Digitale Inter-Institutional-Agreements (IIAs)
Im Zuge der Digitalisierung im Rahmen von EWP sollen auch die Inter-Institutional Agreements (IIAs) digital vereinbart, ausgetauscht und bearbeitet werden können. Ebenso wie bei den digitalen Learning Agreements können die Hochschulen auch hier selbst frei entscheiden, welches Tool / welche Software für den Datenaustausch der IIAs verwendet werden soll. Sofern eine Hochschule keine Software eines Drittanbieters verwenden möchte, kann der Inter-Institutional-Agreement-Manager der EUF verwendet werden.
Stand: 15.09.21
1. Welche Vorgaben gibt es in Bezug auf die digitalen IIAs seitens der Europäischen Kommission?
Wie der Roadmap zu entnehmen ist, können ab Juni 2021 die IIAs in digitaler (auf Basis der EWP-Standards) Form abgeschlossen werden, spätestens muss dies aber zum WiSe 22/23 umgesetzt werden. Die digitale Umsetzung kann selbstverständlich nur dann reibungslos gelingen, sofern die Schnittstellen der Drittanbieter funktionstüchtig sind. Sollten Ihrerseits zu diesem Thema Fragen bestehen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren jeweiligen Ansprechpartner Ihres Drittanbieters.
2. Fragen zum IIAM im Dashboard
a. Ist es möglich, ein IIA als Entwurf zu speichern? Oder gibt es anders die Möglichkeit, das Ganze nicht gleich unterschreiben zu müssen? Uns geht es hierbei um die Tatsache, dass wir als International Office nur die „Unterhändler“ und nicht die Unterzeichner des IIAs sind. Wir bräuchten also die Möglichkeit, das IIA zum Unterzeichen an höherer Stelle vorzulegen.
Das IIA kann im IIAM gespeichert werden, bevor es verschickt wird. Sobald es unterzeichnet wurde, kann es nicht mehr angepasst werden, dann steht nur noch die Funktion "view" zur Verfügung.
b. Gibt es schon ein CSV-template für die IIAs? Hierin sähen wir eine Möglichkeit, o.g. Schwierigkeiten zu umgehen, da wir das IIA in anderer Form vorlegen könnten.
Ja, es gibt bereits ein Template im Competence Centre der EUF.
c. Die IIA-Testphase ist ja verlängert worden; im Dashboard ist der IIA-Manager immer noch als Beta-Version gekennzeichnet. Anfänglich hieß es, dass nach der Testphase alle Daten gelöscht würden. Können Sie hierzu eine Aussage treffen?
Ja, laut Aussagen im Competence Centre werden die Test IIAs noch gelöscht, sofern dies noch nicht geschehen ist.
d. Erfolgt nach dem Absenden eines IIAs auch eine Benachrichtigung per E-Mail an den Vertragspartner?
Mit der Unterzeichnung eines IIAs wird immer eine Benachrichtigung an die Partnerinstitution verschickt.
3. Ergänzungen auf Basis Ihrer Fragen in der Sprechstunde am 9. September 2021
a. Dürfen weiterhin IIA auf Papier abgeschlossen werden, wenn Partner noch nicht an das EWP-Netzwerk angeschlossen sind oder technische Probleme auftreten?
Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Deadline für digital abzuschließende IIAs das WS 2022/23 bzw. spätestens vor Beginn der jeweiligen Mobilität ab dem WS 2022/23. Vorübergehend ist es sinnvoll, für die Ausschreibung der Austauschplätze eine Abstimmung mit den Partnern (Schriftform – auf Papier ist nicht erforderlich, aber auch nicht verboten) vorzunehmen; es wird eine Abstimmung per E-Mail (Textform) empfohlen. Unabhängig davon müssen die Verträge zu dem oben genannten Zeitpunkt digital über EWP abgeschlossen werden (Programmvorgabe).
b. Können neue Verträge erst einmal auch nur per E-Mail geschlossen werden? Es gibt kein Grundlagendokument...
In jedem Fall ist eine Absprache der Vertragskonditionen (textlich – per E-Mail oder mündlich, Telefonat / virtuelles Gespräch) nötig, da diese Verhandlung im Rahmen des EWP-IIA-Abschlusses nicht möglich ist. Jede Hochschule kann selbst entscheiden, ob sie bereits auf Basis der E-Mail-Absprachen Plätze vergeben möchte oder nicht. Die IIA-Vorlage kann für die Vorabvereinbarung genutzt werden, ist jedoch spätestens zum Zeitpunkt des ersten Mobilitätsantrittes mit dem entsprechenden Partner als digitales EWP-IIA dann nochmals abzuschließen.
c. Wie können wir damit umgehen, wenn sich Partnerhochschulen nicht vorab auf eine Vereinbarung per E-Mail einlassen?
