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Coronavirus und Erasmus+: FAQ für Hochschulen

Bitte beachten: Fortlaufend werden die Reisewarnungen für touristische Reisen durch das Auswärtige Amt angepasst. Vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie bitten wir Sie, Studierende und Lehrende darauf hinzuweisen, sich vor dem Antritt eines Auslandsaufenthalts über die aktuelle Situation im Gastland zu informieren. Im Erasmus+ Programm haben Gesundheit und Sicherheit oberste Priorität. Dennoch möchten wir dem Wunsch vieler Studierender entsprechen, weiterhin Auslandsaufenthalte planen und antreten zu können. Die Balance zwischen Ausreisewunsch und Fürsorge sowie Beitrag zur Reduzierung einer weiteren Ausbreitung der Pandemie ist eine große Herausforderung. Im Erasmus+ Programm werden daher flexible Mechanismen für Durchführung und Planung von Mobilitäten bereitgestellt. Bitte weisen Sie Geförderte auf die derzeitigen Möglichkeiten im Erasmus+ Programm hin:

Mobilitäten, die aufgrund der COVID-19 Pandemie zunächst nicht physisch angetreten werden, können virtuell begonnen und – wenn möglich – etwas später physisch fortgesetzt werden. Eine Mobilität, welche physisch angetreten wird, auch wenn sie online im Gastland durchgeführt wird, erfährt eine reguläre finanzielle Förderung. Darunter fällt auch ein eventuell erforderlicher Quarantänezeitraum im Gastland.

Achten Sie bitte besonders auf die mit „NEU“ gekennzeichneten Reglungen. Über alle grundlegenden Neuerungen informieren wir Sie zukünftig über das Erasmus+ Forum.

Bitte informieren Sie sich auch auf unserer Internetseite über die Anwendung von force majeure im Zusammenhang mit Maßnahmen gegen die Ausbreitung von Covid19. Sollten Sie darüber hinaus Beratungsbedarf zum Umgang mit Mobilitäten im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie haben, wenden Sie sich bitte an erasmus-mobilitat@daad.de.

Die EU Kommission wie auch die NA DAAD nehmen die notwendigen Vorkehrungen zur Eindämmung der Ausbreitung des Virus sowie die damit verbundenen Risiken für Geförderte des Erasmus+ Programms überaus ernst und sind bemüht, den mit einer Erasmus+ Mobilität verbundenen administrativen Aufwand möglichst gering zu halten.

Die EU-Kommission und die NA DAAD bitten alle Beteiligten nachdrücklich, sich an die Präventionsmaßnahmen der örtlichen Behörden sowie die Vorgaben der Heimathochschule zu halten. Zwingend sollte vor Antritt einer Mobilität die Internetseite des Auswärtigen Amtes konsultiert werden.

Für die Abrechnung von force majeure gelten die im Programme Guide geregelten sowie die vertraglich festgehaltenen Vorgaben. Darüber hinaus können Hochschulen über eine Verwendung ihrer Verwaltungspauschale (OS) zur Finanzierung von Kosten, die im Zusammenhang mit force majeure entstanden sind, frei entscheiden.

Für die Förderung der Mobilität mit Programm- und Partnerländern hat die EU-Kommission die Maßnahmen zum Umgang mit Mobilitäten die von COVID-19 betroffen sind entsprechend angepasst. Mit der Einstufung der Umstände im Zusammenhang mit COVID-19 als force Majeure (Höhere Gewalt) wurde die finanzielle Unterstützung von Geförderten bei Abbruch oder Nicht-Antritt eines Aufenthaltes sowie die Durchführung virtueller und blended Mobilitäten ermöglicht.

Force majeure kann auf alle Mobilitäten mit Programm- und Partnerländern (SM und ST, incoming und outgoing) angewandt werden, die von den Maßnahmen zur Verhinderung der Ausbreitung von Covid19 betroffen sind. Das jeweilige Vorgehen wird im Rahmen dieser FAQ erläutert.

