Erasmus+ Strategische Partnerschaften (KA203)

a) Antragstellung – Umgang mit der eForm
b) Antragstellung – Formalitäten
c) Antragstellung – Förderfähigkeitskriterien
d) Strategie und Partner
e) Zu beantragende Inhalte
f) Finanzierung

a) Antragstellung – Umgang mit der eForm

1. In welcher Sprache sind die Anträge für eine Strategische Partnerschaft zu stellen?

Die Anträge für eine Strategische Partnerschaft können in allen Amtssprachen der Europäischen Union gestellt werden. (Vorzugsweise bei Antragstellung bei der NA DAAD in deutscher oder englischer Sprache).

2. Müssen Institutionen, die keine Hochschulen sind und einen Antrag auf eine Strategische Partnerschaft stellen möchten, registriert sein? Um was für eine Form der Registrierung handelt es sich dabei?

Es gibt zwei Formen der Registrierung: zum einen müssen sich alle Partner einer Strategischen Partnerschaft in einer "Unique Registration Facility" (URF) für einen "Participation Identification Code" (PIC) registrieren, ungeachtet dessen, ob es sich um eine Hochschule oder eine andere Institution handelt. Weitere Informationen zur Registrierung finden Sie in unserern Datenbanken. Darüber hinaus müssen Antragsteller außerhalb des Hochschulbereichs im Bereich der Hochschulbildung aktiv sein und:

  • entweder in einem Teilnahmeland registriert und angesiedelt sein (z.B. im jeweiligen Handelsregister bzw. Vereinsregister),
  • oder, wenn sie nicht registriert sind, müssen sie bei der Antragstellung zusammen mit dem Antrageine amtliche Bescheinigung des Finanzamtes auf Gemeinnützigkeit und steuerliche Veranlagunghochladen (s. auch S. 191 im "Programme Guide" unter "Proof of Legal Status and Financial Capacity"). Letztendlich entscheidet die zuständige Nationale Agentur selber, ob solch eine Organisation die nötigen Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer Strategischen Partnerschafterfüllt.

3. Das Antragsformular lässt sich nicht öffnen. Was kann ich tun?

Sie werden zu Beginn aufgefordert, das Antragsformular auf Ihrem Rechner zu speichern. Bitte speichern Sie das Dokument, indem Sie auf das Symbol für "speichern unter" klicken und schließen Sie das aktuelle Browserfenster mit der Fehlermeldung. Dann rufen Sie das Antragsformular vom Speicherort (zum Beispiel "Downloads") über Ihren Rechner auf. Um das Antragsformular passend zu öffnen, benötigen Sie eine der folgenden Adobe Reader Versionen:

  • Adobe Reader 9.1 oder höher
  • Adobe Reader XI Version 11.0.06

Die passende Version können Sie hier runterladen. Foxit oder Adobe Acrobat X Pro (generell alle Professional Versionen) funktionieren nicht.

4. Welche Dokumente müssen vor der Antragstellung im Participant Portal/URF hochgeladen werden?

  • Die Legal Entity Form (Angaben zum Rechtsträger) muss von allen Einrichtungen, die an einer Strategischen Partnerschaft beteiligt sind, auf URF hochgeladen werden (bitte teilen Sie dies auch Ihren Partnern mit!)
  • Der Proof of Financial Capacity muss lediglich von der antragstellenden Institution auf URF hochgeladen werden: Bei Projekten, die eine Fördersumme von über 60.000 Euro beantragt haben; wenn die antragstellende Institution keine öffentliche Einrichtung ist.

5. Gilt in dem Antragsformular die Regel, dass jedes Feld mit max. 5.000 Zeichen gefüllt werden kann?

Wenn Sie Ihre Maustaste auf die jeweiligen Felder schieben (ohne zu klicken), erscheint jeweils eine Information mit der Maximalzahl der einzufüllenden Zeichen (z.B. "Maximum characters: 5.0002). Die Maximalzahl von 5.000 Zeichen gilt lediglich für Felder, in denen Sie detaillierte Auskünfte über das Projekt geben sollen (d.h. nicht in Feldern, deren Fragestellung "briefly" beinhaltet; nicht bei Dropdown-Optionen).

