Erasmus+ Strategische Partnerschaften (KA203)

a) Antragstellung – Verwendung der eForm
b) Antragstellung – Formalitäten
c) Antragstellung – Förderfähigkeitskriterien
d) Strategie und Partner
e) Zu beantragende Inhalte
f) Finanzierung

Stand: 19.02.2018

a) Antragstellung – Verwendung der eForm

1. In welcher Sprache ist ein Antrag für eine Erasmus+ Strategische Partnerschaft zu stellen?

Die Anträge für eine Strategische Partnerschaft können in allen Amtssprachen der Europäischen Union gestellt werden (Die Beantragung bei der NA DAAD erfolgt vorzugsweise in deutscher oder englischer Sprache).

2. Müssen sich außeruniversitäre Institutionen, die einen Antrag für eine Strategische Partnerschaft einreichen möchten, bei der EU registrieren?

Ja, alle Partnereinrichtungen einer Strategischen Partnerschaft müssen sich im Teilnehmerportal der Europäischen Kommission ("Unique Registration Facility" – URF) für einen "Participation Identification Code" (PIC) registrieren, ungeachtet dessen, ob es sich um Hochschulen oder um andere Organisationen handelt. Weitere Informationen zur Registrierung finden Sie in unseren Datenbanken.

3. Um welche Form der Registrierung handelt es sich dabei?

Voraussetzung für Organisationen, die keine Hochschulen sind, und im Bereich der Hochschulbildung aktiv sind sollten:

  • entweder in einem Teilnahmeland registriert und angesiedelt sein (z. B. im jeweiligen Handelsregister bzw. Vereinsregister)
  • oder, wenn sie nicht registriert sind, bei der Antragstellung zusammen mit dem Antrag eine amtliche Bescheinigung des für sie zuständigen Finanzamtes über ihre Gemeinnützigkeit und steuerliche Veranlagung hochladen (siehe Programme Guide, ab S. 244 unter "Proof of Legal Status and Financial Capacity"). Letztendlich entscheidet die zuständige Nationale Agentur selbst, ob eine Organisation die formalen Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer Strategischen Partnerschaft erfüllt.

4. Das Antragsformular lässt sich nicht öffnen. Was kann ich tun?

Sie können das Antragsformular erst bearbeiten, wenn Sie die PDF Datei auf Ihrem Rechner abgespeichert haben. Hierfür klicken Sie auf das Symbol für "speichern unter". Danach rufen Sie das Antragsformular vom Speicherort auf.

Um das Antragsformular öffnen zu können, benötigen Sie eine der folgenden Adobe Reader Versionen:

  • Adobe Reader 9.3.3 oder höher (außer Adobe Reader DC Version 15.8)
  • Empfohlene Version: Adobe Reader DC Version 15.20

5. Welche Dokumente müssen vor der Antragstellung im Participant Portal/URF hochgeladen werden?

  • Die Legal Entity Form (Angaben zum Rechtsträger) muss von allen Einrichtungen, die an einer Strategischen Partnerschaft beteiligt sind, auf URF hochgeladen werden (bitte teilen Sie dies auch Ihren Partnern mit!)
  • Der Proof of Financial Capacity muss lediglich von der antragstellenden Institution auf URF hochgeladen werden: Bei Projekten, die eine Fördersumme von über 60.000 Euro beantragt haben; wenn die antragstellende Institution keine öffentliche Einrichtung ist.

6. Gilt im Antragsformular die Regel, dass jedes Feld mit max. 5.000 Zeichen gefüllt werden kann?

Wenn Sie Ihre Maustaste auf die jeweiligen Felder bewegen (ohne zu klicken), erscheint jeweils eine Information mit der Zeichen-Maximalzahl ("Maximum characters: 5.000). Die Maximalzahl von 5.000 Zeichen gilt lediglich für Felder, in denen Sie detaillierte Auskünfte über das Projekt geben sollen (d.h. nicht in Feldern, deren Fragestellung den Hinweis "briefly" enthält; nicht bei Dropdown-Optionen).

