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Coronavirus und Erasmus+: FAQ für Hochschulen

ACHTUNG: Das Auswärtige Amt hat eine weltweite Reisewarnung für touristische Reisen ausgesprochen. Vor diesem Hintergrund sollten auch Studierende und Lehrende z.Z. keine Auslandsaufenthalte antreten.

Wir bitten Sie angesichts des Verlaufs der Pandemie die Geförderten erneut darauf hinzuweisen, dass in der aktuellen Situation auch im Erasmus+ Programm Gesundheit und Sicherheit oberste Priorität haben und sich gemeinsam mit den Geförderten mit der Frage auseinanderzusetzten, ob Auslandsaufenthalte abgebrochen werden sollten.

Aufgrund der Coronavirus-Problematik ermöglicht die EU-Kommission die umfassende Anwendung von force majeure (höhere Gewalt). Die NA DAAD steht weiterhin mit der Europäischen Kommission in regem Austausch bzgl. der Abrechnungs- und Anerkennungsmodalitäten im Rahmen von force majeure. Sobald uns weitere Informationen vorliegen, werden wir Sie umgehend über das Erasmus-Forum und auf dieser Webseite informieren.

Bitte verwenden Sie von nun an die dargestellten Abrechnungsmethoden der Europäischen Kommission. Die Regelungen wurden geändert, um den administrative Aufwand der Hochschulen zu verringern. Die vorherigen Regelungen, die aufgrund des damaligen Wissensstands getroffen wurden, können in begründeten Fällen weiter angewendet werden, müssen jedoch vollständig dokumentiert werden!

Bitte informieren Sie sich auch auf unserer Internetseite zum Coronavirus über die Möglichkeiten von und den Umgang mit force majeure im Zusammenhang mit Maßnahmen gegen die Ausbreitung von Covid19.


Das Hauptziel der Europäischen Kommission ist die Sicherheit und der Schutz aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps, wobei alle auf nationaler Ebene getroffenen Eindämmungsmaßnahmen voll und ganz respektiert werden. Die Europäische Kommission arbeitet daran, den Projetträgern und den Studierenden, Schülerinnen und Schüler, Freiwilligen und anderen Programmteilnehmerinnen und -teilnehmern zu helfen, mit den Folgen umzugehen.

Um den Verwaltungsaufwand und die Abwicklung des hohen Aufkommens von Fällen höherer Gewalt zu vereinfachen, hat die EU Kommission die Regelungen zum Umgang mit force majeure unter dem Stichwort „Corona“ an die aktuelle Situation angepasst.

Die Kommission wird ihre Reaktion auf diese beispiellose Situation im Zuge ihrer Entwicklung auch weiterhin anpassen und die Anwendung der Regeln und Verfahren, wo nötig, in Zusammenarbeit mit den nationalen Erasmus+ Agenturen und der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) klären und vereinfachen.

Force majeure kann aktuell auf alle Mobilitäten (SM und ST) angewandt werden, die wegen der Maßnahmen zur Verhinderung der Ausbreitung von Covid19 abgesagt oder beeinträchtigt werden. Kein Teilnehmender sollte verpflichtet werden, eine Mobilität anzutreten oder fortzuführen. Sofern eine Mobilität aufgrund des Corona-Virus nicht stattfinden kann oder abgebrochen wird, können Sie diese Mobilitäten als Fälle "höherer Gewalt" bzw. force majeure deklariert und abgerechnet werden. Das jeweilige Vorgehen wird im Rahmen anderer Fragen in diesen FAQ erläutert. Informationen zur Abrechnung, Dokumentation und Erfassung der Daten im Mobility Tool finden Sie hier.

Die Regeln zu force majeure können Anwendung finden.

Wenn die Finanzierungsregeln der Aktion eine finanzielle Unterstützung für die Reise vorsehen (KA103: ST sowie KA107) und bereits Reisekosten im Zusammenhang mit der geplanten Mobilität anfielen (z.B. ein Flugticket, das nicht benutzt und auch nicht erstattet wurde), können Geförderte den Reisekostenzuschuss erhalten. Dieser kann mit den ggf. bereits ausgezahlten ersten Raten an die Geförderten verrechnet werden.

