Voraussetzung für die Nutzung von Tools ist die Anbindung an das EWP Netzwerk bis spätestens zum akademischen Jahr 2022/23. Über das EWP Netzwerk werden die digitalen Dokumente (Learning Agreement, Inter-Institutional Agreement etc.) ausgetauscht. Zur Erstellung und zum Austausch der digitalen Dokumente gibt es unterschiedliche Tool- bzw. Softwareanbieter (EUF-Dashboard, SOP – Mobility Online, QS Unisolution – MoveOn etc.). Die Hochschulen sind nicht verpflichtet, eine bestimmte Software (Tool) eines bestimmten Service Providers zu nutzen. Es kann auch eine Inhouse-Lösung eingesetzt werden. Dies ermöglicht es den Hochschulen frei zu entscheiden, welche Software-Lösung sie bei der Umsetzung von EWP am besten unterstützt.

Nein, eine Eintragung, z.B. in Mobility Online, ist ohne eigene Lizenz möglich. Es besteht auch im Sinne des Programms keine Pflicht, die Eintragung in der Softwarelösung der Partnerhochschule vorzunehmen. Im Geiste der partnerschaftlichen Vereinbarungen, gemeinsam erfolgreichen Austausch zu ermöglichen und sich gegenseitig zu unterstützen, liegt es im eigenen Ermessen, der Bitte nachzukommen.

Der Fokus liegt auf der Digitalisierung studentischer Mobilität und soll mit dem digitalen Learning Agreement in 2021 beginnen, gefolgt von der Umsetzung der digitalen IIA bis zum akademischen Jahr 2022/23.

Der Fokus liegt auf dem digitalen Datenaustausch für KA103, KA131 SMS

• Ab Juni 2021 bis spätestens zum akad. Jahr 2022/23 digitale LAs
• Ab Juni 2021 bis spätestens zum akad. Jahr 2022/23 digitale IIAs
• Ab dem Call 2023 digitale Nominierungen und Zulassungen
• Ab dem Call 2023 digitale ToRs

Die EU sieht ein weiteres Schritt-für-Schritt Vorgehen ohne bisherigen Zeitplan für weitere Bereiche vor:

• KA 103, KA131 SMP
• KA 107, KA171 SM
• KA 103, KA131 und KA107, KA171 ST
• Weitere Mobilitätsprogramme

Die technischen Standards der API für die digitalen Learning Agreements und digitalen Inter-Institutional Agreements sind größtenteils gesetzt. Die technische Umsetzung bei den einzelnen Service Providern befindet sich in der abschließenden Phase. Derzeit funktioniert der Datenaustausch über die Schnittstellen zu anderen Service Providern noch nicht reibungslos. Weiterhin wird es hierzu Gespräche mit den Service Providern und der EU KOM geben.

Zwei oder mehrere Mobilitätsmanagementsoftwaresysteme können für eine Schnittstelle (API), wie z.B. die IIA-API (Schnittstelle für den Austausch eines digitalen IIAs) nicht parallel genutzt werden, da eine Schnittstelle nur über eine eindeutig zugeordnete Software der HEI ("eindeutiger Telefonbucheintrag der HEI für IIA-Kontakt") angesprochen werden kann. Es soll aber bspw. grundsätzlich möglich sein die IIA-API (Austausch digitales IIA) mit der Software eines Service Providers (z.B. SOPs Mobility-Online) und die LA-API (Austausch digitales LA) mit der Software eines anderen Service Providers (z.B. EUF Dashboard) zu benutzen.

Ja, es werden Schulungen angeboten, die allgemeine Prozessbeschreibungen erläutern und erklären. Es wird außerdem verschiedene Workshops und Schulungen für die User der jeweiligen Service Provider (Mobility Online, MoveOn und Dashboard) bzgl. der entsprechenden Schnittstellen für die digitalen Inter-Institutional Agreements und die digitalen Learning Agreements geben. Die Schulungen sind als Zyklusreihe gedacht und bauen inhaltlich aufeinander auf.

Ja, es wird eine Plattform über Oktopus beantragt, auf welcher sich die Kolleginnen und Kollegen vernetzen und austauschen können. Die Freischaltung dieser Plattform wird über das Erasmusforum kommuniziert. Zusätzlich wurden die bestehenden Netzwerke in einer Umfrage abgefragt, um untereinander den Austausch zu ermöglichen.

Die EU-DSGVO regelt die elektronische Verarbeitung personenbezogener Daten (Selbstregulierung) indem sie Grundstandards für die Verarbeitung vorgibt: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit (IT- Sicherheit). Alles Erforderliche, um einen „Studierendenaustausch“ abzuwickeln ist per Datenverarbeitung unter Einhaltung allgemeiner technischer und rechtlicher Regeln zulässig. Daten, die erforderlich sind für die Aufgabenerfüllung, dürfen elektronisch verarbeitet und damit auch übermittelt werden; die Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (hier: Datenübermittlung) ergibt sich aus Artikel 6 der DSGVO. Eine Organisation muss die DSGVO-Umsetzung in eigener Verantwortung regeln und nachweisen können.

Der Service Provider sollte die EU-DSGVO-Konformität seiner Software sicherstellen. Service Provider kümmern sich um die technisch-organisatorischen Maßnahmen (IT-Sicherheit) bei der Datenverarbeitung und müssen dazu einem Kunden Auskunft geben. Die Verantwortung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung liegt bei der verantwortlichen Stelle, hier der HEI.
 Bei der Wahl einer Software sollte die EU-DSGVO-Konformität ein wesentliches Kriterium sein. Unterstützung findet man bei der IT-Abteilung und dem Datenschutzbeauftragten seiner Hochschule. Eine Organisation muss die EU-DSGVO-Umsetzung in eigener Verantwortung regeln und nachweisen können.

Die Frage der Barrierefreiheit der Tools ist noch nicht abschließend geklärt. So funktioniert bspw. das bereits bestehende OLS Tool nicht mit allen Vorleseprogrammen.

Bei technischen Fragen zu bestimmter Software wenden Sie sich bitte an den technischen Support der einzelnen Service Provider (QSUS, SOP, EUF, SOLENOVO, etc.) Auf den Seiten der NA DAAD finden Sie die Erasmus+ Digitalexpert*innen und deren Spezialgebiete.
 Falls Sie einen Service Provider wie beispielsweise SOP nutzen, wenden Sie sich bei spezifischen technischen Fragen zu Ihrer Software bitte an Ihren dortigen Betreuer. Für Probleme/Fragen zum Dashboard: E-Mail

Die ESCI geht deutlich über den Bereich der IOs hinaus. Es ist ratsam bereits frühzeitig andere Einrichtungen und Institutionen, wie z.B. die IT, Studierendenwerke etc. in die Prozesse miteinzubeziehen, um mögliche Schnittstellen zu definieren und die Umsetzung zu planen. Zur Sensibilisierung dieses umfassenden Konzeptes hat die NA DAAD die Leitungen der Hochschulen über die anstehende Digitalisierung im Erasmus+ Programm und deren Bedeutung und Herausforderungen informiert. Darüber hinaus werden sukzessive Informationsveranstaltungen und Workshops angeboten.

Die EU-Förderung für das EWP 2.0-Projekt endete offiziell am 31.12.2019. Unabhängig davon wird das "Erasmus Without Paper"-Netzwerk im Rahmen der European Student Card Initiative weitergeführt und weiterentwickelt. Der Support findet nur eingeschränkt statt. Das EWP Competence Centre bietet jedoch ein großes Repertoire an relevanten Informationen.