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Coronavirus und Erasmus+: FAQ für Strategische Partnerschaften

Die aktuelle Situation wirkt sich auch auf wesentliche Bereiche der Hochschulkooperationen aus und führt an vielen Stellen sowie bei den Verantwortlichen zu Verunsicherung.

Zu Ihrer Orientierung finden Sie hier Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Umgang mit den Folgen der COVID-19-Pandemie (Coronavirus) für die Beantragung und Implementierung von Erasmus+ Strategischen Partnerschaften (KA203).

1. Allgemeine Fragen zur Dokumentenunterzeichnung

Aufgrund der derzeitigen außergewöhnlichen Umstände kann die Nationale Agentur vorübergehend den Austausch von unterschriebenen Dokumenten in gescannter Form akzeptieren. Jedoch muss dies noch durch den späteren Austausch der Originalunterschriften validiert werden, sobald die aufgrund der COVID-19-Pandemie bestehenden örtlichen Beschränkungen aufgehoben worden sind.

2. Fragen zur Projektdurchführung

2.1 Allgemein

Wenn Aktivitäten unterbrochen worden sind, ist es erforderlich, dass Ihr Projekt um die entsprechende Anzahl von Monaten verlängert wird, damit es vollständig beendet werden kann. Bitte beachten Sie, dass eine solche Verlängerung keine Erhöhung der bewilligten Mittel bewirken darf.

Wenn die Projektaktivitäten formal unterbrochen werden, dann müssen sowohl Ihre Aktivitäten als auch die Förderbarkeit der dadurch entstehenden Kosten gestoppt werden. Dies bedeutet, dass Sie die Mittel nicht für plötzlich notwendige Aktivitäten während des Unterbrechungszeitraums nutzen können.

Bei einer formalen Unterbrechung ist eine Änderung der Finanzhilfevereinbarung erforderlich. Die EU-Kommission gibt nicht vor, dass Verträge aus Gründen, die mit der COVID-19-Pandemie in Verbindung stehen, formal unterbrochen werden müssen. Stattdessen gibt es auch die Möglichkeit einer kostenneutralen Verlängerung. Das heißt, die NA DAAD kann die betreffenden Projekte zum Zwecke der Vereinfachung und maximalen zeitlichen und finanziellen Flexibilität für die Projektnehmer verlängern.

Projektnehmerinnen einer Strategischen Partnerschaft mit einer Dauer von weniger als 36 Monaten haben die Option, ihr Projekt aufgrund der Corona-Pandemie vorübergehend zu unterbrechen und eine anschließende Verlängerung zu beantragen. Die maximale Förderdauer von 36 Monaten darf dabei nicht überschritten werden. Sie können die geplanten Aktivitäten auch später umsetzen, sobald die durch die Pandemie bedingten örtlichen Einschränkungen wieder gelockert werden. Für diesen Fall werden die Mittel für das Projektmanagement basierend auf der neuen Projektdauer abzüglich der Unterbrechung kalkuliert. Sie darf jedoch nicht die vereinbarte Gesamtförderung übersteigen.

Bitte beachten Sie: bei einer Unterbrechung können in diesem Zeitraum keine Aktivitäten gefördert bzw. abgerechnet werden.

Die Dauer einer möglichen Verlängerung wurde von der EU aufgrund der Corona-Krise von sechs auf maximal 12 Monate angehoben. Die maximale Förderdauer von 36 Monaten darf dabei nicht überschritten werden. Bitte beachten Sie, dass alle Projekte jedoch spätestens bis zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit abgeschlossen sein müssen. Das bedeutet, dass Projekte der Auswahlrunde 2017 bis zum 31.08.2020 beendet werden müssen. Alle Verlängerungen müssen kostenneutral sein, eine nachträgliche Bewilligung von zusätzlichen Mitteln ist nicht zulässig.