Wenn die Finanzierungsregeln der Aktion eine finanzielle Unterstützung nicht vorsieht (KA103: SM) kann der Teil der Vorfinanzierung, der den entstandenen Reisekosten entspricht, den Geförderten zugestanden werden.

Für alle Teilnehmende können möglicherweise auch Kosten erstattet werden, die für die Reservierung einer Unterkunft angefallen sind. In jedem Fall sollte die Hochschule oder der Projektkoordinator nachweisen können, dass der Teilnehmende eine Rückerstattung der Kosten durch den Reiseanbieter, eine Versicherung oder andere Quellen beantragt hat und dieser Antrag abgelehnt wurde.

Die Regeln von force majeure können Anwendung finden.

Zur sofortigen Unterstützung und administrativen Entlastung der Hochschulen dürfen alle Geförderten die 1. Rate, die sie bereits erhalten haben, einbehalten. Zu einem späteren Zeitpunkt (Bewertung der Abschlussunterlagen) kann die Hochschule vom Geförderten einen Teil des Geldes zurückfordern, sofern dem Geförderten nicht der gesamte Zuschuss zusteht.

Den Geförderten kann/sollte der gesamte, im Grant Agreement vereinbarte, Erasmus-Zuschuss gewährt werden. Wenn:
a) die Teilnehmenden noch Ausgaben haben, die direkt und ausschließlich mit dem Erasmus-Aufenthalt in diesem Land verbunden sind (z. Bsp. Miete, Strom, Zeitkarten ÖPNV)
und/oder
b) an virtuellen Aktivitäten teilnehmen (sofern die Gasteinrichtung im Zielland diese als Alternative zur Verfügung gestellt hat und die Kurse zu der Erreichung der Lernziele wie in der Lernvereinbarung festgelegt beitragen)

Die Teilnehmenden müssen erklären, dass die oben genannten Bedingungen erfüllt sind. (Weitere Belege müssen demnach nicht eingefordert werden.)

Sofern die oben genannten Bedingungen nicht zutreffen, ist von den Teilnehmenden der Teil des Zuschusses zurückzuzahlen, der den Zeitraum zwischen dem Datum, an dem sie ihre Mobilität beendet haben und dem geplanten Enddatum, abdeckt.

Sofern die Geförderten im Zielland bleiben und
a) noch Ausgaben haben, die direkt und ausschließlich mit dem Erasmus-Aufenthalt in diesem Land verbunden sind (z. Bsp. Miete und Strom)
und/oder
b) an virtuellen Aktivitäten teilnehmen (sofern die Gasteinrichtung im Zielland diese als Alternative zur Verfügung gestellt hat und die Kurse zu der Erreichung der Lernziele wie in der Lernvereinbarung festgelegt beitragen)
kann den Geförderten der gesamte, im Grant Agreement vereinbarte, Erasmus-Zuschuss gewährt werden.

Darüber hinaus kann den Geförderten duch die Heimathochschule möglicherweise ein zusätzlicher Zuschuss gewährt werden, um den Zeitraum abzudecken, den sie aufgrund des Covid-19-Ausbruchs im Ausland verbringen mussten und der über die ursprüngliche Planung hinausgeht (Mobilitätsrate/Stückkosten).  Dies gilt, wenn:

a) die Teilnehmenden planen, ihre Mobilität wieder aufzunehmen, sobald die Gasteinrichtung wieder "einsatzbereit" ist, und erklären sich bereit virtuellen Aktivitäten zu folgen (falls diese von der Gasteinrichtung zur Verfügung gestellt werden und die Kurse zu der Erreichung der Lernziele wie in der Lernvereinbarung festgelegt beitragen)

und

b) die Teilnehmenden aufgrund von Reisebeschränkungen durch nationale Behörden zum Aufenthalt im Ausland gezwungen sind.

Es liegt jedoch in der Verantwortung der Hochschule, diesen zusätzlichen Antrag zu genehmigen, nachdem sie sich nach einer Einzelfallprüfung vergewissert hat, dass das für das Mobilitätsprojekt gewährte Budget diese zusätzlichen Kosten decken kann.

Die Hochschule kann den Geförderten einen niedrigeren Zuschuss für diesen zusätzlichen Zeitraum vorschlagen, wenn das im Rahmen des Mobilitätsprojekts verfügbare Gesamtbudget nicht die gesamten Einheitskosten abdecken kann.