Wenn bereits Reisekosten im Zusammenhang mit der geplanten Mobilität angefallen sind (z.B. durch den Kauf eines Flugtickets) können Geförderten die entstandenen Reisekosten erstattet werden bzw. mit der ggf. bereits ausgezahlten Rate verrechnet werden. Das Grant Agreement ist die vertragliche Grundlage für die Mobilität und legt grundsätzlich die finanzielle Obergrenze bei der Anwendung von force majeure fest.

Wenn die betroffene Mobilität in einer Aktion stattfindet, die eine finanzielle Unterstützung für Reisen vorsieht (KA103: ST; KA107: ST, SM), können Geförderte die Standard-Stückkosten für die Reise (Distance Band) erhalten.

Wenn die betroffene Mobilität in einer Aktion stattfindet, die eine finanzielle Unterstützung nicht vorsieht (KA103: SM), können Geförderten die entstandenen Reisekosten nach Belegen zugestanden werden.

Für Teilnehmende aller Aktionen können auch Kosten erstattet werden, die für die Reservierung einer Unterkunft angefallen sind.

Voraussetzungen:

Die Hochschule muss nachweisen und dokumentieren, dass der Teilnehmende eine kostenneutrale Stornierung oder Rückerstattung der Kosten durch den Reiseanbieter, eine Versicherung oder andere Quellen beantragt hat und dieser Antrag abgelehnt wurde.

Bereits erfolgte Förderentscheidungen für Studierende oder Personal, die aufgrund der derzeitigen Umstände nicht umgesetzt werden konnten, sollten für die spätere Durchführung aufrechterhalten werden. Neubewerbungen seitens der Studierenden oder des Personals sollten nicht erforderlich sein. 

Nach Bewertung der Abschlussunterlagen muss der Teil der bereits ausgezahlten Finanzierung zurückgefordert werden, welcher den Geförderten nicht zusteht.

Wir bitten Sie im Sinne des verantwortungsvollen Umgangs mit Fördermitteln zu entscheiden:

Die Hochschule kann abgebrochene Mobilitäten in begründeten Fällen taggenau (inkl. Reisekosten sofern in der Aktion förderfähig) oder nach Belegen (hier im Allgemeinen: Miete, Reisekosten) abrechnen.

Den Geförderten kann der gesamte, im Grant Agreement vereinbarte Erasmus-Zuschuss gewährt werden, wenn:
a) die Teilnehmenden noch Ausgaben haben, die direkt und ausschließlich mit dem Erasmus-Aufenthalt in diesem Land verbunden sind (z. Bsp. Miete, Strom, Zeitkarten ÖPNV)
und/oder
b) an virtuellen Aktivitäten vom Gastland oder Heimatland aus teilnehmen sofern die Gasteinrichtung diese als Alternative zur Verfügung stellt und die Kurse zur Erreichung der Lernziele wie in der Lernvereinbarung festgelegt beitragen.

Die Teilnehmenden müssen erklären, dass die oben genannten Bedingungen erfüllt sind. Weitere Belege müssen nicht eingefordert werden.

Darüber hinaus kann den Geförderten ein zusätzlicher Zuschuss gewährt werden, um den Zeitraum abzudecken, den sie aufgrund des Covid-19-Ausbruchs im Ausland verbringen mussten und der über die ursprüngliche Planung hinausgeht (Mobilitätsrate/Stückkosten). Dies gilt, wenn:

a) die Teilnehmenden planen, ihre Mobilität wieder aufzunehmen, sobald die Gasteinrichtung wieder "einsatzbereit" ist und sich bereit erklären an virtuellen Aktivitäten teilzunehmen (falls diese von der Gasteinrichtung zur Verfügung gestellt werden und die Kurse zu der Erreichung der Lernziele wie in der Lernvereinbarung festgelegt beitragen)
und/oder
b) die Teilnehmenden aufgrund von Reisebeschränkungen durch nationale Behörden zum Aufenthalt im Ausland gezwungen sind.

Es liegt in der Verantwortung der Hochschule, diesen zusätzlichen Antrag zu genehmigen, nachdem sie sich durch eine Einzelfallprüfung vergewissert hat, dass das für das Mobilitätsprojekt gewährte Budget diese zusätzlichen Kosten decken kann.