Wenn Partnerhochschulen nicht auf E-Mails reagieren, in denen man absprechen möchte, ob eine Verlängerung von beiden Seiten gewünscht wird (und mit welchen Konditionen), kann man das als Absage sehen. Falls man aber den Partner so gut kennt und erwartet, dass er trotzdem eine Verlängerung wünscht, kann man die Plätze unter Vorbehalt doch ausschreiben. Das muss jede Hochschule auf Basis der Erfahrung innerhalb der Partnerschaft für sich selbst entscheiden.
d. Ist es ratsam die Verträge von 2021/22 - 2027/28 abzuschließen, damit die ganze Programmgeneration in EWP abgebildet ist?
Das akademische Jahr 2021/22 wurde durch die automatische Verlängerung der IIAs 2014-2020 abgedeckt. Die Berücksichtigung der vollständigen Laufzeit der Projekte des Calls 2027 (bis 2029) ist möglich. Noch allgemeiner kann die Zusammenarbeit für die vollständige Programmgeneration 2021 – 2027 vereinbart werden.
e. Wie und wo kann man technische Schwierigkeiten bekannt geben?
Es gibt für Probleme einen Helpdesk. Die EUF weist aber ausdrücklich darauf hin bei Fragen zunächst das EWP competence centre zu konsultieren. Über die Suchfunktion können Sie Themenbereiche und Step-by-step Anleitungen finden. In der Präsentation vom EDE-Dashboard-Workshop gibt es eine verkürzte deutsche Version.
f. IIA-Manager/Dashboard: Wie kann man abgeschlossene digitale Verträge exportieren? Es müssen auch Personen außerhalb der IO Zugriff darauf haben
Der Export von IIAs soll eine der kommenden neuen Funktionalitäten sein, die mit einem späteren Update verfügbar sind. Sie können anderen Kolleginnen und Kollegen Zugriff gewähren, in dem Sie diese unter “Accounts and Access” als Nutzer anlegen und entsprechende Rollen verteilen. Dies kann zunächst der Institutional Account Holder tun, der anderen das Recht erteilen kann, Konten zu erstellen.
g. Vorschläge für Verträge mit GB? Welche Dokumente sollte man nutzen?
Bereits abgeschlossene IIAs in Papierform besitzen weiterhin Gültigkeit. Bis maximal Mai 2023 sollen Mobilitäten weiterhin gefördert werden können. Sofern sich aufgrund der Laufzeitverlängerung eine Änderung zum IIA ergibt, kann dies formlos per E-Mailanhang festgehalten werden.
Im Aufruf 2021 müssen generell nur neue IIAs ausgestellt werden, sofern es sich um eine gänzlich neue Partnerschaft handelt. Hierfür empfehlen wir Hochschulen die Vorlage des IIAs für die Mobilität zwischen Programm- und Partnerländern zu nutzen.
4. Hinweise der EU Kommission zum aktuellen Umgang mit IIAs
a. Wie gehe ich damit um, wenn IIAs in der Vergangenheit (2014-2020) bereits vereinbart wurden, aber einer oder beide Partner IIAs noch nicht digital austauschen können?
Die EU KOM bestätigt, dass die "alten" IIAs von den Partnern für das erste Jahr der Umsetzung des neuen Programms (akademisches Jahr 2021/2022) verlängert werden können. Sammeln und tauschen Sie alle Informationen per E-Mail aus und aktualisieren Sie alle relevanten Vertragsbedingungen für die bilaterale Zusammenarbeit direkt in Ihren IT-Systemen, sodass Sie bereit sind, alle IIAs digital zu erneuern, sobald dies möglich ist. Wenn beide Hochschulen bereit sind, IIAs digital zu erneuern, validieren Sie diese über EWP.
b. Wie gehe ich damit um, wenn in der Vergangenheit keine Vereinbarung zwischen Hochschulen unterzeichnet wurde?
Nutzen Sie die neue IIA-Vorlage (Inter-institutional Agreement | Erasmus+) und unterschreiben Sie diese elektronisch (diese darf nur Mobilitäten enthalten, die vor dem akademischen Jahr 2022/2023 umgesetzt werden). Sobald beide Hochschulen für den digitalen Austausch bereit sind, sollten sie spätestens bis zum Beginn der Mobilitäten im akademischen Jahr 2022/2023 Ihre Papiervereinbarung über EWP digital erneuern.
c. Wie gehe ich vor, wenn einer oder beide Partner neue ECHE-Hochschulen sind?
ECHE-Hochschulen, die im Aufruf 2021 erstmals eine ECHE erhalten haben, unterliegen dem gleichen Zeitplan wie alle anderen Hochschulen. Neue ECHE-Hochschulen aus dem ECHE-Aufruf 2022, die vor Ende 2021 bekannt gegeben werden, erhalten ein Übergangsjahr, um sich mit EWP zu verbinden und IIAs digital abzuschließen. Falls IIAs bereits vor der Anbindung an EWP unterzeichnet werden sollen, ist das Vorgehen aus dem 2. Fall zu befolgen.
d. Was ist bei neuen oder erneuerten internationalen IIAs zu beachten?
Nutzen Sie die IIA-Vorlage der Papierversion (Inter-institutional Agreement | Erasmus+). Langfristig werden diese auch digitalisiert.