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                    Akademischer Austauschdienst - German Academic Exchange Service Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit

Coronavirus und Erasmus+: FAQ für Strategische Partnerschaften

Die aktuelle Situation wirkt sich auch auf wesentliche Bereiche der Hochschulkooperationen aus und führt an vielen Stellen sowie bei den Verantwortlichen zu Verunsicherung.

Zu Ihrer Orientierung finden Sie hier Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Umgang mit den Folgen der COVID-19-Pandemie (Coronavirus) für die Beantragung und Implementierung von Erasmus+ Strategischen Partnerschaften (KA203).

1. Allgemeine Fragen zur Dokumentenunterzeichnung

Aufgrund der derzeitigen außergewöhnlichen Umstände kann die Nationale Agentur vorüber-gehend den Austausch von unterschriebenen Dokumenten in gescannter Form akzeptieren. Jedoch muss dies noch durch den späteren Austausch der Originalunterschriften validiert werden, sobald die aufgrund der COVID-19-Pandemie bestehenden örtlichen Beschränkun-gen aufgehoben worden sind.

2. Fragen zur Projektdurchführung

2.1 Allgemein

Wenn Aktivitäten unterbrochen worden sind, ist es erforderlich, dass Ihr Projekt um die entsprechende Anzahl von Monaten verlängert wird, damit es vollständig beendet werden kann. Bitte beachten Sie, dass eine solche Verlängerung keine Erhöhung der bewilligten Mittel bewirken darf.

Wenn die Projektaktivitäten formal unterbrochen werden, dann müssen sowohl Ihre Aktivitäten als auch die Förderbarkeit der dadurch entstehenden Kosten gestoppt werden. Dies bedeutet, dass Sie die Mittel nicht für plötzlich notwendige Aktivitäten während des Unterbrechungszeitraums nutzen können.

Bei einer formalen Unterbrechung ist eine Änderung der Finanzhilfevereinbarung erforderlich. Die EU-Kommission gibt nicht vor, dass Verträge aus Gründen, die mit der COVID-19-Pandemie in Verbindung stehen, formal unterbrochen werden müssen. Stattdessen gibt es auch die Möglichkeit einer kostenneutralen Verlängerung. Das heißt, die NA DAAD kann die betreffenden Projekte zum Zwecke der Vereinfachung und maximalen zeitlichen und finanziellen Flexibilität für die Projektnehmer verlängern.

Projektnehmerinnen einer Strategischen Partnerschaft mit einer Dauer von weniger als 36 Monaten haben die Option, ihr Projekt aufgrund der Corona-Pandemie vorübergehend zu unterbrechen und eine anschließende Verlängerung zu beantragen. Die maximale Förderdauer von 36 Monaten darf dabei nicht überschritten werden. Sie können die geplanten Aktivitäten auch später umsetzen, sobald die durch die Pandemie bedingten örtlichen Einschränkungen wieder gelockert werden. Für diesen Fall werden die Mittel für das Projektmanagement basierend auf der neuen Projektdauer abzüglich der Unterbrechung kalkuliert. Sie darf jedoch nicht die vereinbarte Gesamtförderung übersteigen.

Bitte beachten Sie: bei einer Unterbrechung können in diesem Zeitraum keine Aktivitäten gefördert bzw. abgerechnet werden.

Die Dauer einer möglichen Verlängerung wurde von der EU aufgrund der Corona-Krise von sechs auf maximal 12 Monate angehoben. Die maximale Förderdauer von 36 Monaten darf dabei nicht überschritten werden. Bitte beachten Sie, dass alle Projekte jedoch spätestens bis zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit abgeschlossen sein müssen. Das bedeutet, dass Projekte der Auswahlrunde 2017 bis zum 31.08.2020 beendet werden müssen. Alle Verlängerungen müssen kostenneutral sein, eine nachträgliche Bewilligung von zusätzlichen Mitteln ist nicht zulässig.

Projekte, die im Jahr 2017 begonnen haben und lt. Finanzhilfevereinbarung zum 31.08.2020 enden, mögen sich bitte bei schwerwiegenden Problemen der Fertigstellung auf Grund von Corona an die NA DAAD wenden.

In begründeten Ausnahmefällen, wenn der Gesamterfolg des Projekts bzw. die geplanten Outputs akut gefährdet sind, kann die NA DAAD nach Einzelfallprüfung eine Verlängerung um wenige Monate, maximal jedoch 4 Monate genehmigen.

Neu: Für Projekte 2018 und 2019 mit einer Dauer von 36 Monate kann ebenfalls in begründeten Ausnahmefällen, wenn der Gesamterfolg des Projekts bzw. die geplanten Outputs akut gefährdet sind, ein Verlängerungsantrag bei der NA DAAD gestellt werden. Die NA kann nach Einzelfallprüfung und frühestens nach Einreichung des Zwischen- oder Fortschrittsberichts eine Verlängerung um wenige Monate, maximal jedoch 4 Monate genehmigen. Bitte beachten Sie, dass dies nicht präventiv angewendet werden darf.