7. In der eForm muss unter B.2. die passende Nationale Agentur ausgewählt werden. Welches Kürzel steht für welche Nationale Agentur?

  • DE 01 (DEUTSCHLAND) = Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im Deutschen Akademischen Austauschdienst (NA DAAD)
  • DE 02 (DEUTSCHLAND) = Nationale Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung
  • DE 03 (DEUTSCHLAND) = Pädagogischer Austauschdienst der Kultusministerkonferenz, Nationale Agentur für EU-Programme im Schulbereich
  • DE 04 (DEUTSCHLAND) = Jugend für Europa

8. Ist es möglich, dem Antragsformular Anhänge beizufügen? Gibt es hierfür eine Begrenzung? Welche Dokumente müssen in diesem Abschnitt hochgeladen werden?

Unter dem Punkt "N. Annexes", werden die Anhänge hochgeladen. Hierfür gelten folgende Begrenzungen:

  • maximal zehn Anhänge [falls Sie mehr als zehn Anhänge hochladen möchten, fügen Sie mehrere Dokumente zu einem großen Dokument zusammen]
  • maximal 10.240 kB für alle Anhänge
  • Allgemein werden die folgenden Formate akzeptiert: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, TXT, ODT, ODS, CDOC, DDOC, BDOC

Folgende Dokumente müssen als Anhänge der eForm hochgeladen werden:

  • Die "Declaration of Honour" (der eForm entnehmen, ausdrucken, unterschreiben, scannen und gesondert als eine PDF-Datei hochzuladen mit dem vorliegenden "Proof of Financial Capacity dieser lediglich bei Projekten mit einer Beantragungssumme von mehr als 60.000 Euro)
  • Mandate, von jeder Partnereinrichtung und jeweils von der koordinierenden Einrichtung zu unterzeichnen. Im "Mandate" wird Bezug genommen auf das "EU-Grant Agreement", welches Ende April zur Verfügung gestellt wird. Somit müssen die "Mandates" bis spätestens zur Unterzeichnung eines "Grant Agreements" eingereicht werden.
  • Zeitplan aller Projektaktivitäten (Gantt Chart)
  • Bei Mobilitätsaktivitäten: Ein Arbeitsplan (z.B. für ein ISP) wird dringend empfohlen
  • Sie können projektrelevante CVs Ihrer Projektpartner hochladen (hierbei bitte auf eine projektbezogene Kurzfassung beschränken)

9. Gibt es eine Handreichung zu formalen Aspekten der eForm von der Kommission oder von der NA DAAD?

Eine ausführliche Handreichung zu formalen Aspekten der eForm finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission. Eine kurze Übersicht in deutscher Sprache können Sie der Power Point Präsentation der NA DAAD "Erasmus+ Antragstellerseminar Strategische Partnerschaften, Förderbedingungen und Finanzmodule" entnehmen.

10. Im Antragsformular wird nach einer National ID und einer CEDEX gefragt, was bedeuten diese Felder für deutsche Institutionen?

Da die eForm europaweit genormt ist, treffen einzelne Felder nicht auf jedes Land zu. So auch die Angaben zu National ID und CEDEX – bitte tragen Sie hier ggf. "nicht zutreffend" ein.

11. Im Antragsformular unter Punkt D.1.2 Background and Experience wird gefragt: "Have you participated in a European Union granted project in the three years preceding this application?" Muss hier jedes Projekt genannt werden, das von der EU gefördert wurde? Auch alle Forschungsprojekte, die eine EU-Förderung erhalten haben?

Bitte klicken Sie hier auf "yes", da die Anträge von der EU verwaltet werden und Sie somit auch bereits von der EU erhaltene Förderungen angeben müssen. Die Frage zielt darauf ab, ob die jeweiligen Antragsteller bereits Erfahrungen mit EU geförderten Projekten haben. Hierbei können Sie sich auf die wichtigsten Förderanträge im Bildungsbereich beschränken welche ebenfalls relevant für den aktuellen Antrag sein könnten.