6. In der eForm muss unter B.2. die passende nationale Agentur ausgewählt werden. Welches Kürzel steht für die NA DAAD?

  • DE 01 (DEUTSCHLAND) = Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im Deutschen Akademischen Austauschdienst (NA DAAD)
  • DE 02 (DEUTSCHLAND) = Nationale Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung
  • DE 03 (DEUTSCHLAND) = Pädagogischer Austauschdienst der Kultusministerkonferenz, Nationale Agentur für EU-Programme im Schulbereich
  • DE 04 (DEUTSCHLAND) = Jugend für Europa

7. Ist es möglich, dem Antragsformular Anhänge beizufügen? Gibt es hierfür eine Begrenzung? Welche Dokumente müssen in dieser Kategorie hochgeladen werden?

Unter dem Punkt "M Annexes", sind Anhänge möglich. Hierfür gelten folgende Begrenzungen:

  • Maximal zehn Anhänge insgesamt [Falls Sie mehr als zehn Anhänge hochladen möchten, dann scannen Sie diese und fügen Sie alles zu einem großen Dokument zusammen]
  • Größe der Anhänge: maximal 5120 KB für alle Anhänge zusammen
  • Allgemein werden die folgenden Formate akzeptiert: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, TXT, ODT, ODS

Folgende Dokumente müssen als Anhänge der eForm hochgeladen werden:

  • Die "Declaration of Honour" (der eForm entnehmen, ausdrucken, unterschreiben, scannen und gesondert als eine PDF-Datei hochzuladen mit dem vorliegenden "Proof of Financial Capacity"  lediglich bei Projekten über 60.000 Euro)
  • Mandate von jedem Partner und der koordinierenden Einrichtung zu unterzeichnen (in dem "Mandate" wird Bezug genommen auf das "Grant Agreement", welches Ende April zur Verfügung gestellt wird. Somit müssen die "Mandates" bis spätestens zur Unterzeichnung des "Grant Agreements" eingereicht werden)
  • Zeitplan aller Projektaktivitäten (Gantt Chart)
  • Bei Mobilitätsaktivitäten: Ein Arbeitsplan (z.B. für ein ISP) wird dringend empfohlen
  • Sie können projektrelevante CVs Ihrer Projektpartner hochladen (hierbei bitte auf eine projektbezogene Kurzfassung beschränken)

8. Gibt es eine Handreichung zu formalen Fragen zur eForm von der Kommission oder von der NA DAAD?

Eine ausführliche Handreichung zu formalen Fragen zur eForm finden Sie bereits auf der Website der Europäischen Kommission. Eine kurze Übersicht in deutscher Sprache können Sie der Power Point Präsentation "Erasmus+ Antragstellerseminar Strategische Partnerschaften, Förderbedingungen und Finanzmodule" entnehmen.

9. Ist es problematisch für die Datenübertragung in die eForm, wenn sowohl Antragsteller als auch Partnerorganisationen bei der Registrierung über das Participant Portal gewisse Felder nicht ausfüllen können?

Nein, Sie können der folgenden Tabelle entnehmen, welche Felder des Participant Portals in die eForm übertragen werden: Bitte validieren Sie die eForm regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle technischen Probleme rechtzeitig vor Ablauf der Antragsfrist behoben werden können!

10. Im Antragsformular wird nach einer National ID und einer CEDEX gefragt, was bedeuten diese Felder für deutsche Institutionen?

Da die eForm europaweit genormt ist, treffen gewisse Felder nicht auf jedes Land zu. So auch die Angaben zu National ID und CEDEX – bitte tragen Sie hier "nicht zutreffend" ein.

11. Im Antragsformular unter Punkt D.1.2 Background and Experience wird gefragt: "Have you participated in a European Union granted project in the three years preceding this application?" Muss hier jedes Projekt genannt werden, das von der EU gefördert wurde? Auch alle Forschungsprojekte, die eine EU Förderung erhalten haben?