Projekte, die im Jahr 2017 begonnen haben und lt. Finanzhilfevereinbarung zum 31.08.2020 enden, mögen sich bitte bei schwerwiegenden Problemen der Fertigstellung auf Grund von Corona an die NA DAAD wenden.

In begründeten Ausnahmefällen, wenn der Gesamterfolg des Projekts bzw. die geplanten Outputs akut gefährdet sind, kann die NA DAAD nach Einzelfallprüfung eine Verlängerung um wenige Monate, maximal jedoch 4 Monate genehmigen.

Neu: Für Projekte 2018 und 2019 mit einer Dauer von 36 Monate kann ebenfalls in begründeten Ausnahmefällen, wenn der Gesamterfolg des Projekts bzw. die geplanten Outputs akut gefährdet sind, ein Verlängerungsantrag bei der NA DAAD gestellt werden. Die NA kann nach Einzelfallprüfung und frühestens nach Einreichung des Zwischen- oder Fortschrittsberichts eine Verlängerung um wenige Monate, maximal jedoch 4 Monate genehmigen. Bitte beachten Sie, dass dies nicht präventiv angewendet werden darf.

Ein Projektnehmer kann in jeder Durchführungsphase seines Projekts eine Unterbrechung beantragen. Die NA DAAD wird jeden Einzelfall hinsichtlich relevanter Umstände und dem rechtlichen Rahmen sorgfältig prüfen und entscheiden, ob der Antrag entscheidungsrelevant, angemessen und begründet ist, um einer Unterbrechung zuzustimmen oder oder nicht. Jedoch sind auch hier die maximal möglichen Verlängerungszeiträume zu beachten.

Als unvorhergesehene Zusatzkosten gelten Kosten, die nicht im ursprünglichen Budget vorgesehen waren (z. B. Stornogebühren, die entstehen, wenn eine Veranstaltung nicht verschoben werden kann und die nicht durch Versicherungen abgedeckt sind). Diese Ausgaben müssen als reale Kosten (nicht als Stückkosten oder Pauschalbeträge!) spitz abgerechnet werden. Zur Darstellung dieser Kosten im Berichtstool Mobility+ und zu den Nachweispflichten hat die NA DAAD zusätzliche Hinweise veröffentlicht.

Ja, dieselbe Regelung gilt auch für Fälle höherer Gewalt. Im Bericht über Ausgaben im Mobility Tool+ markiert der Projektnehmer das Projekt mit „force majeure“ und erläutert deren Anwendung im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie.
Eine Ausnahme bilden jedoch die unvorhersehbaren Zusatzkosten (siehe vorherige Frage), die ‚spitz‘ abgerechnet werden müssen.
Wie sonst auch üblich (siehe Finanzhilfevereinbarung) müssen Projektnehmer alle Dokumente, die nachweisen, dass die kostenverursachenden Aktivitäten und Veranstaltungen tatsächlich stattgefunden haben, für mögliche zukünftige Audits verwahren.

Nachgewiesene zusätzliche Kosten können in einem solchen Fall durch den Zuschuss gedeckt werden, um zu gewährleisten, dass die Teilnehmer wieder zurück in ihr Heimatland gelangen können. Zunächst würden solche Kosten wie üblich auf der Basis von Stückkosten erstattet, sofern die zusätzlichen Reisekosten zu den ursprünglich bewilligten Ausgaben hinzukämen, (d. h. keine Entschädigung durch einen Reiseveranstalter oder eine Versich¬erung).
Abgesehen von den o.g. Fällen können die Zuwendungsempfänger unter der Voraussetzung vorhandener Mittel in weiteren Fällen im Rahmen von Einzelfallentscheidungen außergewöhnliche Kosten gewähren, wenn diese Kosten als gerechtfertigt erscheinen.
Gemäß dem Prinzip der Anwendung angepasster Stückkostensätze (gleicher Anteil an den vorhandenen Mitteln) bis zur möglichen Höhe und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes sollen die Teilnehmer grundsätzlich denselben Betrag erhalten. Es gelten die üblichen Regeln des Nachweises und der Dokumentation für die Erstattung von Stückkostensätzen und/oder zusätzlichen realen Kosten.