Für die Abrechnung von force majeure gelten grundsätzlich die im Programme Guide geregelten sowie die vertraglich festgehaltenen Vorgaben. Darüber hinaus steht es der Hochschule frei, über eine Verwendung ihrer OS Mittel zur Finanzierung von Kosten, die im Zusammenhang mit force majeure entstanden sind, zu entscheiden.

Für den Umgang mit force majeure im Fall der Corona-Pandemie hat die EU Kommission in Abstimmung mit den Nationalen Agenturen zum sofortigen Schutz und zur Unterstützung der Teilnehmenden besondere Möglichkeiten veröffentlicht, die von diesem grundsätzlichen Umgang mit force majeure abweichen: (siehe auch Fragen 4., 5.,…)

Die Geförderten haben Anspruch auf den Zuschuss, der den Zeitraum abdeckt, in dem die Aktivität im Ausland durchgeführt wurde. Wenn z.B. die Mobilität am 1. Januar begann und am 1. Juli enden sollte und die Aktivitäten z.B. am 15. März ausgesetzt wurden, sind Geförderte mindestens berechtigt, den Zuschuss für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 15. März zu erhalten.

Den noch verbleibenden Zuschuss (vom Zeitpunkt der Beendigung der Aktivität bis zum geplanten Enddatum der Aktivität, d.h. im obigen Beispiel 16. März - 1. Juli) sollten die Geförderten nur zurückzahlen, wenn alle unten aufgeführten Bedingungen erfüllt sind:
a. Geförderte planen nicht, ihre Mobilitätsaktivität wieder aufzunehmen, sobald die Gasteinrichtung wieder "einsatzbereit" ist.
b. Geförderte sind nicht bereit, die Mobilität durch von der Gasteinrichtung ggf. zur Verfügung gestellte Online-Aktivitäten (z. Bsp. Online Learning, Home-Office) weiterzuführen.
c. Geförderte haben keine Kosten zu tragen, die noch direkt und ausschließlich mit der Mobilität verbunden sind (z. Bsp. müssen sie nicht weiterhin Stromrechnungen, Miete usw. im Ausland bezahlen, auch wenn sie wieder zu Hause sind).

Die Teilnehmenden müssen erklären, dass die oben genannten Bedingungen erfüllt sind. (Weitere Belege müssen demnach nicht eingefordert werden.)

Wenn eine oder mehrere der oben genannten Bedingungen nicht erfüllt sind, sind die Geförderten berechtigt, den kompletten Zuschuss zu erhalten/behalten.

Sofern Hochschulen über ausreichend  Projektmittel verfügen, können sie in begründeten Ausnahmefällen im Rahmen von Einzelfallentscheidungen zusätzliche Reisekosten, die mit dem Abbruch der Mobilität verbunden sind und nachweislich nicht mit den Mitteln des unter Frage 2 bezeichneten Grant Agreements abgedeckt werden, aus Erasmus+ Mitteln übernehmen. Hochschulen sind gehalten, geeignete (Feststellungs-)Verfahren für die Gewährung dieser Unterstützung einzuführen.

Zur Erstattung zusätzlich entstandener Reisekosten der Geförderten können Hochschulen – sofern die aktuellen Projektmittel nicht ausreichen - in KA103 zum Zeitpunkt der zweiten Mittelumverteilung im Herbst 2020 weitere Mittel beantragen. Die Bewilligung dieser Kosten erfolgt unter Vorbehalt der Mittelverfügbarkeit.

In KA107 darf die ursprünglich pro Partnerland bewilligte Fördersumme nicht überschritten werden. Über eine ggf. noch mögliche Flexibilisierung in KA107 informieren wir an dieser Stelle, sobald die EU Kommission den NA hinreichende Informationen über ein geeignetes Verfahren zur Verfügung gestellt hat.

Die Erstattung zusätzlich entstandener Reisekosten kann für Personal als auch für Studierende erfolgen, sofern Geförderte:
a) den Nachweis erbringen, dass bei der Beförderungsgesellschaft (Fluggesellschaft, Reisebüro usw.) oder bei einer Versicherungsgesellschaft eine Rückerstattung oder eine Änderung des Flugplans individuell beantragt wurde und dieser Antrag abgelehnt wurde und
b) Belege für die zusätzlich geltend gemachten Reisekosten vorlegen.