Ein Projektnehmer kann in jeder Durchführungsphase seines Projekts eine Unterbrechung beantragen. Die NA DAAD wird jeden Einzelfall hinsichtlich relevanter Umstände und dem rechtlichen Rahmen sorgfältig prüfen und entscheiden, ob der Antrag entscheidungsrelevant, angemessen und begründet ist, um einer Unterbrechung zuzustimmen oder oder nicht. Jedoch sind auch hier die maximal möglichen Verlängerungszeiträume zu beachten.

Als unvorhergesehene Zusatzkosten gelten Kosten, die nicht im ursprünglichen Budget vorgesehen waren (z. B. Stornogebühren, die entstehen, wenn eine Veranstaltung nicht verschoben werden kann und die nicht durch Versicherungen abgedeckt sind). Diese Ausgaben müssen als reale Kosten (nicht als Stückkosten oder Pauschalbeträge!) spitz abgerechnet werden. Zur Darstellung dieser Kosten im Berichtstool Mobility+ und zu den Nachweispflichten hat die NA DAAD zusätzliche Hinweise veröffentlicht.

Ja, dieselbe Regelung gilt auch für Fälle höherer Gewalt. Im Bericht über Ausgaben im Mobility Tool+ markiert der Projektnehmer das Projekt mit „force majeure“ und erläutert deren Anwendung im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie.
Eine Ausnahme bilden jedoch die unvorhersehbaren Zusatzkosten (siehe vorherige Frage), die ‚spitz‘ abgerechnet werden müssen.
Wie sonst auch üblich (siehe Finanzhilfevereinbarung) müssen Projektnehmer alle Dokumente, die nachweisen, dass die kostenverursachenden Aktivitäten und Veranstaltungen tatsächlich stattgefunden haben, für mögliche zukünftige Audits verwahren.

Unvorhergesehene Zusatzkosten unter Bezugnahme auf „force majeure“ können in den folgenden Budgetkategorien abgerechnet werden: Transnational Project Meetings, Learning / Teaching / Training Activities und Multiplier Events.

2.2 Transnational Project Meetings

Es gibt keine grundsätzliche Regelung der EU-Kommission, ob und bis zu welchem Zeitraum Veranstaltungen zu verschieben oder abzusagen sind. Das heißt, wenn Ihre Veranstaltungen in nicht ‚affected areas‘ stattfinden sollen und Sie und Ihre Partner sich darüber einig sind, dass Sie diese durchführen wollen, können Sie dies mit dem gebotenen sorgfältigen Ermessen hinsichtlich der Sicherheit von Studierenden und Mitarbeitern tun. Bitte berücksichtigen Sie dabei auch die Hinweise der WHO zur Durchführung von Veranstaltungen sowie die regelmäßig aktualisierte Pandemieeinschätzung des Robert-Koch-Instituts.

Für die Einschätzung der Lage sowie die Planung weiterer Schritte, sind alle Reisehinweise auf den Seiten des Auswärtigen Amtes zum Coronavirus zu beachten, sowohl die Reisewarnungen als auch die verschärften Einreisebestimmungen für Reisende aus Deutschland in zahlreiche Zielländer.

Wenn Sie Veranstaltungen und Treffen abgesagt haben, die zum damaligen Zeitpunkt zwar in noch nicht offiziell benannten ‚affected areas‘ stattfanden, die aber auf Grund von Partnerabsagen oder auf Grund der verschiedenen unterschiedlichen nationalen Regelungen ebenfalls nicht stattfinden konnten, können Kosten hierfür ebenfalls mit dem Verweis auf höhere Gewalt abgerechnet werden.

Es ist möglich, eine solche physische Veranstaltung zu stornieren und sie virtuell per Skype durchzuführen. Bitte nehmen Sie zuvor unbedingt alle noch vorhandenen Stornierungsmöglichkeiten wahr (gebuchte Flüge/Zugreservierungen/Hotels) und dokumentieren Sie das Ergebnis. Sollten Ihnen Kosten entstanden sein, weil z. B. Flüge nach Brüssel und Hotelbuchungen nicht mehr storniert werden konnten, können Sie die entstandenen Kosten in MT+ als Exceptional Costs wegen "force majeure" abrechnen.

Sofern die in laufenden KA2 Projekten genehmigten Transnational Project Meetings virtuell durchgeführt werden, akzeptiert die NA DAAD für die ursprüngliche Dauer der angesetzten Maßnahmen die ursprünglich genehmigten Unterhaltskosten (als Stückkostensätze), da davon ausgegangen werden kann, dass Kosten anfallen (z. B. für Raummiete, Ausstattung, Software etc.).

Die Zuschussempfänger weisen die Durchführung mit einer Tagesordnung und einer Teilnehmerliste nach.

2.3 Learning/Teaching/Training Activities (LTT)

Bezüglich der LTTAs wartet die NA DAAD noch auf eine Regelung zur Handhabung der Reise- und Aufenthaltskosten bei virtueller Durchführung.