Die Hochschule kann den Geförderten einen niedrigeren Zuschuss für diesen zusätzlichen Zeitraum gewähren, wenn das im Rahmen des Mobilitätsprojekts verfügbare Gesamtbudget nicht die gesamten Einheitskosten abdecken kann.

Wir empfehlen, im Rahmen eines durch die Hochschule festzulegenden vereinfachten Antragsverfahrens betroffene Teilnehmende für eine neue Erasmus-Mobilitätsaktivität zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu fördern.

Wir bitten Hochschuleinrichtungen, so flexibel und pragmatisch wie möglich zu agieren, um betroffenen Studierenden zu helfen, die in ihren Lernvereinbarungen angegebenen Ziele zu erreichen. Bitte unterstützen Sie Studierende dabei, Kurse virtuell an ihrer Gastinstitution zu beenden und die durch Online-Veranstaltungen/ Prüfungen erworbenen Credits (ECTS) voll anerkannt zu bekommen.

Sofern bei einer abgeschlossenen Mobilität aufgrund der derzeitigen Situation ECTS-Punkte nicht wie im Learning Agreement vereinbart erreicht wurden, fordern EU-Kommission und NA DAAD dazu auf, keine finanzielle Rückforderung vorzunehmen. Zudem wird unter diesen besonderen Umständen darum gebeten, im Sinne des Erasmus-Programms bei Fragen zur Anerkennung im Sinne der Studierenden pragmatisch und mit größtmöglicher Flexibilität zu entscheiden.

Sofern Hochschulen über ausreichend Projektmittel verfügen, können sie in begründeten Ausnahmefällen im Rahmen von Einzelfallentscheidungen zusätzliche Reisekosten, die mit dem physischen Abbruch der Mobilität verbunden sind und nicht mit den Mitteln des unter Frage 3 bezeichneten Grant Agreements abgedeckt werden, aus Erasmus+ Mitteln erstatten

Da die im Grant Agreement vereinbarte Summe die regulären Reisekosten bereits beinhaltet, sind Hochschulen gehalten, geeignete (Feststellungs-)Verfahren für die Gewährung dieser zusätzlichen Reisekosten einzuführen (zum Beispiel wenn Geförderte durch Grenzschließungen gezwungen sind, ein zusätzliches oder besonders teures Flugticket zu kaufen, um die Heimreise anzutreten).

Zur Erstattung zusätzlich entstandener Reisekosten in KA103 können Hochschulen grundsätzlich im Rahmen der Mittelumverteilung weitere Mittel beantragen.

In KA107 darf die ursprünglich pro Partnerland bewilligte Fördersumme nicht überschritten werden.

Die Erstattung zusätzlich entstandener Reisekosten kann im Rahmen von Einzelfallentscheidungen sowohl für Personal als auch für Studierende erfolgen, sofern Geförderte

a) einen Nachweis erbringen oder an Eides statt erklären, dass bei der Beförderungsgesellschaft (Fluggesellschaft, Reisebüro usw.) oder bei einer Versicherungsgesellschaft eine Rückerstattung oder eine Änderung des Flugplans individuell beantragt wurde und dieser Antrag abgelehnt wurde und

b) Belege für die zusätzlich geltend gemachten Reisekosten vorlegen.

Um den bürokratischen Aufwand zu schmälern sollte die Abrechnung auf Grundlage der Standard-Stückkosten für die Reise (Distance Band) erfolgen. Falls die zusätzlichen Reisekosten erheblich von den Standard-Stückkosten (Distance Band) abweichen, können Sie auch auf Grundlage der vorliegenden Belege abrechnen.

Wenn es zu einem späteren Zeitpunkt zu einem Audit kommen sollte, sollten Hochschulen erläutern können, dass es notwendig war, diese zusätzlichen Kosten zu erstatten.  

Zusätzliche Kosten, die auf Grund von COVID-19 für Teilnehmende mit einer Behinderung entstanden sind, können genehmigt und den Geförderten erstattet werden, sofern Hochschulen über ausreichend Projektmittel verfügen. Für spätere Prüfungen (Audit) muss über Nachweise die Notwendigkeit dieser zusätzlichen Kosten dokumentiert und begründet sein.