Bitte klicken Sie hier auf "yes", da die Anträge von der EU verwaltet werden und Sie somit auch ordnungsgemäß bereits erhaltene Förderungen der EU angeben müssen. Die Frage zielt darauf ab, herauszufinden, ob die jeweiligen Antragsteller bereits Erfahrungen mit EU geförderten Projekten haben. Hierbei können Sie sich auf die wichtigsten Förderanträge beschränken, die im Bildungsbereich gestellt wurden und ebenfalls relevant für diesen Antrag sein könnten.

12. Müssen mit den Partnerhochschulen, die man im Projekt dabeihaben möchte, Partnerschaftsabkommen abgeschlossen werden und gibt es dafür bestimmte Vorlagen?

Die EU-Kommission hat unter dem hier (unter dem Punkt "Programme Guide" in der Menüleiste) weitere wichtige Templates und Guidelines für die Beantragung der Strategischen Partnerschaften abgelegt (bitte scrollen Sie auf der Webseite bis ganz unten). Dort finden Sie speziell für die strategischen Partnerschaften das Template für das sogenannte "Mandate" (Partnerschaftsvereinbarung), welches alle Partner, die am Projekt teilnehmen werden, ausfüllen müssen.

b) Antragstellung – Formalitäten

13. Muss ich als Koordinator einer Strategischen Partnerschaft aus dem Hochschulbereich den Antrag in jedem Fall bei der NA DAAD stellen?

Eine Strategische Partnerschaft wird nach Themenschwerpunkt gestellt, d.h. bei einem Themenschwerpunkt im Hochschulbereich muss der Antrag bei der NA DAAD eingereicht werden. Dies gilt auch für eine sektorenübergreifende Partnerschaft, bei dem Partner aus verschiedenen Sektoren teilnehmen, bei der jedoch der Hochschulschwerpunkt im Vordergrund steht. Ein Antrag mit einem anderen Schwerpunkt muss bei der jeweiligen deutschen Nationalen Agentur gestellt werden:

  • für Schulbildung beim PAD
  • für Jugend bei Jugend für Europa und
  • für Berufsbildungs- und Erwachsenenbildung beim BIBB

14. Kann eine Organisation/Hochschule mehrere Anträge im Bereich Strategische Partnerschaften stellen?

Grundsätzlich ist es denkbar, dass eine Organisation/Hochschule mehrere Anträge im Bereich Strategische Partnerschaften stellt. Es muss aber intern abgestimmt und im Antrag inhaltlich begründet werden, warum mehrere Anträge gestellt werden und warum kein einzelner Antrag möglich ist.

15. Kann eine Hochschule als Koordinator einer Strategischen Partnerschaft fungieren und sich gleichzeitig ein Fachbereich bzw. Institut innerhalb derselben Hochschule an einer Strategischen Partnerschaft eines anderen Landes beteiligen?

Dies ist zulässig. Das Thema/der Inhalt der Partnerschaft sollte sich dabei jedoch voneinander unterscheiden, um eine Doppelförderung auszuschließen.

16. Muss bei der Antragstellung die Wahl aller Partner begründet sein?

Bei der Antragstellung soll darauf eingegangen werden, welchen fachlichen Hintergrund die teilnehmenden Partner mitbringen, warum diese ausgewählt wurden und welche Synergien durch deren Teilnahme entstehen.

17. Muss man obligatorisch Organisationen außerhalb des Hochschulbereichs in das Projekt miteinbeziehen?

Die Miteinbeziehung von Organisationen außerhalb des Hochschulbereichs in eine Strategische Partnerschaft ist nicht verpflichtend, ist jedoch erwünscht, sofern dies sinnvoll für die Partnerschaft ist. Nimmt man außeruniversitäre Partner mit in das Projekt auf, muss auch dies gut begründet werden.

c) Antragstellung – Förderfähigkeitskriterien

18. Gibt es eine Obergrenze bei der Anzahl der Partner?

Nein, es gibt hier keine Begrenzung nach oben, jedoch ist die Finanzierung der Partner begrenzt (mit diesen Kosten kann man maximal zehn Partner finanzieren). Wenn die strategische Partnerschaft aus >10 Partnern besteht, wird es keine zusätzliche Finanzierungshilfe geben (siehe Programme Guide, ab S. 116).

