Erasmus+ Wer sich bewegt, bewegt Europa Wer sich bewegt, bewegt Europa

Digitalisierung des Erasmus+ Programms

Mit der Digitalisierung des Erasmus Programms in der nächsten Generation kommen einige Herausforderungen, aber auch viele Chancen auf die Hochschulen zu. Die genaue Ausgestaltung und Umsetzung der EWP-Bausteine wirft viele Fragen auf. Die Erasmus Digitalexpertinnen und – experten (EDE) und die NA DAAD haben daher Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zusammengetragen, um Sie bei der erfolgreichen Umsetzung von EWP zu unterstützen.

Die FAQs werden ständig erweitert und laufend aktualisiert. Wir sind bemüht, alle zur Verfügung stehenden Informationen zeitnah bereitzustellen und so aktuell wie möglich zu halten. Bitte haben Sie Verständnis, dass zeitliche Verzögerungen aufgrund von kurzfristigen Änderungen und Entscheidungen dennoch möglich sind.

Die EDE sind Vertreter*innen verschiedener Hochschulen, die anderen Hochschulen Beratung und Hilfe zur Selbsthilfe im Zuge der Digitalisierung des Erasmus Programms anbieten. Die EDE sind keine IT-Fachleute, sondern Anwender*innen aus Akademischen Auslandsämtern / International Offices und Fakultäten, die sich mit den verschiedenen Prozessen, Tools und einhergehenden Fragestellungen auseinandersetzen und generiertes Wissen weitervermitteln, wie z. B. FAQ und Informationsveranstaltungen.
Außerdem betreiben die EDE Lobbyarbeiten bei der EU, der NA DAAD und den Service Providern: sie setzen sich im Sinne der deutschen Hochschulen für realistische Rahmenbedingungen für die Digitalisierung des Erasmus+ Projektmanagements ein.

Bei technischen Fragen zu bestimmter Software wenden Sie sich bitte an den technischen Support der einzelnen Service Provider (QSUS, SOP, EUF, SOLENOVO, etc.) Auf den Seiten der NA DAAD finden Sie die Erasmus+ Digitalexpert*innen und deren Spezialgebiete.
Falls Sie einen Service Provider wie beispielsweise SOP nutzen, wenden Sie sich bei spezifischen technischen Fragen zu Ihrer Software bitte an Ihren Betreuer dort. Für Probleme/Fragen zum Dashboard: dashboard@uni-foundation.eu

Ja, es sind bereits Schulungen in Planung, die allgemeine Prozessbeschreibungen erläutern und erklären. Es wird außerdem verschiedene Workshops und Schulungen für die User der jeweiligen Service Provider (Mobility Online, MoveOn und Dashboard) bzgl. der entsprechenden Schnittstellen für die digitalen Inter-Institutional Agreements und die digitalen Learning Agreements geben. Die Schulungen sind als Zyklusreihe gedacht und beginnen im Januar.

Ja, es wird eine Plattform über Oktopus beantragt, auf welcher sich die Kolleginnen und Kollegen vernetzen und austauschen können. Zusätzlich werden in Kürze die bestehenden Netzwerke abgefragt, um untereinander den Austausch zu ermöglichen.

Der Fokus liegt auf der Digitalisierung studentischer Mobilität und soll mit dem digitalen Learning Agreement in 2021 beginnen, gefolgt von der Umsetzung der digitalen IIA (bis Ende 2022). Einen Zeitplan für die Digitalisierung von SMP und ST gibt es noch nicht.