Die Abrechnung sollte auf Grundlage der Standard-Stückkosten für die Reise (Distance Band) erfolgen.

Wenn es zu einem späteren Zeitpunkt zu einem Audit kommen sollte, sollten Hochschulen erläutern können, dass es notwendig war, diese zusätzlichen Kosten zu erstatten.

Ja, diese Kosten können als "erstattungsfähig" betrachtet werden, sofern Hochschulen über ausreichend Projektmittel verfügen. Bei einer späteren Prüfung (Audit), müssen möglicherweise Nachweise über die Notwendigkeit dieser zusätzlichen Kosten vorgehalten werden.

Eine Verlängerung der Mobilität im Zusammenhang mit Corona darf auf Grund der besonderen Umstände auch ohne Einhaltung der im Grant Agreement vorgesehenen Fristen (4 Wochen im Falle der Studierendenmobilität) stattgegeben werden. Diese Mobilität wird im MT+ als „normale“ Mobilität erfasst, geben Sie bitte zu Statistikzwecken im MT+ das Stichwort „Corona“ im Kommentarfeld ein.

Siehe Antwort 5: Bitte beachten Sie, dass das Erasmus-Programm auch die Möglichkeit bietet, den durch Corona beeinträchtigten Aufenthalt entsprechend der in diesen FAQ beschriebenen force majeure-Regelungen abzurechnen und zu beenden und – möglicherweise im Rahmen eines durch die Hochschule festzulegenden vereinfachten Antragsverfahrens – den Teilnehmenden für eine neue Erasmus-Mobilitätsaktivität im Rahmen der regulären Fördergrundätze zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu fördern.

Wir bitten die Hochschuleinrichtungen, so flexibel und pragmatisch wie möglich zu sein, um betroffenen Studierenden zu helfen, die in ihren Lernvereinbarungen angegebenen Ziele zu erreichen, unabhängig von dem Aufenthaltsort der Studierenden (z. B. durch Online-Learning). Diese Flexibilität soll insbesondere Studierenden, die in ihr Heimatland zurückgekehrt sind, helfen, ihre Kurse an ihrer Gastinstitution zu beenden und die durch Online-Veranstaltungen/ Prüfungen erworbenen Credits (ECTS) voll anerkannt zu bekommen.

Sofern bei einer abgeschlossenen Mobilität aufgrund der derzeitigen Situation ECTS-Punkte nicht wie im Learning Agreement vereinbart erreicht wurden, fordern EU Kommission und NA dazu auf, derzeit keine finanzielle Rückforderung vorzunehmen. Zudem wird unter diesen besonderen Umständen darum gebeten, im Sinne des Erasmus-Programms bei Fragen zur Anerkennung im Sinne der Studierenden pragmatisch und mit größtmöglicher Flexibilität zu entscheiden.

Sofern das Gesamtbudget des Mobilitätsprojekts es ermöglicht, können den Geförderten möglicherweise Zuschüsse analog zu finanziell Geförderten (siehe Frage 4 und 5) gewährt werden, dies obliegt der Entscheidung der Hochschule.

Ja, das ist möglich. Auf diese Weise werden die als force majeure gekennzeichneten Mobilitätsflüsse für den Erhalt von Organisatorischer Unterstützung (OS) anerkannt.

Belege müssen in Deutsch oder Englisch vorliegen. Geförderte sollten anderssprachige Belege übersetzen lassen. Sofern die Kosten für eine beglaubigte Kopie die in dem Beleg bezifferten Betrag deutlich übersteigen, reicht ggf. auch eine einfache Übersetzung aus.

Ja, im Fall von force majeure müssen Aufenthaltsbestätigungen und weitere Nachweise (z. Bsp. EU-Survey und 2. OLS-Sprachtest) nicht zwingend vorliegen. Dies gilt jedoch nicht für Nachweise zur Anrechnung besonderer Kosten.


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Aus dem Mobility Tool werden ab sofort diejenigen Mobilitäten von der Pflicht ein EU-Survey einzureichen, freigestellt/ ausgenommen, die folgende Merkmale aufweisen:

  • Start Date = End Date
  • Flag Force Majeure is on
  • Start Date > 01/01/2020

Diese Regel wird für die bereits erfassten Mobilitäten und für alle nachfolgend auf diese Weise erfassten Mobilitäten angewendet

Eine Anleitung zur Eintragung von force majeure im Mobility Tool finden Sie hier.