19. Können an einer Strategischen Partnerschaft mehrere Organisationen aus einem Land teilnehmen?

Ja, es muss jedoch die Mindestgröße einer Strategischen Partnerschaft berücksichtigt werden, d.h. man benötigt mindestens drei Organisationen aus drei verschiedenen Programmländern.

20. Kann man im Rahmen einer Strategischen Partnerschaft ein Intensivprogramm weiterhin separat beantragen?

Ab dem Hochschuljahr 2014/15 können Intensivprogramme nicht mehr separat beantragt werden. Die bisherigen Intensivprogramme können zukünftig als "Intensive Study Programmes (ISP)" als Teilaspekt einer Strategischen Partnerschaft durchgeführt werden (für alle Studienlevel offen: Bachelor, Master, Ph.D).

21. Können Dozenten und Studierende, die an einem ISP teilnehmen, welches von ihrer Hochschule organisiert wird, ebenfalls Aufenthalts- und Reisekosten erhalten?

Nein.

22. Muss eine bewilligte SP unbedingt am 01.09. anfangen, oder sind auch spätere Zeitpunkte möglich?

  • Laufzeit zwischen 24 und 36 Monaten: Beginn zwischen dem 01.09. und dem 31.12.
  • Laufzeit von 36 Monaten: Beginn 01.09.

Wichtig: Sie können nicht nachbeantragen! Die geplanten und bewilligten Aktivitäten können innerhalb dieser Zeitspannen durchgeführt werden.

d) Strategie und Partner

23. Was ist unter einer Strategischen Partnerschaft zu verstehen?

Bei einer Strategischen Partnerschaft muss das geplante Projekt von strategischer Bedeutung für die Hochschule/Organisation sein und gut in seine Internationalisierungsstrategie passen. Dies gilt sowohl für den Antragsteller als auch die Partner des Projekts.

24. Können nur große Hochschulen und Organisationen bzw. Hochschulen mit bereits bestehender Internationalisierungsstrategie Strategischen Partnerschaften beantragen?

Nein. Die strategischen Partnerschaften sind auch sehr gut geeignet, zum Aufbau der Internationalisierungsstrategie einer Hochschule beizutragen, indem z.B. bestimmte Aspekte stärker entwickelt werden oder die bereits bestehenden Maßnahmen zur Internationalisierung strategisch gebündelt werden. Kleinere Hochschulen werden ausdrücklich dazu ermuntert, Anträge auf eine Strategische Partnerschaft zu stellen.

25. Können Partner einer strategischen Partnerschaft miteinander auf der Instituts- bzw. Fakultätsebene kooperieren, oder darf es nur auf Hochschulebene sein?

Die Partner innerhalb einer strategischen Partnerschaft können auf jeder Ebene miteinander kooperieren, vorausgesetzt, dass die Projektziele mit den Strategien der Hochschulen/Organisationen übereinstimmen. Die Hochschulleitungen müssen jedoch die Implementierung der strategischen Partnerschaft mittragen. Es sollten deshalb Partner gewählt werden, die zumindest teilweise ähnliche Strategien bzw. Interessen verfolgen.

26. Dürfen an einer Strategischen Partnerschaft nur Hochschulen teilnehmen?

Nein. Es dürfen auch Forschungseinrichtungen oder sonstige öffentliche bzw. private Einrichtungen (s. S. 110 im Programme Guide) etc teilnehmen. Um eine Förderung zu erhalten, müssen bei jedem Antrag klar und überzeugend sowohl die Relevanz als auch die Auswirkungen des Projektes auf die Ziele der Modernisierungsagenda für Hochschulen der EU-Kommission hervorgehen.

27. Können Anträge für eine Strategische Partnerschaft auch aus dem Forschungsbereich kommen sollen?

Bei einer Strategischen Partnerschaft darf es sich nicht um reine Forschungsprojekte handeln. Aus dem Antrag muss klar ein Bezug zu einem Hochschulthema im Bildungsbereich ersichtlich sein.