Ja, solche Kosten gelten als förderbar, solange die in der Finanzhilfevereinbarung für dieses Projekt festgelegte Höhe der Gesamtförderung nicht überschritten wird. Bei einem möglichen späteren Audit müssen Sie anhand von Belegen nachweisen können, weshalb die Erstattung dieser zusätzlichen Kosten notwendig war. Diese außergewöhnlichen Kosten sind als solche unter den jeweiligen Budgetkategorien im Mobility Tool abzurechnen.

Ja, diese Kosten sind förderfähig, sofern die in der Finanzhilfevereinbarung festgelegte Höhe der Gesamtförderung für Ihr Projekt nicht überschritten wird. Bei einem möglichen späteren Audit müssen Sie anhand von Belegen nachweisen können, weshalb die Erstattung dieser zusätzlichen Kosten notwendig war.

2.4. Multiplier Events (ME)

Das ist möglich. Multiplikatorenveranstaltungen können alternativ virtuell durchgeführt werden. Um dafür Mittel abrechnen zu können, ist ein Nachweis darüber erforderlich, welche externen Personen an der Veranstaltung teilgenommen haben (z.B. Screenshots, Auflistung von Online-Anmeldungen der Teilnehmenden etc.).

Sofern die in laufenden KA2 Projekten genehmigten ‚Multiplier Events‘ virtuell durchgeführt werden, akzeptiert die NA DAAD die ursprünglich genehmigten Stückkostensätze (pro Kopf-Pauschalen) in Höhe von 100 € für externe Teilnehmer aus dem Inland (lokale TN) und 200 € für externe Teilnehmer aus dem Ausland (internationale TN), da davon ausgegangen werden kann, dass Kosten anfallen (z. B. für Raummiete, Ausstattung, Software etc.). Maßgeblich für die Höhe des Stückkostensatzes pro Teilnehmer ist auch hier das Land, in dem die Veranstaltung organisiert wird.

Die Zuschussempfänger weisen die Durchführung einer Veranstaltung mit einer Tagesordnung und einer Teilnehmerliste nach. In der Teilnehmerliste müssen sowohl interne/externe Teilnehmer als auch nationale/internationale Teilnehmer eindeutig identifizierbar sein. Bitte beachten Sie, dass auch weiterhin keine internen Teilnehmer des Konsortiums gefördert werden können. Die NA DAAD empfiehlt deshalb die Auflistung der Institution der Teilnehmer. Unterschriften von Teilnehmern sind bei virtuell durchgeführten Veranstaltungen nicht erforderlich.

Das ist möglich, Sie können z. B. zwei Multiplikatorenveranstaltungen zu einem größeren Event zusammenlegen und dafür die für die beiden Events bewilligten Mittel verwenden. Die tatsächliche Förderhöhe richtet sich auch hier nach der Anzahl der lokalen und internationalen Teilnehmer.

Sollten Sie nicht alle für die Multiplikatorenveranstaltungen bewilligten Mittel ausgeben können, können Sie diese je nach zusätzlichem Bedarf auch in andere Budgetkategorien übertragen. Hier gelten die diesbezüglichen Regelungen in Ihrer Finanzhilfevereinbarung. Mittelübertragungen von bis zu 20 Prozent aus einer Kategorie in eine oder mehrere andere Kategorien sind ohne Genehmigung zulässig. Falls Sie eine Übertragung von mehr als 20 Prozent aus einer Kategorie in eine oder mehrere andere Kategorien beabsichtigen, kontaktieren Sie bitte unbedingt vorab die NA DAAD zwecks Genehmigung.

Wenn Sie die geplanten Verbreitungsaktivitäten aus Gründen der höheren Gewalt, hervorgerufen durch die Corona-Pandemie, nicht komplett durchführen können, erläutern Sie den Sachverhalt bitte in Ihrem Abschlussbericht, damit er bei der inhaltlichen Bewertung des Projekts entsprechend berücksichtigt werden kann.

2.5. Intellectual Outputs

Projektnehmer, die ihr Projekt nicht verlängern können oder wollen, erhalten die vorgesehenen Mittel in Form von Stückkostensätzen unter der Voraussetzung, dass sie virtuell an den vorgesehenen Intellectual Outputs arbeiten.

In der Regel werden Intellectual Outputs unabhängig von physischen Treffen erstellt, weshalb hier die bereits geltenden Regeln weiterhin Anwendung finden (ein Nachweis der Arbeitstage erfolgt durch Time Sheets und abgerechnet werden festgelegte Stückkostensätze).

Anwendung von 'force majeure' bei den Erasmus+ Strategischen Partnerschaften

Wir haben für Projektverantwortliche einen Leitfaden für Erasmus+ Strategische Partnerschaften zum Umgang mit den Projekten und Aktivitäten bezüglich der Corona-Krise erstellt. Diesen finden Sie hier.

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