12. Müssen mit den Partnerhochschulen, die man in das Projekt einbeziehen möchte, Partnerschaftsabkommen abgeschlossen werden und gibt es dafür bestimmte Vorlagen?

Die EU-Kommission hat unter dem Link weitere wichtige Templates und Guidelines für die Beantragung der Strategischen Partnerschaften abgelegt (bitte scrollen Sie auf der Webseite bis ganz unten). Dort finden Sie speziell für die strategischen Partnerschaften das Template für das sogenannte "Mandate" (Partnerschaftsvereinbarung), welches alle Partner, die am Projekt teilnehmen werden, ausfüllen müssen.

b) Antragstellung – Formalitäten

13. Muss ich als Koordinator einer Strategischen Partnerschaft aus dem Hochschulbereich den Antrag in jedem Fall bei der NA DAAD stellen?

Ein Antrag für eine Strategische Partnerschaft wird nach Themenschwerpunkt gestellt, d.h. bei einem Themenschwerpunkt im Hochschulbereich muss der Antrag bei der NA DAAD eingereicht werden. Dies gilt auch für eine sektorenübergreifende Partnerschaft, an der Partner aus verschiedenen Sektoren teilnehmen, bei der jedoch ein Hochschulschwerpunkt gegeben ist. Ein Antrag mit einem anderen Schwerpunkt muss bei der entsprechenden anderen deutschen Nationalen Agentur gestellt werden:

  • für Schulbildung beim PAD der KMK
  • für Jugend bei der NA Jugend für Europa und
  • für Berufsbildungs- und Erwachsenenbildung bei der NA BIBB

14. Kann eine Organisation/Hochschule mehrere Anträge im Bereich Strategische Partnerschaften stellen?

Grundsätzlich ist es denkbar, dass eine Organisation/Hochschule mehrere Anträge im Bereich Strategische Partnerschaften stellt. Es muss aber intern abgestimmt und im Antrag inhaltlich begründet werden, warum mehrere Anträge – und nicht nur ein Antrag – gestellt werden.

15. Kann eine Hochschule eine Strategische Partnerschaft koordinieren und sich gleichzeitig einer ihrer Fachbereiche bzw. Institute an einer weiteren Strategischen Partnerschaft eines anderen Landes als Projektpartner beteiligen?

Dies ist zulässig. Die Themen/der Inhalt der Partnerschaften sollten sich dabei jedoch voneinander unterscheiden, um eine Doppelförderung auszuschließen.

16. Muss bei der Antragstellung die Wahl aller Partner begründet sein?

Bei der Antragstellung soll darauf eingegangen werden, welchen fachlichen Hintergrund die teilnehmenden Partner mitbringen, warum diese ausgewählt wurden und welcher inhaltliche Mehrwert und welche Synergien durch deren Teilnahme entstehen.

17. Ist es obligatorisch, Organisationen außerhalb des Hochschulbereichs in das Projekt einzubeziehen?

Die Einbeziehung von Organisationen außerhalb des Hochschulbereichs in eine Strategische Partnerschaft ist nicht verpflichtend, es ist jedoch erwünscht, sofern dies inhaltlich sinnvoll für die Partnerschaft ist. Nimmt man außeruniversitäre Partner mit in das Projekt auf, muss auch dies gut begründet werden.

c) Antragstellung – Förderfähigkeitskriterien

18. Gibt es eine Obergrenze bei der Anzahl der Partner?

Nein, es gibt hier keine Begrenzung nach oben, jedoch ist die Finanzierung der Partner begrenzt, denn es können Mittel für maximal zehn Partner (inkl. Koordinator) bzw. 450.000 € bewilligt werden. Wenn die strategische Partnerschaft aus mehr als zehn Partnern besteht, können keine zusätzlichen Finanzierungsmittel bewilligt werden (siehe Programme Guide, ab S. 112).