Die Durchführung einer virtuellen Aktivität anstelle einer physischen könnte in der Tat Änderungen in Bezug auf die gewählte Dauer, Tagesplanung und Methodik bedeuten. Nichtsdestotrotz und so lange diese Änderungen nicht die Durchführung des Projekts gemäß den Gesamtzielen und den Regeln der Finanzhilfevereinbarung beeinträchtigen, ist eine vorherige Genehmigung durch die NA DAAD nicht erforderlich. Der Projektnehmer muss jedoch in seinen Berichten alle vorgenommenen Änderungen nennen und begünden.
In Fällen, in denen das Budget sich dadurch verändert, müssen insofern auch die Bestimmungen für Vertragsergänzungen respektiert werden, als die ursprüngliche Form des bewilligten Projektes nicht in Frage gestellt werden darf.

2.2 Transnational Project Meetings

Es gibt keine grundsätzliche Regelung der EU-Kommission, ob und bis zu welchem Zeitraum Veranstaltungen zu verschieben oder abzusagen sind. Das heißt, wenn Ihre Veranstaltungen in nicht ‚affected areas‘ stattfinden sollen und Sie und Ihre Partner sich darüber einig sind, dass Sie diese durchführen wollen, können Sie dies mit dem gebotenen sorgfältigen Ermessen hinsichtlich der Sicherheit von Studierenden und Mitarbeitern tun. Bitte berücksichtigen Sie dabei auch die Hinweise der WHO zur Durchführung von Veranstaltungen sowie die regelmäßig aktualisierte Pandemieeinschätzung des Robert-Koch-Instituts.

Für die Einschätzung der Lage sowie die Planung weiterer Schritte, sind alle Reisehinweise auf den Seiten des Auswärtigen Amtes zum Coronavirus zu beachten, sowohl die Reisewarnungen als auch die verschärften Einreisebestimmungen für Reisende aus Deutschland in zahlreiche Zielländer.

Wenn Sie Veranstaltungen und Treffen abgesagt haben, die zum damaligen Zeitpunkt zwar in noch nicht offiziell benannten ‚affected areas‘ stattfanden, die aber auf Grund von Partnerabsagen oder auf Grund der verschiedenen unterschiedlichen nationalen Regelungen ebenfalls nicht stattfinden konnten, können Kosten hierfür ebenfalls mit dem Verweis auf höhere Gewalt abgerechnet werden.

Es ist möglich, eine solche physische Veranstaltung zu stornieren und sie virtuell per Skype durchzuführen. Bitte nehmen Sie zuvor unbedingt alle noch vorhandenen Stornierungsmöglichkeiten wahr (gebuchte Flüge/Zugreservierungen/Hotels) und dokumentieren Sie das Ergebnis. Sollten Ihnen Kosten entstanden sein, weil z. B. Flüge nach Brüssel und Hotelbuchungen nicht mehr storniert werden konnten, können Sie die entstandenen Kosten in MT+ als Exceptional Costs wegen "force majeure" abrechnen.

a) Transnational Project Meetings, die bis zum 12.06.2020 virtuell durchgeführt wurden
Sofern in laufenden KA2-Projekten genehmigte Transnational Project Meetings bis zum 12.06.2020 virtuell durchgeführt wurden, akzeptiert die NA DAAD für die ursprüngliche Dauer der angesetzten Maßnahmen, wie zuvor bekanntgegeben, die Abrechnung der ursprünglich genehmigten Unterhaltskosten (als Stückkostensätze), da davon ausgegangen werden kann, dass Kosten angefallen sind (z. B. für Raummiete, Ausstattung, Software etc.).
Die Zuschussempfänger weisen die Durchführung mit einer Tagesordnung und einer Teilnehmerliste nach. Die Details der Nachweise entnehmen Sie bitte der neuen Vertragsergänzung für virtuelle Aktivitäten (Anlage VI).
Neu: Die Erstattung von virtuellen durchgeführten TPMs erfolgt unabhängig davon, ob zuvor eine Projektverlängerung bewilligt wurde oder nicht (Stand 24.07.2020).

