851,15kb]
Die Europäische Kommission und das EWP+ Konsortium haben eine Sammlung der häufigsten Fragen zusammengestellt, die Sie hier herunterladen können. Zusätzlich finden Sie unter dem folgenden Link den User Guide for Nominations – March 2026.
Derzeit befindet sich der EWP-Baustein „Transcripts of Records“ (ToR) in der Konzeptionsphase.
Für diesen EWP-Baustein gibt es gegenwärtig keine konkrete zeitliche Umsetzungsvorgabe. Dennoch wird an der Digitalisierung des gesamten mobility lifecycles weitergearbeitet, die verbindliche Implementierung kann aber erst dann erfolgen, wenn die Schnittstellen stabil funktionieren. Weitere Informationen fasst ein Artikel auf der Webseite der Europäischen Kommission zusammen.
Februar 2026:
Konsultationen zur (Weiter-) Entwicklung der ESCI
Für das Jahr 2026 sind verschiedene Konsultationen geplant, wie die European Student Card Initiative (ESCI) fortgeführt werden kann.
Hierzu hat die Europäische Kommunikation ein Statement veröffentlicht (Planning ESCI in the next Erasmus+ Programme (2028-34): building on our shared success – Erasmus+), welches einerseits die Kontinuität der bestehenden EWP Bausteine betont und andererseits den Beginn der Planungen zur nächsten Phase der ESCI markiert. Eine Stakeholder-Umfrage wird auf bestehenden Studien und Konsultationen aufbauen. Dabei soll ermittelt werden, welche Merkmale des derzeitigen ESCI-Systems beibehalten werden sollten, wo dessen größte Schwächen liegen und welche neuen Anforderungen sich aus dem nächsten Erasmus+-Programm ergeben. Nach Abschluss der Umfrage im Mai 2026 werden die verschiedenen technischen Umsetzungsoptionen analysiert und mit den Stakeholdernt in verschiedenen Sitzungsformaten beraten. Der bevorzugte Ansatz für das künftige ESCI-System wird im Juni 2026 auf einer speziellen Konferenz der Interessengruppen zur Diskussion gestellt.
April 2024:
Aktualisierung der IIA-Schnittstelle (Version 7.0)
Anfang April wurde ein geplantes Update der IIA-Schnittstelle in EWP durchgeführt. Alle Anbieter von EWP-Lösungen haben sich auf diesen Zeitraum geeinigt und sollten die Aktualisierung entsprechend vorgenommen haben. Dennoch kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass insbesondere Inhouse-Lösungen noch nicht auf dem aktuellen Stand sind und somit mit den entsprechenden Hochschulen keine IIAs ausgetauscht werden können. Eine Übersicht, welche Provider diesen Wechsel bereits erfolgreich vollzogen haben, finden Sie hier.
Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick:
- Mehr Flexibilität bei einigen Dateneinträgen:
- Es müssen keine „Gesamtmonate“ für Studierendenmobilität angeben werden, sofern dies nicht sinnvoll ist, (z.B. im Zusammenhang mit spezifischen Vereinbarungen für short-term blended Mobility)
- Es müssen keine E-Mail-Adressen und Telefonnummern angeben werden, wenn dies nicht relevant ist (sobald die Factsheet-API im Jahr 2024 ebenfalls aktualisiert worden ist).
- Mehr Einschränkungen bei einigen Dateneinträgen:
- 4-stellige ISCED-codes werden verpflichtend
- Sprachanforderungen und die Gesamtzahl der Teilnehmenden müssen angeben werden, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Umgang mit alten Agreements (vor Version 7.0):
Alle Agreements, die vor dem Update (der Umstellung auf Version 7.0) abgeschlossen wurden, behalten ihre Gültigkeit. Sollten an diesen Agreements allerdings Änderungen vorgenommen werden, so wird dieses Agreement auf die 7.0er Version angepasst, was unter Umständen dazu führt, dass entsprechende nun verpflichtende Vorgaben (z.B. 4-stelliger ISCED-Code) zusätzlich eingepflegt werden müssen. Agreements, die nach der Umstellung abgeschlossen werden, erfüllen automatisch die Vorgaben der neuen Version 7.0 .
März 2024:
EWP Onboarding Guide
Auf der Webseite der Europäischen Kommission finden Sie nun den EWP Onboarding Guide mit hilfreichen Informationen für alle diejenigen unter Ihnen, die sich erst seit kurzer Zeit mit dem Themenbereich ESCI/EWP beschäftigen oder die ihr bereits vorhandenes Wissen auffrischen/ergänzen möchten.
Neuer ESCI-Newsletter
Der EWP-Newsletter wird durch den ESCI-Newsletter abgelöst. Sofern Sie bereits für den EWP-Newsletter angemeldet sind, so müssen Sie sich nicht erneut anmelden (Ihre Daten werden übernommen). Sollten Sie noch nicht zu den Abonnentinnen und Abonnenten gehören, so können Sie sich hier registrieren.
Weiterführende Informationen
Die Nationale Agentur für Erasmus+ Hochschulzusammenarbeit im DAAD begleitet die Einführung der digitalen Initiative mit verschiedenen Informations- und Beratungsangeboten. So greifen wir bspw. auf ein Netzwerk an Erasmus+ Digitalexpertinnen und -experten zurück, um zielgruppen- und bedarfsgerechte Angebote zu schaffen, die den deutschen Hochschulen bei der Umsetzung behilflich sein können.
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