19. Können an einer Strategischen Partnerschaft mehrere Organisationen aus einem Land teilnehmen?

Ja, es muss jedoch die formale Mindestzahl an Partnern einer Strategischen Partnerschaft berücksichtigt werden, d.h. man benötigt mindestens drei Organisationen aus drei verschiedenen Programmländern.

20. Kann man im Rahmen einer Strategischen Partnerschaft ein Intensivprogramm separat beantragen?

Seit Beginn des Erasmus+ Programms können Intensivprogramme nicht mehr separat beantragt werden. Die früheren Intensivprogramme können in Erasmus+ als "Intensive Study Programmes (ISP)" nur als eine Aktivität im Rahmen einer Strategischen Partnerschaft durchgeführt werden (für alle Studienlevels offen: Bachelor, Master, PhD).

21. Können Dozenten und Studierende, die an einem ISP teilnehmen, welches von ihrer Hochschule organisiert wird, ebenfalls Aufenthalts- und Reisekosten erhalten?

Nein.

22. Muss eine bewilligte SP unbedingt am 01.09. beginnen, oder sind auch spätere Zeitpunkte möglich?

  • SP-Laufzeit zwischen 24 und 36 Monaten: Beginn zwischen dem 01.09. und dem 31.12.
  • SP-Laufzeit von 36 Monaten: Beginn 01.09.

d) Strategie und Partner

23. Was versteht man unter einer Strategischen Partnerschaft?

Darunter versteht man eine Partnerschaft, die von strategischer Bedeutung für die Hochschule / Organisation ist und aufgrund der geplanten Zielsetzung und Aktivitäten gut in ihre Internationalisierungsstrategie passt. Dies gilt sowohl für den koordinierenden Antragsteller als auch für seine Partnerorganisationen.

24. Können nur große Hochschulen und Organisationen bzw. Hochschulen mit bereits bestehender Internationalisierungsstrategie Strategische Partnerschaften beantragen?

Nein. Die Strategischen Partnerschaften sind auch sehr gut geeignet, zum Aufbau der Internationalisierungsstrategie einer Hochschule beizutragen, indem z. B. bestimmte strukturelle Aspekte stärker entwickelt oder die bereits bestehenden Maßnahmen zur Internationalisierung strategisch gebündelt werden. Kleinere Hochschulen werden ausdrücklich ermuntert, Anträge für die Förderung einer Strategischen Partnerschaft zu stellen.

25. Können Partner einer Strategischen Partnerschaft miteinander auf der Instituts- bzw. Fakultätsebene kooperieren, oder darf es nur auf Hochschulebene sein?

Die Partner innerhalb einer Strategischen Partnerschaft können auf jeder Ebene miteinander kooperieren, vorausgesetzt, dass die Projektziele mit den Strategien der Gesamthochschule/-organisation übereinstimmen. Die Leitungsebene muss jedoch die Implementierung der Strategischen Partnerschaft mittragen. Es sollten deshalb Partnerorganisationen gewählt werden, die zumindest zum Teil ähnliche Strategien bzw. Interessen verfolgen.

26. Dürfen an einer Strategischen Partnerschaft nur Hochschulen teilnehmen?

Nein. Es dürfen jegliche öffentlichen und privaten Organisationen und Einrichtungen (Seite 112 im Programme Guide) teilnehmen. In Bezug auf eine Förderung muss die Rolle der Partner bei der Erreichung der gemeinsamen Projektziele sowie auch der inhaltliche Mehrwert, der sich aus der Kooperation im Konsortium ergibt, hinreichend dargelegt werden.

27. Können Anträge für eine Strategische Partnerschaft auch aus dem Forschungsbereich kommen?

Erasmus+ ist ein Bildungsprogramm, kein Programm zur Forschungsförderung. Bei einer Strategischen Partnerschaft darf es sich daher nicht um ein reines Forschungsprojekt handeln. Aus dem Antrag muss vielmehr ein klarer Bezug zur (Hochschul)-Bildung erkennbar sein.