Der Fokus liegt auf dem digitalen Datenaustausch für KA103 SMS

  • für den Call 2021 digitale LAs (Einsatzfähig ab Anfang 2021)
  • Für den Call 2022 digitale IIAs (Einsatzfähig vorauss. ab Anfang 2021)
  • Für den Call 2023 digitale Nominierungen und Zulassungen (Einsatzfähig vorauss. ab Anfang 2023)
  • Für den Call 2023 digitale ToRs (Einsatz vorauss. ab Anfang 2023)

Die EU sieht ein weiteres Schritt-für-Schritt Vorgehen ohne bisherigen Zeitplan für weitere Bereiche vor:

  • KA 103 SMP
  • KA 107 SM
  • KA 103 und KA 107 ST
  • Weitere Mobilitätsprogramme

Hierzu wird es Gespräche mit den Service Providern und der EU KOM geben. Derzeit funktioniert der Datenaustausch über die Schnittstellen zu anderen Service Providern noch nicht reibungslos. Sobald neue Funktionen getestet werden können, werden wir Sie informieren.

Die Hochschulen sind nicht verpflichtet, eine bestimmte Software (Tool) eines bestimmten Service Providers wie bspw. “EUF-Plattform” (=Erasmus+ Dashboard, OLA, IIAM), Mobility Online, MoveOn, etc. zu nutzen. Es kann auch eine Inhouse Lösung eingesetzt werden. Entscheidend ist aber die Anbindung - durch den Service Provider, bei Inhouse Lösung, die eigene IT-Abteilung - an das EWP-Netzwerk (Implementierung der erforderlichen APIs), so dass die Digitalisierung der Learning Agreements, Inter-Institutional Agreements, Nominierungen und Transcripts of Records erfolgen kann und gemäß der Roadmap verpflichtend umgesetzt wird.

Zwei oder mehrere Mobilitätsmanagementsoftware können für eine Schnittstelle (API), wie z.B. die IIA-API (Schnittstelle für den Austausch eines digitalen IIAs) nicht parallel genutzt werden, da eine Schnittstelle nur über eine eindeutig zugeordnete Software der HEI ("eindeutiger Telefonbucheintrag der HEI für IIA-Kontakt") angesprochen werden kann. Es soll aber bspw. grundsätzlich möglich sein die IIA-API (Austausch digitales IIA) mit der Software eines Service Providers (z.B. SOPs Mobility-Online) und die LA-API (Austausch digitales LA) mit der Software eines anderen Service Providers (z.B. EUFs EUF-Plattform) zu benutzen.

Die EU-DSGVO regelt die elektronische Verarbeitung personenbezogener Daten (Selbstregulierung) indem sie Grundstandards für die Verarbeitung vorgibt: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit (IT- Sicherheit). Alles Erforderliche, um einen „Studierendenaustausch“ abzuwickeln ist per Datenverarbeitung unter Einhaltung allgemeiner technischer und rechtlicher Regeln zulässig. Daten, die erforderlich sind für die Aufgabenerfüllung, dürfen elektronisch verarbeitet und damit auch übermittelt werden; die Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (hier: Datenübermittlung) ergibt sich aus Artikel 6 der DSGVO. Eine Organisation muss die DSGVO-Umsetzung in eigener Verantwortung regeln und nachweisen können.

Der Service Provider sollte die EU-DSGVO-Konformität seiner Software sicherstellen. Service Provider kümmern sich um die technisch-organisatorischen Maßnahmen (IT-Sicherheit) bei der Datenverarbeitung und müssen dazu einem Kunden Auskunft geben. Die Verantwortung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung liegt bei der verantwortlichen Stelle, hier der HEI.
Bei der Wahl einer Software sollte die EU-DSGVO-Konformität ein wesentliches Kriterium sein. Unterstützung findet man bei der IT-Abteilung und dem Datenschutzbeauftragten seiner Hochschule. Eine Organisation muss die EU-DSGVO-Umsetzung in eigener Verantwortung regeln und nachweisen können.

Die Frage der Barrierefreiheit der Tools ist noch nicht abschließend geklärt. So funktioniert bspw. das bereits bestehende OLS Tool nicht mit allen Vorleseprogrammen.

Die NA DAAD wird die Leitungen der Hochschulen über die anstehende Digitalisierung im Erasmus+ Programm und deren Bedeutung und Herausforderungen informieren. Darüber hinaus sind Informationsveranstaltungen auf regionaler Ebene in Planung.

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