Um Geförderten mit besonderen Bedürfnissen die Teilnahme an blended Aktivitäten zu ermöglichen, kann nach den gleichen Regeln, wie sie im Programmleitfaden festgelegt sind, auch Unterstützung für Teilnehmende mit besonderen Bedürfnissen bei der NA DAAD beantragt werden.*

Weitere Informationen zum Langantrag für Geförderte ab einem GbB50 und zu vorbereitenden Reisen für schwerbehinderte Studierende finden Sie auch auf unserer Webseite.

Eine Verlängerung der Mobilität im Zusammenhang mit Corona darf auf Grund der besonderen Umstände auch ohne Einhaltung der im Grant Agreement vorgesehenen Fristen (4 Wochen im Falle der Studierendenmobilität) stattgegeben werden

Kürzlich Graduierte, die Ihr Auslandspraktikum aufgrund von COVID-19 verschieben müssen, haben derzeit die Möglichkeit, ihr Praktikum innerhalb von 18 Monaten, statt wie bisher 12 Monaten nach ihrem Abschluss durchzuführen und zu beenden.

Wenn möglich, sollten virtuelle Mobilitäten im Sinne eines "Blended Mobility"-Ansatzes gefördert werden: auf eine im Heimatland absolvierte virtuelle Mobilitätsphase an der Gasteinrichtung im Ausland sollte eine physische Mobilität im Ausland mit der vorgegebenen Mindestdauer (Programmleitfaden 2020) folgen. Als physische Mobilität gilt auch die Teilnahme an Onlinekursen vom Gastland aus, ebenso wie ein angeordneter Quarantänezeitraum im Gastland zu Beginn des Aufenthaltes (siehe nächste Frage).

Sofern jedoch weiterhin Einschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie bestehen, kann die physische Mobilitätsphase verkürzt oder gestrichen und durch eine Verlängerung der virtuellen Mobilitätsphase ersetzt werden. Auch Unterbrechungszeiten zwischen der virtuellen und der physischen Mobilitätsphase sind zulässig.

Teilnehmende erhalten keine finanziellen Zuschüsse während der virtuellen Phase der Mobilität im Heimatland. Sobald die physische Mobilitätsphase beginnt (erster Tag, an welchem Geförderte im Gastland Ihre Aktivität aufnehmen), ist der Teilnehmer berechtigt, den regulären Zuschuss für den Auslandsaufenthalt zu erhalten.

Hochschulen erhalten sowohl für die Umsetzung von blended (virtuell begonnenen) als auch physischen Erasmus-Mobilitäten die regulären Sätze für die Organisation der Mobilität (OS) sofern die Mobilität mit allen üblichen Unterlagen (inkl. des Teilnehmerberichtes und Grant Agreement) dokumentiert und in MT+ berichtet ist.

Die Lizenzen für den Online Linguistic Support (OLS) können Studierenden bereits zu Beginn des virtuellen Zeitraums zur Verfügung gestellt werden.

Zur Überprüfung der Durchführung ist auch die virtuelle oder kombinierte Mobilität (blended) von der Gasteinrichtung beispielsweise durch ein Transcript of Records (bei ST-Mobilitäten die Aufenthaltsbestätigung oder ein analoges Dokument) zu bestätigen. Für die Anerkennung von (Studien-)Leistungen sind sowohl virtuelle als auch physische Zeiträume zu berücksichtigen. Sollte die Ausstellung dieser Dokumente auf Grund der Umstände im Zusammenhang mit COVID-19 nicht möglich sein, sollten Geförderten an Hand anderweitiger relevanter Dokumente (wie z. B. Flugtickets oder Bahnfahrkarten) nachweisen, in welchem Zeitraum die physische Mobilität stattgefunden hat.

Diese Regelungen treten am 16.6.2020 in Kraft, sie gelten nicht rückwirkend.

Quarantänezeiten bei der Einreise ins Gastland können zur Mobilitätsphase gezählt und somit auch finanziell gefördert werden.