28. Müssen alle Partner einer Strategischen Partnerschaft in fachlich enger Verbindung miteinander stehen?

Zwischen allen Partnern einer Strategischen Partnerschaft müssen fachliche Anknüpfungspunkte erkennbar sein. Erwünscht ist, dass auf geeignete Weise Synergien geschaffen werden, so dass im Ergebnis des Projekts alle Partner eine vertiefte (fachliche) Kooperation eingegangen sind.

29. Können Studierende aus den USA (oder aus jedem anderen Partnerland) an einer Mobilität im Rahmen einer Strategischen Partnerschaft teilnehmen? Inwieweit muss die Teilnahme eines Partnerlandes begründet sein?

Grundsätzlich können Studierende aus jedem Partnerland an einer Mobilität im Rahmen einer Strategischen Partnerschaft teilnehmen, da Strategische Partnerschaften nicht nur den "Programmländern" zugänglich sind; jedoch werden Mobilitätsaktivitäten für Studierende aus Partnerländern finanziell nicht bezuschusst.

An einer Kooperation kann auch eine Hochschule/Organisation aus einem "Partnerland" beteiligt sein, solange ihre Teilnahme in das Projektkonzept passt und im Antrag gut begründet wird, warum dieser Partner aus einem Nicht-Programmland beteiligt wird im Vergleich zu einer Hochschule/Organisation aus dem EU-Raum. Hierbei muss ein deutlicher europäischer Mehrwert sichtbar sein. Diesbezüglich erläutert der Programme Guide: "The participation of organisations from Partner Countries provides genuine added value to the project because of the specific skills, experiences or expertise that these organisations bring to the project and that prove to be essential for the achievement of the project's objectives and/or to ensure a significantly higher quality of the project outputs."

30. Was geschieht, wenn die Gutachter keinen deutlichen Mehrwert bei der Wahl einer meiner Projektpartner (aus einem Partnerland) sehen? Wird dann mein Projekt trotzdem bewilligt und lediglich der betreffende Partner nicht gefördert?

Wenn die Gutachter keinen deutlichen europäischen Mehrwert (spezielle Fähigkeiten, Erreichen einer höheren Qualität durch die Teilnahme des besagten Partners aus einem Partnerland) sehen, muss das gesamte Projekt abgelehnt werden.

e) Zu beantragende Inhalte

31. Ist die Maßnahme "virtuelle Mobilität" auch für Gruppen möglich, oder nur für einzelne Studierende?

Virtuelle Mobilität ist sowohl für einzelne Personen, als auch für Gruppen möglich.

32. Können Dozenten und Studierende, die an einem ISP teilnehmen, welches von ihrer Hochschule organisiert wird, ebenfalls Aufenthalts- und Reisekosten erhalten?

Nein.

33. Muss man bereits bei der Antragstellung festlegen, welche Personen, in welchem Förderjahr und für welchen Zeitraum im Bereich "Qualitativ hochwertige Produkte" (Intellectual Outputs) zum Einsatz kommt?

Man sollte dies bereits im Antrag festlegen, jedoch ist keine Namensnennung notwendig.

34. Inwieweit kann man Strategische Partnerschaften mit der Leitaktion 1 (Mobilität) verbinden?

Es ist denkbar, dass man die Leitaktion 1 (Mobilität) und die Leitaktion 2 (Strategische Partnerschaften) miteinander kombiniert. Zu beachten ist dabei, dass die verschiedenen Maßnahmen strategisch aufeinander aufbauen und sich inhaltlich ergänzen. Unter keinen Umständen darf jedoch eine Doppelförderung erfolgen.

f) Finanzierung

35. Müssen die 250 Euro Stückkosten pro Partner für das Modul 1 "Projektmanagement und -duchführung" an den Partner weitergereicht werden oder dürfen sie von der koordinierenden Hochschule für das Projekt verwendet werden?

Die Stückkosten in allen Modulen müssen an die Partner weitergegeben werden.

36. Handelt es sich bei den 250 Euro Stückkosten x Partner im Finanzierungsmodul "Projektmanagement und -durchführung" tatsächlich um landesunabhängige Pauschalen?