Die EU wie auch die NA DAAD nehmen die präventiven und notwendigen Vorkehrungen zur Eindämmung der weiteren Verbreitung des Virus sowie den administrativen Umgang mit den Folgen für betroffene Personen und Hochschulen im Rahmen von Förderungen durch das Programm Erasmus+ überaus ernst.

Dementsprechend sind alle betroffenen Hochschulen aufgefordert, sich mit den einzelnen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, die sich in Gebieten mit Corona-Ausbruch, Hochschulschließungen und/oder Präventionsmaßnahmen, die eine  Mobilität in Frage stellen, aufhalten oder Reisen in entsprechende Regionen planen, in Verbindung zu setzen.

Das Auswärtige Amt hat eine weltweite Reisewarnung für touristische Reisen ausgesprochen. Vor diesem Hintergrund entscheidet die Hochschule in begründeten und besonderen Fällen (wie der Ausbreitung des Coronavirus) im Sinne der Fürsorgepflicht gegenüber den Teilnehmenden und anderen Personen über die Umsetzung einer Mobilität im Rahmen des Erasmus+ Programms.

Die Europäische Kommission und die NA DAAD bittet alle Beteiligten nachdrücklich, sich an die Präventionsmaßnahmen der örtlichen Behörden sowie die Vorgaben der Heimathochschule zu halten. Zwingend sollte vor Antritt einer Mobilität die Internetseite des Auswärtigen Amtes konsultiert werden.

Im Prinzip ist dies möglich, Hochschulen sollten im Rahmen der allgemeinen Vorgaben hierfür geeignete Verfahren implementieren. Siehe auch 10.

Bereits erfolgte Nominierungen von Studierenden, die ihre Mobilität aufgrund der derzeitigen Umstände nicht  antreten konnten, sollten für die Durchführung einer zukünftigen Mobilität aufrecht erhalten werden, eine Neubewerbungen seitens der Studierenden oder des Personals sollte nicht erforderlich sein.

Kürzlich Graduierte, die Ihr Auslandspraktikum aufgrund des Coronavirus verschieben müssen, haben die Möglichkeit ihr Praktikum innerhalb von 18 Monaten, statt wie bisher 12 Monaten, nach ihrem Abschluss durchzuführen und zu beenden.

Die Laufzeit der Projekte des Calls 2019 für Mobilität mit Programmländern mit der ursprünglichen Laufzeit vom 1. Juni 2019 bis zum 31. Mai 2021 kann auf Antrag bis zum 31. März 2022 verlängert werden. Die Beantragung der Verlängerung ist bis zum 27.04.2020 möglich. Sie erhalten im Mai 2020 eine entsprechende Änderungsvereinbarung.
Eine Verlängerung der Projekte des Aufrufs 2018 ist derzeit nicht vorgesehen.
Die Projektverlängerung erfolgt über die Ausstellung einer Änderungsvereinbarung – demnach werden Sie selbstverständlich auch schriftlich über die Projektverlängerung informiert.
Alle weiteren Deadline-Änderungen von Erasmus+ und European Solidarity Corps Projetaufrufen finden Sie hier.

Die Laufzeit der Projekte des Calls 2018 für Mobilität mit Partnerländern kann auf Antrag bis zum 31. Juli 2021 verlängert werden. Die Beantragung der Verlängerung ist bis zum 27.04.2020 möglich. Sie erhalten im Mai 2020 eine entsprechende Änderungsvereinbarung.
Eine Verlängerung der Projekte des Aufrufs 2019 ist derzeit nicht vorgesehen, da die reguläre Laufzeit bereits 36 Monate beträgt. Die Möglichkeit des Mitteltransfers zwischen bewilligten Partnerländern derselben Region in Projekten des Aufrufs 2018 wird derzeit geprüft.

Die Projektverlängerung erfolgt über die Ausstellung einer Änderungsvereinbarung – demnach werden Sie selbstverständlich auch schriftlich über die Projektverlängerung informiert.

Die Frist zur Beantragung der ECHE für die neue Programmgeneration wurde auf den 26. Mai 2020 verschoben.

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