b) Transnational Project Meetings die im Zeitraum 13.06. – 23.06.2020 virtuell durchgeführt wurden
Für virtuelle Projekttreffen, die im Zeitraum vom 13.06. - 23.06.2020 bereits stattgefunden haben, hat die NA DAAD im Rahmen einer Ausnahmeregelung festgelegt, dass die unter a) genannte Erstattungsregelung ebenfalls gilt.
c) Virtuelle Projekttreffen, die nach dem 23.06.2020 stattfinden
Für diese virtuellen Projekttreffen gibt es grundsätzlich keinen Anspruch auf Erstattung der ursprünglich bewilligten Stückkostensätze. Dabei entstandene Ausgaben müssen grundsätzlich aus den bewilligten Mitteln der Budgetkategorie "Projektmanagement und -durchführung" gedeckt werden. In begründeten Ausnahmefällen, wenn die finanzielle Planungssicherheit durch die Neuregelung gefährdet ist, kann die NA DAAD nach Einzelfallprüfung einer Abrechnung von Kosten für virtuelle Projekttreffen zustimmen. Dies ist für Veranstaltungen nach dem 31.07.2020 jedoch ausgeschlossen.

2.3 Learning/Teaching/Training Activities (LTT)

Hierzu hat die EU-Kommission mittlerweile folgende Regelung festgelegt: Für virtuell durchgeführte Aktivitätsphasen können für jeden Teilnehmer 15 Prozent des entsprechenden Stückkostensatzes für die individuelle Unterstützung abgerechnet werden.
Die Stückkostensätze für Fahrtkosten dürfen nicht geltend gemacht werden.

Ja, solche Kosten gelten als förderbar, solange die in der Finanzhilfevereinbarung für dieses Projekt festgelegte Höhe der Gesamtförderung nicht überschritten wird. Bei einem möglichen späteren Audit müssen Sie anhand von Belegen nachweisen können, weshalb die Erstattung dieser zusätzlichen Kosten notwendig war. Diese außergewöhnlichen Kosten sind als solche unter den jeweiligen Budgetkategorien im Mobility Tool abzurechnen.

Ja, diese Kosten sind förderfähig, sofern die in der Finanzhilfevereinbarung festgelegte Höhe der Gesamtförderung für Ihr Projekt nicht überschritten wird. Bei einem möglichen späteren Audit müssen Sie anhand von Belegen nachweisen können, weshalb die Erstattung dieser zusätzlichen Kosten notwendig war.

2.4. Multiplier Events (ME)

Das ist möglich. Multiplikatorenveranstaltungen können alternativ virtuell durchgeführt werden. Um dafür Mittel abrechnen zu können, ist ein Nachweis darüber erforderlich, welche externen Personen an der Veranstaltung teilgenommen haben (z.B. Screenshots, Auflistung von Online-Anmeldungen der Teilnehmer etc). Die Details der Nachweise entnehmen Sie bitte der neuen Vertragsergänzung für virtuelle Aktivitäten (Anlage VI).
Neu: Die Erstattung von virtuellen durchgeführten Multiplikatorenveranstaltungen erfolgt unabhängig davon, ob zuvor eine Projektverlängerung bewilligt wurde oder nicht (Stand 24.07.2020).