28. Müssen alle Partner einer Strategischen Partnerschaft in fachlich enger Verbindung zueinander stehen?

Zwischen allen Partnern einer Strategischen Partnerschaft müssen fachliche Anknüpfungspunkte erkennbar sein. Gewünscht ist, dass auf geeignete Weise Synergien geschaffen werden, so dass im Ergebnis des Projekts alle Partner eine vertiefte (fachliche) Kooperation eingegangen sind.

29. Inwieweit muss die Teilnahme eines Partnerlandes begründet sein? Können Studierende z. B. aus den USA oder aus jedem anderen Partnerland an einer Mobilität im Rahmen einer Strategischen Partnerschaft teilnehmen?

An einer Kooperation kann auch eine Hochschule/Organisation aus einem Erasmus+ Partnerland beteiligt sein, sofern ihre Teilnahme einen ersichtlichen inhaltlichen Mehrwert erbringt, der mit Partnern aus den Erasmus+ Programmländern nicht erzielbar ist. Dieser inhaltliche oder europäische Mehrwert ist im Antrag hinreichend darzulegen.  Dazu erläutert der Erasmus+ Programmleitfaden: "The participation of organisations from Partner Countries provides genuine added value to the project because of the specific skills, experiences or expertise that these organisations bring to the project and that prove to be essential for the achievement of the project's objectives and/or to ensure a significantly higher quality of the project outputs."
Grundsätzlich können Studierende aus jedem Erasmus+ Partnerland an einer Mobilität im Rahmen einer Strategischen Partnerschaft teilnehmen, da Strategische Partnerschaften unter bestimmten inhaltlichen Voraussetzungen nicht nur den Erasmus+ Programmländern zugänglich sind; jedoch werden Mobilitätsaktivitäten für Studierende aus Partnerländern finanziell nicht bezuschusst.

30. Was geschieht, wenn die Gutachter keinen deutlichen inhaltlichen Mehrwert bei der Wahl eines Projektpartners aus einem Partnerland sehen? Wird dann mein Projekt trotzdem bewilligt und lediglich der betreffende Partner nicht gefördert?

Wenn die Gutachter keinen deutlichen europäischen Mehrwert, wie unter Nr. 29 beschrieben, feststellen, sehen die Erasmus+ Förderregeln vor, dass das gesamte Projekt abgelehnt werden muss.

e) Zu beantragende Inhalte

31. Ist die Maßnahme "virtuelle Mobilität" auch für Gruppen möglich, oder nur für einzelne Studierende?

Virtuelle Mobilität ist sowohl für einzelne Personen, als auch für Gruppen möglich.

32. Können Dozenten und Studierende, die an einem ISP teilnehmen, welches von ihrer Hochschule organisiert wird, ebenfalls Aufenthalts- und Reisekosten erhalten?

Nein.

33. Muss man bereits bei der Antragstellung festlegen, welche Personen in welchem Förderjahr und für welchen Zeitraum im Bereich "Qualitativ hochwertige Produkte" (Intellectual Outputs) zum Einsatz kommen?

Man sollte die Aufgabenverteilung zwischen den Partnerorganisationen bereits im Antrag festlegen, jedoch ist eine Nennung von Namen für einzelne Arbeitsschritte nicht zwingend erforderlich.

34. Inwieweit kann man Strategische Partnerschaften mit der Leitaktion 1 (Mobilität) verbinden?

Es ist denkbar, dass man die Leitaktion 1 (Mobilität) und die Leitaktion 2 (Strategische Partnerschaften) miteinander kombiniert. Zu beachten ist dabei, dass die verschiedenen Maßnahmen strategisch aufeinander aufbauen und sich inhaltlich ergänzen. Unter keinen Umständen jedoch darf eine Doppelförderung erfolgen.

f) Finanzierung

35. Handelt es sich bei den 250 Euro Stückkosten x Partner im Finanzierungsmodul "Projektmanagement und -durchführung" tatsächlich um landesunabhängige Pauschalen?

Ja. Es handelt sich dabei um einheitliche "unitcosts" = Stückkosten pro Einrichtung. Die Stückkostensätze müssen nach Abschluss des Projektes nicht spitz abgerechnet werden. Es muss lediglich nachgewiesen werden, dass die Partnerorganisation am Projekt mitgewirkt hat.