Dieser Zeitraum sollte über eine Bestätigung der aufnehmenden Einrichtung (Confirmation of Stay) oder anderweitige Dokumente (z.B. behördliche Anordnung, Einreisehinweise des Gastlandes, ärztliche Dokumente, ein Dokument der aufnehmenden Einrichtung, o.ä.) nachgewiesen werden.

Um den Quarantänezeiten sowohl aus Sicht des Programms als auch zum Vorteil der Geförderten bestmöglich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, Geförderte in diesen Fällen mit vorgeschalteten Online-Sprachkursen - beispielsweise OLS – zu unterstützten. Zudem sollten sich Teilnehmende vor Ausreise über die Möglichkeit informieren, Quarantänezeiten durch negative Covid19- Tests zu vermeiden.

Quarantänezeiten bei der Rückkehr ins Heimatland können nicht als Mobilitätsphase gefördert werden.

Diese Regelung tritt am 02.07.2020 in Kraft, sie gilt nicht rückwirkend.

Hochschulen können eine Rückerstattung von bis zu 75% der Kosten, die im Zusammenhang mit dem Kauf und/oder der Anmietung von notwendigen Ausrüstungen und/oder Dienstleistungen für die Durchführung von virtuellen und blended Mobilitätsaktivitäten entstanden sind, geltend machen.

„Außergewöhnliche Kosten“ können nicht auf solche Kosten oder Anschaffungen Anwendung finden, welche durch andere Vorgaben des Programms ausgeschlossen werden (beispielsweise finanzielle Förderung von virtueller Personalmobilität).

Die gewährte Unterstützung sollte in erster Linie die Miete bzw. Anschaffung zur Anpassung von Ausrüstung und/oder Dienstleistungen vorübergehender Art umfassen (d.h. für die Dauer des Projekts), und nicht Büroausstattung oder Geräte, die normalerweise von den teilnehmenden Organisationen außerhalb des Projektumfangs verwendet werden. Aufgrund des Ausnahmecharakters des COVID-19-Kontexts können die Nationalen Agenturen jedoch auch ordnungsgemäß dokumentierte und begründeten Käufe genehmigen, wenn dies für die Durchführung des Projekts und die angemessene/geeignete Teilnahme der Zielgruppen als wesentlich/relevant erachtet wird.

Für die Aufwendungen können Sie bis zu 10 % der bewilligten Mittel aus jeder Budgetkategorie auf die Kategorie „Außergewöhnliche Kosten“ übertragen – auch, wenn Ihnen ursprünglich keine Mittel für die Budgetkategorie "Außergewöhnliche Kosten" bewilligt wurden. Grundlage für die Inanspruchnahme dieser Transfermöglichkeit ist ein unterzeichnetes Addendum.

Für die Mobilität mit Partnerländern: Diese Transfers sind ausschließlich aus den Budgetkategorien vorzunehmen, die für Aktivitäten mit demselben Partnerland zugewiesen wurden.

Im Falle eines Audits  muss eine vollständige Dokumentation der Ausgaben vorliegen; eine Erläuterung der Notwendigkeit der Kostenerstattung, und Nachweise der Zahlung der entstandenen Kosten auf Grundlage von Rechnungen, die den Namen und die Adresse der rechnungsausstellenden Stelle, den Betrag und die Währung sowie das Rechnungsdatum enthalten.

Diese Regelungen treten am 16.6.2020 in Kraft, sie gelten nicht rückwirkend.

Ja, zudem kann sofern das Gesamtbudget des Mobilitätsprojekts es ermöglicht, den Geförderten ein Zuschuss zu zusätzlich entstandenen Aufenthalts- und Reisekosten analog zu finanziell Geförderten (siehe Frage 3 und 5) gewährt werden. Die Entscheidung hierüber obliegt der der Hochschule.

Ja, das ist möglich.