a) Multiplier Events, die aufgrund der Corona-Krise bis zum 12.06.2020 virtuell stattgefunden haben
Sofern die in laufenden KA2 Projekten genehmigten ‚Multiplier Events‘ bis zum 12.06.2020 virtuell durchgeführt wurden, akzeptiert die NA DAAD, wie zuvor bekanntgegeben, die Abrechnung der ursprünglich genehmigten Stückkostensätze (pro Kopf-Pauschalen) in Höhe von 100 Euro für externe Teilnehmer aus dem Inland( lokale TN) und 200 Euro für externe Teilnehmer aus dem Ausland (internationale TN), da davon ausgegangen werden kann, dass Kosten angefallen sind (z. B. für Raummiete, Ausstattung, Software etc.). Maßgeblich für die Höhe des Stückkostensatzes pro Teilnehmer ist auch hier das Land, an dem die Veranstaltung organisiert wird.  
Die Zuschussempfänger weisen die Durchführung einer Veranstaltung mit einer Tagesordnung und einer Teilnehmerliste nach. In der Teilnehmerliste müssen sowohl interne/externe Teilnehmer als auch nationale/internationale Teilnehmer eindeutig identifizierbar sein. Bitte beachten Sie, dass auch weiterhin keine internen Teilnehmer des Konsortiums gefördert werden können. Die Details der Nachweise entnehmen Sie bitte der neuen Vertragsergänzung für virtuelle Aktivitäten (Anlange VI).
b) bei Multiplier Events, die aufgrund der Corona-Krise im Zeitraum 13.06. – 23.06.2020 virtuell durchgeführt wurden
Für im Zeitraum vom 13.06. - 23.06.2020 bereits stattgefundene virtuelle Multiplier Events hat die NA DAAD im Rahmen einer Ausnahmeregelung festgelegt, dass die unter a) genannte Erstattungsregelung ebenfalls gilt.
c) bei virtuell durchgeführten Multiplier Events ab dem 24.06.2020
beträgt der pro Teilnehmer gezahlte Zuschuss 15 Prozent des Stückkostensatzes, der für einen "lokalen Teilnehmer" abgerechnet werden kann (d.h. 15 Euro), bis zu einem Höchstbetrag von 5.000 Euro für die ganze Projektlaufzeit.
Ähnlich wie bei physischen Veranstaltungen müssen die Zuschussempfänger die Teilnehmer an den online durchgeführten Veranstaltungen identifizieren und deren Anzahl nachweisen.
Die Zuschussempfänger weisen die Durchführung mit einer Tagesordnung und Teilnehmerliste nach. Die Details der Nachweise entnehmen Sie bitte der neuen Vertragsergänzung für virtuelle Aktivitäten (Anlange VI).
In begründeten Ausnahmefällen, wenn die finanzielle Planungssicherheit gefährdet ist, kann die NA DAAD nach Einzelfallprüfung einer Abrechnung der vollen Stückkostensätze, wie unter a) genannt, auch für virtuelle Multiplier Events ab dem 24.06.2020 zustimmen. Diese Regelung ist für Veranstaltungen nach dem 31.07.2020 jedoch ausgeschlossen.
Neu: Die Erstattung von virtuellen durchgeführten Multiplier Events erfolgt unabhängig davon, ob zuvor eine Projektverlängerung bewilligt wurde oder nicht (Stand 24.07.2020).

Das ist möglich, Sie können z. B. zwei Multiplikatorenveranstaltungen zu einem größeren Event zusammenlegen und dafür die für die beiden Events bewilligten Mittel verwenden. Die tatsächliche Förderhöhe richtet sich auch hier nach der Anzahl der lokalen und internationalen Teilnehmer.

Sollten Sie nicht alle für die Multiplikatorenveranstaltungen bewilligten Mittel ausgeben können, können Sie diese je nach zusätzlichem Bedarf auch in andere Budgetkategorien entsprechend der vertraglich festgelegten Möglichkeiten übertragen.
Wenn Sie die geplanten Verbreitungsaktivitäten aus Gründen der höheren Gewalt, hervorgerufen durch die Corona-Pandemie, nicht komplett durchführen können, erläutern Sie den Sachverhalt bitte in Ihrem Abschlussbericht, damit er bei der inhaltlichen Bewertung des Projekts entsprechend berücksichtigt werden kann.