36. Was ist der Ausgangspunkt zur Berechnung der Entfernung für den Distance Calculator?

Der Ausgangspunkt zur Berechnung der Entfernung z.B. für Projekttreffen ist der Dienstort. Hierzu benutzen Sie bitte den Distance Calculator.

37. Die Berechnung des Distance Calculators zur Berechnung der Entfernungspauschale (Stückkosten) beginnt erst ab 100 km. Können Partnereinrichtungen/Hochschulen, die weniger als 100 km voneinander entfernt liegen, ebenfalls eine Finanzierung für Projekttreffen erhalten?

Partnereinrichtungen, die unter 100 km voneinander entfernt liegen, erhalten für Projekttreffen an einem der beiden Orte keine Finanzierung. Es wird daher empfohlen, Projekttreffen bei einem anderen Partner durchzuführen.

38. Gibt es bestimmte Vorgaben für die Dauer eines Projekttreffens?

Es bestehen keine Vorgaben, was die Dauer eines Treffens angeht. Anhand der Höhe der "unit costs" ist jedoch ersichtlich, dass Projekttreffen mit durchschnittlich zwei bis drei Tagen kalkuliert werden.

39. Wie soll organisationsintern die Finanzierung von Hochschulmitarbeitern erfolgen, die an der Erstellung von qualitativ hochwertigen Produkten (Intellectual Outputs) mitgewirkt haben?

Dafür gibt es keine Vorgaben seitens der EU-Kommission. Die Hochschule/Organisation vereinnahmt die bewilligten Fördermittel und regelt intern, wie sie verwendet werden.

40. Ist es möglich, Mittel für Multiplikatorenveranstaltungen ohne gleichzeitig Mittel für qualitativ hochwertige Produkte (Intellectual Outputs) zu beantragen?

Eine Beantragung der Mittel für Multiplikatorenveranstaltungen ist nur im Zusammenhang mit der Beantragung der Mittel für qualitativ hochwertige Produkte (Intellectual Outputs) möglich, da es sich bei den Multiplikatorenveranstaltungen hauptsächlich um Maßnahmen handelt, die der Verbreitung von diesen Produkten dienen.

41. Kann man zur Planung einer SP bereits vor der Antragstellung und/oder dem Vertragsschluss einen finanziellen Zuschuss erhalten?

Im Vorfeld (d.h., bevor der Antrag von der NA DAAD als förderfähig bewertet und bewilligt wird) gibt es keine Fördermöglichkeit. Der Zuschuss für die Projektplanung und -organisation darf nach Vertragsschluss für Aktivitäten verwendet werden, die während des Förderzeitraums stattfinden.

42. Wie können aus den Projektmitteln Personalkosten gedeckt werden?

Mit den Projektmitteln werden keine Stellen bewilligt. Es werden jedoch Organisationsmittel und Mittel für die Erstellung von qualitativ hochwertigen Produkten bewilligt, aus denen Personalkosten gedeckt werden können.

43. Wie wird das Geld tatsächlich verteilt bei den qualitativ hochwertigen Produkten (Intellectual Outputs)? Bekommt die koordinierende Hochschule das Geld und gibt es an die Partner weiter?

Die koordinierende Organisation schließt mit der NA DAAD eine Finanzhilfevereinbarung und gibt Mittel an die Partner weiter.

44. Fordert die Förderung der Strategischen Partnerschaften zwingend Eigenmittel?

Die Förderung der Strategischen Partnerschaften macht nicht zwingend einen Eigenanteil erforderlich. Da die EU-Mittel jedoch begrenzt sind, wird eine Kofinanzierung aus anderen Quellen sehr begrüßt. Dies kann z.B. auch durch die Bereitstellung von Sachmitteln erfolgen. Die zusätzliche Finanzierung aus Eigenmitteln oder Drittmitteln muss jedoch nicht im Antrag nachgewiesen werden.