Alle Mobilitäten, für welche die Teilnehmenden bereits ausgewählt wurden, können in MT+ aufgeführt werden auch wenn die Mobilitäten auf Grund von COVID-19 nicht angetreten wurden, keine Kosten erstattet wurden und weder unterzeichnete Learning Agreements noch Grant Agreements vorliegen (Der Nachweis über die Auswahl der Teilnehmenden ist aber zu dokumentieren). Die Mobilitäten sind entsprechend der MT+ Anleitung im MT+ aufzuführen und mit force majeure zu kennzeichnen. Auf diese Weise werden die als force majeure gekennzeichneten Mobilitätsflüsse für den Erhalt von Organisatorischer Unterstützung (OS) anerkannt.

Die NA DAAD ist sich bewusst, dass wenigstens die Kalenderjahre 2020 und 2021 für laufende Erasmus-Projekte eine Ausnahmesituation darstellen und wird geringere Mobilitätszahlen bei späteren Mittelzuweisungen berücksichtigen.

Belege müssen in Deutsch oder Englisch vorliegen. Geförderte sollten anderssprachige Belege übersetzen lassen. Sofern die Kosten für eine beglaubigte Kopie den in dem Beleg bezifferten Betrag deutlich übersteigen, reicht ggf. auch eine einfache Übersetzung aus.

Bitte nutzen Sie zur Berechnung der Umrechnungskurse den Währungsrechner der EU Kommission.

Ja, im Fall von force majeure müssen Aufenthaltsbestätigungen und weitere Nachweise (z. Bsp. EU-Survey und 2. OLS-Sprachtest) nicht zwingend vorliegen. Dies muss durch eine Begründnug in der Akte dokumentiert werden.

Dies gilt jedoch nicht für Nachweise zur Anrechnung besonderer Kosten sowie für virtuelle und blended Mobilitäten, für welche OS-Mittel geltend gemacht werden.

Aus dem Mobility Tool werden ab sofort diejenigen Mobilitäten von der Pflicht ein EU-Survey einzureichen, freigestellt/ ausgenommen, die die folgenden Merkmale aufweisen:

  • Start Date = End Date
  • Flag Force Majeure is on
  • Start Date > 01/01/2020

Diese Regel wird für die bereits erfassten Mobilitäten und für alle nachfolgend auf diese Weise erfassten Mobilitäten angewendet.

Eine Anleitung zur Eintragung von force Majeure im Mobility Tool finden Sie hier.

Die EU-Kommission wird im September und Oktober weitere Änderungen im MT+ implementieren. Dies betrifft

- September 2020 – Änderungen im mobility and budget management

- Oktober 2020 – Änderungen des beneficiary reports

Während der Phase zwischen des ersten und des zweiten Updates können Hochschulen den Abschlussbericht zwar ausfüllen, dieser wird jedoch erst nach dem zweiten Update zusätzliche Felder enthalten und dann übermittelt werden können.

Alle weiteren Informationen zu Änderungen bei Eintragungen von virtuellen oder blended Mobilitäten werden wir Ihnen zeitnah mitteilen. Sollten Sie die Mobilitäten bereits erfassen wollen, um den individuellen Zuschuss zu berechnen, finden Sie in der oben verlinkten Anleitung vorläufige Hilfestellungen.

Aufgrund weiterer Änderungen und zur europaweiten Gleichbehandlung haben wir auch die Eintragung von Mobilitäten die online fortgeführt wurden nochmals überarbeitet. Diese sollte ab dem 15.07.2020 entsprechend eingetragen werden.

Die maximale Förderdauer von 12 Monaten (360 Tagen) pro Studienzyklus kann für Studierende, bei deren Mobilität auf Grund von Covid-19 force majeure angewandt wurde bzw. die von der Corona-Pandemie betroffen sind/waren, unter Umständen verlängert werden, um zu verhindern, dass Geförderte sich in einer prekären Situation befinden oder um Geförderte bei einem erfolgreichen Abschluss ihrer Mobilität im Sinne der vollständigen Anerkennung zu unterstützen.

Auf Grund anhaltender Reisebeschränkungen und Unsicherheiten bezüglich der Planung des kommenden Semsterns können bei begründetem Zweifel bereits jetzt zukünftige Mobilitäten unter den Regelungen von force majeure abgesagt werden.

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