Ja. Es handelt sich in der EU-Terminologie um "Unit-Costs" = Stückkosten pro Institution, die landesunabhängig sind. Die Stückkosten müssen nach Abschluss des Projektes nicht spitz abgerechnet werden. Es muss lediglich nachgewiesen werden, dass der Partner an der Maßnahme teilgenommen und wofür er die Mittel verwendet hat.

37. Was ist der Ausgangspunkt zur Berechnung der Entfernung für den Distance Calculator?

Der Ausgangspunkt zur Berechnung der Entfernung z.B. für Projekttreffen ist der Dienstort. Hierzu benutzen Sie bitte den Distance Calculator.

38. Die Berechnung des Distance Dalculators zur Berechnung der Entfernungspauschaule (Stückkosten) beginnt erst ab 100 km. Können Partner/Hochschulen, die weniger als 100 km voneinander entfernt liegen, ebenfalls eine Finanzierung für Projekttreffen erhalten?

Partnereinrichtungen, die unter 100 km voneinander entfernt liegen, erhalten für Projekttreffen an einem der beiden Orte keine Finanzierung. Es wird daher empfohlen, Projekttreffen bei einem anderen Partner durchzuführen.

39. Gibt es bestimmte Vorgaben für die Dauer eines Projekttreffens?

Es bestehen keine Vorgaben, was die Dauer eines Treffens angeht. Aufgrund der Höhe der "Unit Costs" ist jedoch ersichtlich, dass Projekttreffen mit zwei bis drei Tagen kalkuliert werden.

40. Wie soll hochschulintern eine zusätzliche Finanzierung von Hochschulmitarbeitern abgewickelt werden, die bei der Erstellung von Qualitativ hochwertigen Produkten (Intellectual Outputs) mitwirken?

Dafür gibt es keine Vorgaben seitens der EU-Kommission. Die Hochschule/Organisation vereinnahmt die bewilligten Fördermittel und regelt intern, wie sie abgerechnet werden.

41. Ist es möglich, Mittel für Multiplikatorenveranstaltungen ohne gleichzeitig Mittel für Qualitativ hochwertige Produkte (Intellectual Outputs) zu beantragen?

Eine Beantragung der Mittel für Multiplikatorenveranstaltungen ist nur im Zusammenhang mit der Beantragung der Mittel für Qualitativ hochwertige Produkte (Intellectual Outputs) möglich, da es sich bei den Multiplikatorenveranstaltungen hauptsächlich um Maßnahmen handelt, die der Verbreitung von diesen Produkten dienen.

42. Kann man zur Planung einer SP bereits vor der Antragstellung und/oder dem Vertragsschluss einen finanziellen Zuschuss erhalten?

Im Vorfeld (d.h. bevor der Antrag von der NA DAAD als förderfähig gewertet und bewilligt wird) gibt es keine Finanzierungsmöglichkeit. Der Zuschuss für die Projektplanung und -organisation darf nach Vertragsschluss für Aktivitäten verwendet werden, die während des Förderzeitraums stattfinden.

43. Wie können aus den Projektmitteln Personalkosten gedeckt werden?

Mit den Projektmitteln werden keine Stellen bewilligt. Es werden jedoch Organisationsmittel bewilligt, aus denen Personalkosten gedeckt werden können.

44. Wie wird das Geld tatsächlich verteilt bei den Qualitativ hochwertigen Produkten (Intellectual outputs)? Bekommt die koordinierende Hochschule das Geld und gibt es an die Partner weiter?

Die koordinierende Hochschule schließt den Vertrag mit der NA DAAD und gibt die Mittel an diePartner weiter.

45. Fordert die Förderung der Strategischen Partnerschaften zwingend einen Eigenanteil?

Die Förderung der strategischen Partnerschaften erfordert nicht zwingend einen Eigenanteil. Da die Mittel jedoch begrenzt sind, wird eine Kofinanzierung seitens der Hochschule sehr begrüßt. Diese Förderung muss jedoch im Antrag nicht separat aufgeführt werden.