Physische Veranstaltungen können Sie alternativ auch virtuell durchführen. Sollten Sie dadurch nicht alle für die Multiplikatorenveranstaltungen bewilligten Mittel abrechnen, können Sie diese je nach zusätzlichem Bedarf auch in andere Budgetkategorien übertragen. Aufgrund der Corona-Krise hat die EU-Kommission am 12.06.2020 ein Addendum zur Finanzhilfevereinbarung bereitgestellt, welches alle Projektkoordinatoren von der NA DAAD erhalten werden. Auf dessen Basis sind unter der Voraussetzung virtueller Aktivitäten nunmehr Mittelübertragungen von bis zu 60 Prozent aus einer Kategorie in eine oder mehrere andere Kategorien ohne vorherige Genehmigung zulässig. Bitte beachten Sie vor einer solchen Übertragung immer, dass diese Mittel Ihnen ursprünglich für einen bestimmten, notwendigen und begründeten Zweck bewilligt wurden, um den Projekterfolg zu erreichen. Insofern muss bei einer solchen Mittelübertragung nachgewiesen werden, dass Sie und Ihre Partner für diese ursprünglich notwendige Aktivität eine gleichwertige Ersatzlösung nachweisen können, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Im Zweifelsfall wenden Sie sich zwecks Klärung bitte an die NA DAAD.

2.5. Intellectual Outputs

Projektnehmer, die ihr Projekt nicht verlängern können oder wollen, erhalten die vorgesehenen Mittel in Form von Stückkostensätzen unter der Voraussetzung, dass sie virtuell an den vorgesehenen Intellectual Outputs arbeiten.

In der Regel werden Intellectual Outputs unabhängig von physischen Treffen erstellt, weshalb hier die bereits geltenden Regeln weiterhin Anwendung finden (ein Nachweis der Arbeitstage erfolgt durch Time Sheets und abgerechnet werden festgelegte Stückkostensätze).

2.6. Exceptional Costs

Das ist grundsätzlich möglich. Die EU-Kommission hat in ihrem neuen Addendum VI zur Finanzhilfevereinbarung für die Strategischen Partnerschaften auch die Möglichkeit festgelegt, dass bis zu 10 Prozent des Ansatzes einer beliebigen, auf Stückkostensätzen basierenden Budgetkategorie in die Exceptional Costs übertragen werden dürfen, um Kosten zu decken, die bei der Beschaffung und/oder dem Leihen von notwendiger Ausstattung und/oder Dienstleistungen für COVID-19-bedingte virtuelle Mobilitätsaktivitäten entstehen. Dies ist auch dann zulässig, wenn ursprünglich keine Exceptional Costs bewilligt wurden. Bitte beachten Sie, dass von den abgerechneten Exceptional Costs nur 75 Prozent erstattet werden können.

Grundsätzlich dürfen auch Mittel (max. 60 Prozent) aus der Budgetkategorie der Exceptional Costs in eine oder mehrere Kategorien übertragen werden. Bitte beachten Sie vor einer solchen Übertragung immer, dass diese Mittel Ihnen ursprünglich für einen bestimmten, notwendigen und begründeten Zweck bewilligt wurden, um den Projekterfolg zu erreichen. Insofern muss bei einer solchen Mittelübertragung unbedingt nachgewiesen werden, weshalb diese ursprünglich notwendige Aktivität nicht mehr für den Projekterfolg relevant ist bzw. welche gleichwertige Ersatzlösung Sie und Ihre Partner nachweisen können, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte vorab an die NA DAAD.

Anwendung von 'force majeure' bei den Erasmus+ Strategischen Partnerschaften

Wir haben für Projektverantwortliche einen Leitfaden für Erasmus+ Strategische Partnerschaften zum Umgang mit den Projekten und Aktivitäten bezüglich der Corona-Krise überarbeitet. Diesen finden Sie hier.

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